Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.359.2019.2.JF
z 22 października 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 sierpnia 2019 r. (data wpływu 14 sierpnia 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 27 września 2019 r. (data wