Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.312.2021.2.KF
z 26 lipca 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 11 maja 2021 r. (data wpływu 14 maja 2021 r.), uzupełnione pismem z 22 czerwca 2021 r. (data wpływu 25 czerwca 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie Organu z 11 czerwca 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.312.2021.1.KF (doręczone Stronie 16 czerwca 2021 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 maja 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z 22 czerwca 2021 r. (data wpływu 25 czerwca 2021 r.), w odpowiedzi na wezwanie Organu z 11 czerwca 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.312.2021.1.KF (doręczone 16 czerwca 2021 r.), dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

(…) Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w (…) jest przedsiębiorstwem działającym w branży produkcyjnej. Wnioskodawca jest podmiotem zarejestrowanym na potrzeby VAT jako podatnik VAT czynny. Dokumentacja związana z rozliczeniami podatkowymi Wnioskodawcy (w tym rozliczeniami podatku VAT) sporządzana jest po otrzymaniu wymaganych informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji od innych działów lub podmiotów działających w imieniu Wnioskodawcy. Siedziba Wnioskodawcy została wskazana we właściwym dla Wnioskodawcy urzędzie skarbowym jako miejsce przechowywania rejestrów VAT oraz wszelkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT w Polsce przez Wnioskodawcę.

Obecnie Wnioskodawca otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej (np. format PDF), jak i w formie papierowej. Wnioskodawca otrzymuje faktury bezpośrednio do siedziby lub też faktury odbierane są przez pracowników Wnioskodawcy lub inne osoby, działające w tym zakresie za zgodą Wnioskodawcy. Faktury otrzymane w formie elektronicznej, Wnioskodawca drukuje i przechowuje w formie papierowej w segregatorach w siedzibie jednostki.

Wnioskodawca ma wdrożony elektroniczny obieg dokumentów zakupu oraz centralny proces księgowania faktur zakupu w Dziale Księgowości, oparty o narzędzie S. (...). Wnioskodawca zamierza wdrożyć również powyższy proces, w tym elektroniczny obieg dokumentów, który będzie opierał się na archiwizacji elektronicznej, (dalej: elektroniczny obieg dokumentów). Niezależnie od sposobu odbioru dokumentów (forma papierowa lub elektroniczna) oraz czy zostaną one odebrane w siedzibie Wnioskodawcy, czy w innym miejscu, dane wynikające z faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę będą wprowadzone do systemu obsługującego elektroniczny obieg dokumentów - S. (...). Wraz z wprowadzeniem danych do systemu S. (...), w systemie umieszczana będzie faktura w formacie PDF, niezależnie czy zostanie otrzymana w takim formacie, czy też w formie papierowej.

Faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane, a następnie ich obraz w formacie PDF umieszczany w systemie wraz z wprowadzonymi danymi. Jakość techniki skanowania będzie gwarantować pełne i wierne odwzorowanie obrazu oraz czytelności danych zawartych na fakturze otrzymanej w formie papierowej. Następnie, dane wynikające z faktur wprowadzone do systemu S. (...) oraz elektroniczne postaci faktur otrzymanych w formie papierowej wraz z fakturami otrzymanymi w formie elektronicznej, dostarczane będą do Działu Księgowości za pomocą informatycznego systemu S. (...). Dział Księgowości podda weryfikacji wprowadzone dane wynikające z oryginałów faktur otrzymanych w formie papierowej z obrazami faktur zawartymi w systemie S. (...) na wypadek, gdyby system skanowania dokumentów nie sczytał prawidłowo danych. W przypadku stwierdzenia niezgodności, dokument będzie skanowany ponownie, w taki sposób żeby w sposób jednoznaczny był zgodny z oryginałem. Wszelkie błędy będą poprawiane przed zaksięgowaniem faktur oraz ich zaewidencjonowaniem w ewidencji dla potrzeb podatku VAT. Po weryfikacji, dane wynikające z faktur będą ewidencjonowane w księgach podatkowych prowadzonych przez Wnioskodawcę w systemie S. (...), w tym ewidencji VAT, czyli ewidencji o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Dodatkowo skany tych faktur przechowywane będą w systemie S. (...). Jakość skanu zapewni możliwość odczytania wszystkich danych zawartych w fakturze. Faktury otrzymane elektronicznie przez Wnioskodawcę zostaną zamieszczone w systemie S. (...), w formie w jakiej je otrzymał, a archiwizacja będzie się odbywać przy wykorzystaniu technologii przetwarzania danych na serwerze stanowiącym własność Wnioskodawcy i znajdującym się w siedzibie Wnioskodawcy. Ewentualne dokumenty pobierane z systemów elektronicznych dostawców wprowadzane będą bezpośrednio do systemu S. (...).

Wszystkie dane przechowywane w systemie S. (...) będą przechowywane na serwerze znajdującym się na terytorium kraju, a w przypadku gdyby w przyszłości były przechowywane na wynajętej przestrzeni dyskowej na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju, wówczas dane przechowywane będą w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Procedura przechowywania faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądać następująco:

1. faktury otrzymane w formie elektronicznej będą zamieszczane w systemie S. (...), w formie, w jakiej zostały wystawione,
   
2. faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane przez Wnioskodawcę do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna faktury (skan faktury) będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
   
3. zeskanowane faktury w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie, jak również faktury otrzymane w formie elektronicznej będą następnie wprowadzone do systemu S. (...), wykorzystywanego przez Wnioskodawcę,
   
4. w systemie S. (...), umieszczane będą także dane faktury,
   
5. przed zaksięgowaniem danych z systemu S. (...), zostaną dokonane przez Dział Księgowości kontrole formalne i merytoryczne oraz rachunkowe mające na celu sprawdzenie danych - specyfikacji, danych nabywcy/dostawcy oraz zgodności z zamówieniem, zleceniem, umową. Weryfikacja taka pozwoli powiązać daną fakturę i zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawę towarów lub świadczoną usługę,
   
6. każdej e-fakturze zostaje nadany unikalny numer wewnętrzny, tzw. numer referencyjny/systemowy, za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę w systemie S. (...),
   
7. e-faktury będą archiwizowane w systemie S. (...) w sposób umożliwiający wyfiltrowanie e-faktur np. według okresów rozliczeniowych, co odbywać się będzie poprzez ich zestawienie w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT w części dotyczącej zakupu za dany okres, z której to ewidencji będzie można zidentyfikować w Systemie S. (...) te e-faktury wg nr faktury, nazwy dostawcy, daty faktury, nr identyfikacyjnego/systemowego nadanego fakturze; taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie e-faktur oraz możliwość pobrania tych faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe,
   
8. ewentualny dostęp on-line zapewniony określonym w ustawie organom, umożliwi odszukanie w systemie S. (...) faktur po numerze faktury lub numerze referencyjnym/systemowym, po nazwie dostawcy, wg ewidencji zakupu VAT dotyczącej okresu rozliczeniowego którego e-faktura dotyczy,
   
9. tylko upoważniona przez Wnioskodawcę grupa osób będzie miała dostęp do e-faktur i będzie mogła je wyświetlić w systemie S. (...),
   
10. pracownicy Wnioskodawcy ani osoby upoważnione przez Wnioskodawcę nie będą miały możliwości ingerencji w treść e-faktur ani zmiany danych w nich zawartych,
    
11. otrzymanych faktur papierowych Wnioskodawca po zeskanowaniu nie będzie już archiwizować w formie papierowej. Faktury te będą niszczone przez Wnioskodawcę, po zeskanowaniu i umieszczeniu w systemie S. (...),
    
12. wszystkie przechowywane e-faktury (zeskanowane oraz otrzymane w formacie elektronicznym) będą miały formę elektroniczną i będą zawierały elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT,
    
13. wszystkie e-faktury będą archiwizowane przez Wnioskodawcę w sposób elektroniczny w systemie S. (...), archiwizacja będzie się odbywać na serwerze należącym do Wnioskodawcy i znajdującym się w siedzibie Wnioskodawcy do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na wypadek, gdyby w przyszłości dane były przechowywane na przestrzeni dyskowej wynajętej na serwerze znajdującym się na terytorium kraju lub poza terytorium kraju, również będą tam przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    
14. niezależnie od przechowywania faktur na serwerze znajdującym się na terytorium kraju lub poza terytorium kraju, oprócz dostępu on-line, na żądanie organów podatkowych (w przypadku gdyby znajdowały się na serwerze poza terytorium kraju), Wnioskodawca będzie mógł zapisać e-faktury na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami, na przykład poprzez wspomniane nadanie dostępu do danych pracownikom organów podatkowych,
    
15. opisane w niniejszym wniosku e-faktury będą weryfikowane pod kątem stwierdzenia, czy dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych VAT. W ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, zawarte będą dane dotyczące faktury, w przypadku których, w wyniku weryfikacji, zostanie potwierdzone prawo do odliczenia VAT wynikającego z tych faktur.
    
    

Wnioskodawca zakłada, że w przyszłości może zrezygnować z korzystania z systemu S. (...) na rzecz innego systemu informatycznego. W przypadku zmiany systemu informatycznego Wnioskodawca zakłada, że nowy system informatyczny zostanie wybrany wyłącznie wówczas, gdy jego możliwości techniczne pozwolą na stosowanie opisanej powyżej procedury przechowywania faktur. Ponadto, w przypadku rozpoczęcia korzystania z innego niż planowany S. (...) systemu informatycznego, Wnioskodawca będzie przechowywał dane zgromadzone w systemie S. (...) do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

• Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami oraz fakturami korygującymi będą służyć działalności opodatkowanej Spółki,
  

• W odniesieniu do ww. dokumentów, Spółka zapewnia kontrolę biznesową, która pozwala ustalić wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego,
  

• Otrzymywane faktury będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  
  

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów jest zgodna z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktur?
   
2. Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w opisie zdarzenia przyszłego?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów jest zgodna z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Faktury mogą być zatem przechowywane w elektronicznej postaci, niezależnie od faktu, czy zostały otrzymane w formie papierowej czy w formie elektronicznej.
   
   
2. Będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w opisie zdarzenia przyszłego niezależnie od faktu zniszczenia papierowych oryginałów tych dokumentów.
   
   

Ad. 1

Art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2020 r. poz. 106 tj. z dnia 23 stycznia 2020 r.) stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie Istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelność treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy o VAT - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT - w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Art. 106m ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy o VAT - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, a jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości: dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

Natomiast zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

• wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  

• otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  

• w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, Integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  
  

Z kolei, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Art. 112a ust. 4 ustawy o VAT zobowiązuje podatników do zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jednocześnie zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. poz. 9001 j. z dnia 14 maja 2019 r. wskazuje, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Powołane powyżej przepisy ustawy o VAT:

• w części bezpośrednio wskazują wymagania dotyczące zasad przechowywania faktur w formie elektronicznej,
  

• w części zaś nie precyzują jakiej formy przechowywania faktur dotyczą (nie zawężają tej formy przechowywania wyłącznie do faktur otrzymanych drogą elektroniczną w postaci elektronicznej).
  
  

W efekcie w drugim przypadku warunki dotyczące przechowywania faktur muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej jak i do faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

W konsekwencji należy uznać, że przepisy ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej zawierają następujące warunki dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej:

1. Podatnicy są zobowiązani przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
   
   Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane w stanie nienaruszonym w systemie S. (...) wykorzystywanym przez Wnioskodawcę, przez okres wymagany przepisami prawa. System S. (...), obejmujący już inne spółki Wnioskodawcy, podlega zcentralizowanym procesom zapewnienia ciągłości działania, w tym poprzez tworzenie kopii zapasowych. Prowadzi to do wniosku, że należy uznać warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów będzie spełniony.
   
   
2. Podatnicy są zobowiązani przechowywać wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
   
   Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, faktury będą przechowywane przez Wnioskodawcę w systemie S. (...) wyłącznie elektronicznie, w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie, w taki sposób, że możliwe będzie stwierdzenie w jakim okresie rozliczeniowym faktura została odliczona. System informatyczny S. (...) używany przez Wnioskodawcę do rejestracji (księgowania) zdarzeń gospodarczych przeprowadza zapis rejestrów zakupu VAT za dane okresy rozliczeniowe, w których wskazane są dane wynikające z faktury: nr faktury, data, kwoty netto oraz podatku VAT, nr ewidencyjny/systemowy S. (...), dane dostawcy, w szczególności NIP dostawcy będącego podatnikiem lub podatnikiem podatku od wartości dodanej. Dane z rejestrów VAT, w tym w szczególności nr ewidencyjny/systemowy S. (...) umożliwi powiązanie dokumentu z rejestru z obrazem dokumentu w systemie S. (...). Innymi słowy, każda faktura będzie otrzymywać unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer referencyjny/systemowy) w S. (...) powiązany z numerem dowodu księgowego, za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba u Wnioskodawcy lub osoba upoważniona do przeprowadzenia kontroli, będzie mogła szybko odszukać daną fakturę niezależnie czy wyszukanie wymagane będzie po danym okresie rozliczeniowym, wybranym okresie rozliczeniowym i jednym tylko rodzaju rejestru VAT czy po wybranym dostawcy wyłącznie. Również odwrotnie, dany dokument z S. (...) będzie można po numerze referencyjnym/systemowym odnaleźć w ewidencji VAT (o ile transakcja podlegać będzie ujęciu w rejestrze VAT). Prowadzi to do wniosku, iż warunek dotyczący przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony.
   
   
3. Podatnicy są zobowiązani do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania. Zgodnie z powołanym we wcześniejszej części uzasadnienia art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:
   • autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy/usługodawcy albo wystawcy faktury,
     
   • integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
   
   Ponadto, zgodnie z cytowanymi wcześniej z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać, tj. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).
   
   Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak np. umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce/usługa została wykonana na warunkach określonych w dokumentacji.
   
   Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, przed zaksięgowaniem danych w systemie S. (...), zostaną dokonane przez Dział Księgowości kontrole formalne i merytoryczne oraz rachunkowe mające na celu sprawdzenie danych - specyfikacji, danych nabywcy/dostawcy oraz zgodności z zamówieniem, zleceniem, umową. Weryfikacja taka pozwoli powiązać daną fakturę i zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawę towarów lub świadczoną usługę. W szczególności każda z faktur zostanie poddana:
   • kontroli systemowej, zautomatyzowanej, polegającej na powiązaniu danej faktury z wystawionym w systemie S. (...) (i prawidłowo zatwierdzonym zgodnie ze schematem akceptacji) zamówieniem oraz zarejestrowanym w systemie S. (...) powiązanym z zamówieniem przyjęciem (dokumentem PZ) dla materiałów/towarów magazynowych lub potwierdzeniem przyjęcia dla materiałów nie magazynowych i usług,
     
   • jeśli faktura nie przejdzie testu systemowego, ponieważ jest zamówienie w S. (...) dla danego dostawcy, ale ceny lub/i ilości nie są zgodne z fakturą - taka faktura zostanie wysłana do odpowiedzialnego za zakup działu Wnioskodawcy celem weryfikacji i wyjaśnienia, natomiast Wnioskodawca rozważa możliwość wprowadzenia limitów istotności, czyli poziomów różnic cen i ilości wyrażonych procentowo lub wartościowo co do których przyjmie fakturę do zaksięgowania uznając, że różnica nie jest materialna, zatem nie będzie podlegać dodatkowej weryfikacji przez dział dokonujący zakupu u Wnioskodawcy,
     
   • jeśli faktura nie przejdzie testu systemowego, ponieważ jest zamówienie w S. (...) dla danego dostawcy, ceny, ilości są zgodne z fakturą, ale w S. (...) odpowiedzialny dział Wnioskodawcy nie zaewidencjonował przyjęcia (potwierdzenia dostawy/wykonania usługi), taka faktura zostanie wysłana do odpowiedzialnego za zakup działu Wnioskodawcy celem weryfikacji i wyjaśnienia,
     
   • jeśli faktura nie przejdzie testu systemowego, ponieważ w S. (...) nie ma zamówienia na danego dostawcę lub/oraz na dany rodzaj towaru/usługi (np. zamówienia pozasystemowe, nie rejestrowane w S. (...), jak umowy szczegółowe leasingu samochodów lub inne umowy lub inne zakupy) - zostanie dokonana kontrola osobowa, tj. faktura zostanie odesłana do osoby odpowiedzialnej za jej weryfikację pod kątem formalnym/merytorycznym/rachunkowym oraz za potwierdzenie dokonania zakupu, a następnie do akceptacji przełożonego zgodnie ze schematem akceptacji, dopiero potem zostanie ona zaksięgowana przez Dział KRD.
   
   Każdorazowo faktury nie zaksięgowane, tj. będące nadal w procesie weryfikacji, będą widoczne w S. (...), a dział KRD będzie odpowiedzialny za terminowe ich wyjaśnienie z działami odpowiedzialnymi Wnioskodawcy i zaksięgowanie.
   
   Powyżej opisany proces przedstawia planowaną łącznie z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów ścieżkę audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy dostawą towarów lub świadczeniem usług - Wnioskodawca będzie miał pewność co do tożsamości dostawcy/usługodawcy oraz dostawy towarów/wyświadczenia usługi, ale zamiast obecnego manualnego procesu obiegu dokumentów, ich opisywania i weryfikacji (w tym manualnego rozliczania z dowodami PZ z S. (...)) oraz manualnego zatwierdzania faktur do zapłaty, będzie wdrożona powyższa kontrola elektroniczna udokumentowana również w S. (...), co pozwoli pracownikom Wnioskodawcy na weryfikację i akceptację faktur niezależnie czy przebywają fizyczne w siedzibie Wnioskodawcy czy są w podróży służbowej.
   
   Ponadto faktury będą umieszczane w systemie S. (...), do którego dostęp ma tylko określona grupa pracowników Wnioskodawcy, a sam dostęp będzie zabezpieczony indywidualnym hasłem, co zapewni wymagalny poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które będą w nim przechowywane.
   
   Stosowany przez Wnioskodawcę nieedytowalny format elektroniczny, m.in. PDF uniemożliwia modyfikację danych na e-fakturach, przez co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych w fakturach. Format ten prezentuje odbiorcy treść faktury w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewnia również czytelność wygenerowanego obrazu faktury, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym. Czytelność faktur zostanie zapewniona poprzez wykorzystywanie wysokiej jakości skanera do skanowania faktur gwarantującego wysoką jakość obrazu, a przechowywanie otrzymanych w wersji papierowej faktur w formacie elektronicznym (w postaci jej skanu) zapobiega ich degradacji poprzez zacieranie się ich elementów/treści, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
   
   Powyższe prowadzi do wniosku, iż wskazana powyżej procedura, którą wprowadzi Wnioskodawca, gwarantująca m.in.:
   • autoryzację dostępu do przechowywanych faktur,
     
   • dostęp do faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,
     
   • ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z fakturami, ich weryfikacją i akceptacją pozwoli Wnioskodawcy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur elektronicznych zgodnie z przepisami 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT ustawy o VAT.
   
   
4. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju co do zasady są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Podatnicy mogą przechowywać faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych dostępu on-line do faktur.
   
   Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (w Polsce). Zgodnie z planowaną procedurą elektronicznego obiegu dokumentów, wszystkie faktury przechowywane będą w formacie elektronicznym, w systemie S. (...) stosowanym przez Wnioskodawcę, na serwerze znajdującym się w siedzibie Wnioskodawcy, czyli na terytorium kraju. Wnioskodawca nie wyklucza jednak, że w przyszłości będzie korzystał z wynajętej przestrzeni dyskowej, która będzie dostępna na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju. W związku z powyższym, jeżeli taka sytuacja miałby miejsce, Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wnioskodawca ma bowiem możliwość nadania w Systemie S. (...) dostępu on-line dla pracowników właściwych organów, zatem pracownicy właściwych organów będą posiadali dostęp do systemu, umożliwiający odszukanie faktur wg okresów rozliczeniowych poprzez dostęp do rejestru zakupu VAT za dany okres rozliczeniowy i odszukanie w nim nr faktury wg jej numeru referencyjnego/systemowego S. (...).
   
   Wnioskodawca zatem spełni warunek dot. zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostępu do faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. W przypadku, gdy serwer znajdował się będzie na terytorium kraju, Wnioskodawca udostępni faktury w sposób żądany przez wskazane powyżej organy Krajowej Administracji Skarbowej. W przypadku, gdyby w przyszłości faktury były przechowywane na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju, Wnioskodawca zapewni dodatkowo tym organom wgląd on-line zgodnie z powołanymi powyżej przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
   
   
5. Podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   W razie konieczności (na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami), przedstawiciele naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej będą mieli możliwość przy wykorzystaniu komputerów pracowników Wnioskodawcy obejrzeć faktury przechowywane w formie elektronicznej, wydrukować je oraz zapisać pliki zawierające obraz faktury na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur.
   
   Jak już nadmieniono wcześniej, łatwość identyfikacji danej faktury w systemie oraz możliwość pobrania jej obrazu zachowanego w systemie, spowoduje, iż Wnioskodawca zapewni również właściwym organom możliwość dostarczenia drogą elektroniczną lub na nośniku danych, na ich żądanie, faktur pobranych z systemu. Warunek ten zatem również będzie spełniony.
   Spełnienie powyżej opisanych warunków, zdaniem Wnioskodawcy będzie zapewnione poprzez wdrożenie opisanej w zdarzeniu przyszłym procedury elektronicznego obiegu oraz przechowywania dokumentów. Procedura ta zapewni bowiem spełnienie wszystkich wskazanych powyżej warunków.
   
   Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca zakłada, że w przyszłości może zrezygnować z korzystania z systemu S. (...) na rzecz innego systemu informatycznego. W przypadku zmiany systemu informatycznego Wnioskodawca zakłada, że nowy system informatyczny zostanie wybrany wyłącznie wówczas, gdy jego możliwości techniczne pozwolą na stosowanie opisanej powyżej procedury przechowywania faktur. Ponadto, w przypadku rozpoczęcia korzystania z innego niż obecnie systemu informatycznego, Wnioskodawca będzie przechowywał dane zgromadzone w systemie S. (...) do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zdaniem Wnioskodawcy, dla oceny prawnej prawidłowości postępowania Wnioskodawcy w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia VAT z tak przechowywanych faktur, nie ma znaczenia rodzaj zastosowanego systemu informatycznego, o ile zachowana będzie procedura przechowywania dokumentów opisana w niniejszym wniosku. Na rynku dostępne są różne systemy elektronicznego obiegu dokumentów o podobnych właściwościach, a elektroniczne przechowywanie dokumentów jest obecnie coraz powszechniejszym procesem z uwagi na ergonomię (możliwość chronionego hasłem dostępu do systemu niezależnie od fizycznej lokalizacji danej osoby) i efektywność kosztową (brak konieczności utrzymywania pomieszczeń na papierową archiwizację dokumentów lub opłacanie wyspecjalizowanych archiwów oraz długotrwały proces przygotowywania danych w przypadku kontroli podatkowej, wymagający ściągania dokumentów z archiwum, jak również możliwość zautomatyzowania pracy).
   
   

Podsumowując, mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej, zdaniem Wnioskodawcy należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Ad. 2

W myśl art. 86 ust.1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług lub dokonanie całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT). Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Natomiast w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach nabycia towarów i usług na terytorium kraju, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę. Ponadto, zakazy odliczenia podatku naliczonego zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT i wskazują czynności czy dokumenty (w tym faktury), w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT. Podsumowując, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

• nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,
  

• w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
  

• nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
  

• czynność/dokument (w tym faktura) nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.
  
  

Z powyższych przepisów wynika, iż ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur. Istotne jest, aby podatnik posiadał fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług na terytorium kraju. Należy zatem uznać, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej, niezależnie czy otrzymane zostały w formie papierowej czy elektronicznej, dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.

Podsumowując, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, iż będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach określonych w ustawie o VAT) wynikającego pierwotnie z faktur otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:

• faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej dokumentują nabycie towarów i usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, co jest weryfikowane zgodnie z opisaną powyżej ścieżką audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy dostawą towarów lub świadczeniem usług,
  

• w systemie S. (...) zostanie odnotowana i zachowana informacja dotycząca daty wprowadzenia danych wynikających z faktury do tego systemu, co oznacza, że nie ma możliwości dokonania odliczenia w dacie wcześniejszej niż data otrzymania faktury do Wnioskodawcy, gdyż nie ma możliwości aby dane wynikające z faktury otrzymanej w formie papierowej lub w formie elektronicznej były wprowadzone wcześniej niż data wpływu faktury do S. (...),
  

• elektroniczny obieg dokumentów, zapewnia warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w stosunku do wszystkich archiwizowanych dokumentów, w szczególności autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur,
  

• faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej nie należą do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,
  

• przechowywanie tych faktur w sposób opisany przez Wnioskodawcę, tj. w sposób umożliwiający łatwe i szybkie ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie organu podatkowego, czyli w sposób zgodny z przepisami, to należy uznać we wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego okolicznościach, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.
  
  

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca zakłada, że w przyszłości może zrezygnować z korzystania z systemu S. (...) na rzecz innego systemu informatycznego. W przypadku zmiany systemu informatycznego Wnioskodawca zakłada, że nowy system informatyczny zostanie wybrany wyłącznie wówczas, gdy jego możliwości techniczne pozwolą na stosowanie opisanej powyżej procedury przechowywania faktur. Ponadto, w przypadku rozpoczęcia korzystania z innego niż obecnie systemu informatycznego, Wnioskodawca będzie przechowywał dane gromadzone w systemie S. (...) do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zdaniem Wnioskodawcy, dla oceny prawnej prawidłowości postępowania Wnioskodawcy w zakresie przechowywania faktur oraz prawa do odliczenia z tak przechowywanych faktur, nie ma znaczenia rodzaj zastosowanego systemu informatycznego, o ile zachowana będzie procedura przechowywania dokumentów opisana w niniejszym wniosku.

Podsumowując, Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym wniosku.

Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdzają liczne interpretacje indywidualne wydane przez Ministra Finansów oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, przykładowo:

• interpretacja wydana 26 kwietnia 2017 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.17.2017.1.PR;
  

• interpretacja wydana 21 kwietnia 2017 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.65.2017.1.PR;
  

• interpretacja wydana 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1JNa;
  

• interpretacja wydana 8 września 2016 r. sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICz;
  

• interpretacja wydana 5 listopada 2018 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.256.2018.1.PK;
  

• interpretacja wydana 17 lipca 2017 r. sygn. 0111-KDIB3-2.4012.155.2017.2.MGC;
  

• interpretacja wydana 18 listopada 2016 r. sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB;
  

• interpretacja wydana 15 lutego 2016 r. sygn. ILPP4/4512-1-16/16-2/KM;
  

• interpretacja wydana 29 stycznia 2016 r. sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD;
  

• interpretacja wydana 19 października 2015 r. sygn. IBPP2/4512-718/15/BW;
  

• interpretacja wydana 31 lipca 2015 r. sygn. IPPP3/4512-560/15-2/k.p.;
  

• interpretacja wydana 16 lipca 2015 r. sygn. IPPP3/4512-477/15-2/k.p.;
  

• interpretacja wydana 15 lipca 2015 r. sygn. IPPP3/4512-509/15-3/k.p.;
  

• interpretacja wydana 10 lipca 2015 r. sygn. IBPP3/4512-328/15/AŚ;
  

• interpretacja wydana 12 marca 2015 r. sygn. IBPB1/2/423-1433/14/k.p.;
  

• interpretacja wydana 27 lutego 2015 r. sygn. IBPB1 /2/423-1429/14/JP;
  

• interpretacja wydana 3 września 2014 r. sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD;
  

• interpretacja wydana 20 września 2013 r. sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK.
  
  

W świetle powyższego, zdaniem Wnioskodawcy należy uznać, iż:

• w odpowiedzi na pytanie nr 1 zadane w niniejszym wniosku, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur w formie elektronicznej, bez względu na to, czy otrzymał faktury w formie papierowej, czy elektronicznej, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna oraz
  

• w odpowiedzi na pytanie nr 2 zadane w niniejszym wniosku, Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie o VAT) podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych dokumentach, a także na innych dokumentach dokumentujących poniesienie wydatki przez Wnioskodawcę, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.
  
  

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685), zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
   
2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
   
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
   
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
   1. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      
   2. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
      
   3. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
   
   

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1. numer i datę wystawienia,
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5. kwotę podatku,
6. kwotę należności ogółem.
   
   

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, działającym w branży produkcyjnej. Dokumentacja związana z rozliczeniami podatkowymi Wnioskodawcy (w tym rozliczeniami podatku VAT) sporządzana jest po otrzymaniu wymaganych informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji od innych działów lub podmiotów działających w imieniu Wnioskodawcy. Siedziba Wnioskodawcy została wskazana we właściwym dla Wnioskodawcy urzędzie skarbowym jako miejsce przechowywania rejestrów VAT oraz wszelkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT w Polsce przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej. Wnioskodawca otrzymuje faktury bezpośrednio do siedziby lub też faktury odbierane są przez pracowników Wnioskodawcy lub inne osoby, działające w tym zakresie za i zgodą Wnioskodawcy. Faktury otrzymane w formie elektronicznej, Wnioskodawca drukuje i przechowuje w formie papierowej w segregatorach w siedzibie jednostki. Dane wynikające z faktur otrzymanych przez Wnioskodawcę będą wprowadzone do systemu obsługującego elektroniczny obieg dokumentów. Wraz z wprowadzeniem danych do systemu, w systemie umieszczana będzie faktura w formacie PDF, niezależnie czy zostanie otrzymana w takim formacie, czy też w formie papierowej. Faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane, a następnie ich obraz w formacie PDF umieszczany w systemie wraz w wprowadzonymi danymi. Jakość techniki skanowania będzie gwarantować pełne i wierne odwzorowanie obrazu oraz czytelności danych zawartych na fakturze otrzymanej w formie papierowej. Po weryfikacji, dane wynikające z faktur będą ewidencjonowane w księgach podatkowych prowadzonych przez Wnioskodawcę w systemie, w tym ewidencji VAT, czyli ewidencji o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Jakość skanu zapewni możliwość odczytania wszystkich danych zawartych w fakturze. Faktury otrzymane elektronicznie przez Wnioskodawcę zostaną zamieszczone w systemie, w formie w jakiej je otrzymał, a archiwizacja będzie się odbywać przy wykorzystaniu technologii przetwarzania danych na serwerze. Ewentualne dokumenty pobierane z systemów elektronicznych dostawców wprowadzane będą bezpośrednio do systemu. Wszystkie dane przechowywane w systemie będą przechowywane na serwerze znajdującym się na terytorium kraju, a w przypadku gdyby w przyszłości były przechowywane na wynajętej przestrzeni dyskowej na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju, wówczas dane przechowywane będą w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Procedura przechowywania faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądać następująco: faktury otrzymane w formie elektronicznej będą zamieszczane w systemie S. (...), w formie, w jakiej zostały wystawione, faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane przez Wnioskodawcę do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna faktury (skan faktury) będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej, zeskanowane faktury w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie, jak również faktury otrzymane w formie elektronicznej będą następnie wprowadzone do systemu, wykorzystywanego przez Wnioskodawcę, przed zaksięgowaniem danych z systemu zostaną dokonane przez Dział Księgowości kontrole formalne i merytoryczne oraz rachunkowe. Weryfikacja taka pozwoli powiązać daną fakturę i zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawę towarów lub świadczoną usługę, każdej e-fakturze zostaje nadany unikalny numer wewnętrzny, tzw. numer referencyjny/systemowy, za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę w systemie. E-faktury będą archiwizowane w systemie w sposób umożliwiający wyfiltrowanie e-faktur np. według okresów rozliczeniowych, co odbywać się będzie poprzez ich zestawienie w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT w części dotyczącej zakupu za dany okres, z której to ewidencji będzie można zidentyfikować w systemie te e-faktury wg nr faktury, nazwy dostawcy, daty faktury, nr identyfikacyjnego/systemowego nadanego fakturze. Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie e-faktur oraz możliwość pobrania tych faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe, ewentualny dostęp on-line zapewniony określnym w ustawie organom, umożliwi odszukanie w systemie faktur po numerze faktury lub numerze referencyjnym/systemowym, po nazwie dostawcy, wg ewidencji zakupu VAT dotyczącej okresu rozliczeniowego którego e-faktura dotyczy. Tylko upoważniona przez Wnioskodawcę grupa osób będzie miała dostęp do e-faktur i będzie mogła je wyświetlić w systemie. Pracownicy Wnioskodawcy ani osoby upoważnione przez Wnioskodawcę nie będą miały możliwości ingerencji w treść e-faktur ani zmiany danych w nich zawartych. Otrzymanych faktur papierowych Wnioskodawca po zeskanowaniu nie będzie już archiwizować w formie papierowej. Faktury te będą niszczone przez Wnioskodawcę, po zeskanowaniu i umieszczeniu w systemie, wszystkie przechowywane e-faktury (zeskanowane oraz otrzymane w formacie elektronicznym) będą miały formę elektroniczną i będą zawierały elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT, wszystkie e-faktury będą archiwizowane przez Wnioskodawcę w sposób elektroniczny w systemie archiwizacja będzie się odbywać na serwerze należącym do Wnioskodawcy i znajdującym się w siedzibie Wnioskodawcy do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na wypadek, gdyby w przyszłości dane były przechowywane na przestrzeni dyskowej wynajętej na serwerze znajdującym się na terytorium kraju lub poza terytorium kraju, również będą tam przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, niezależnie od przechowywania faktur na serwerze znajdującym się na terytorium kraju lub poza terytorium kraju. Oprócz dostępu on-line, na żądanie organów podatkowych (w przypadku gdyby znajdowały się na serwerze poza terytorium kraju), Wnioskodawca będzie mógł zapisać e-faktury na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami, na przykład poprzez wspomniane nadanie dostępu do danych pracownikom organów podatkowych. Opisane w niniejszym wniosku e-faktury będą weryfikowane pod kątem stwierdzenia, czy dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych VAT. W ewidencji zawarte będą dane dotyczące faktury, w przypadku których, w wyniku weryfikacji, zostanie potwierdzone prawo do odliczenia VAT wynikającego z tych faktur. W przypadku zmiany systemu informatycznego Wnioskodawca zakłada, że nowy system informatyczny zostanie wybrany wyłącznie wówczas, gdy jego możliwości techniczne pozwolą na stosowanie opisanej powyżej procedury przechowywania faktur. Ponadto, w przypadku rozpoczęcia korzystania z innego niż planowany systemu informatycznego, Wnioskodawca będzie przechowywał dane zgromadzone w systemie do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami oraz fakturami korygującymi będą służyć działalności opodatkowanej Spółki. W odniesieniu do ww. faktur, Spółka zapewnia kontrolę biznesową, która pozwala ustalić wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego. Otrzymywane faktury będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca zarchiwizowane faktury będą mogły być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie odpowiedniego organu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak z wniosku wynika, papierowe faktury przeznaczone do archiwum elektronicznego będą wykonywane poprzez skanowanie i zapisywane w formatach PDF. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że żadne dane na fakturach nie mogą być zmienione. W odniesieniu do faktur zakupowych Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z nimi, zarówno wystawionych jak i otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
   
2. dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1. (uchylona),
2. nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3. usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
   
   

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą faktury będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych w tym przepisie) Wnioskodawca nie będzie posiadał takiego prawa.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.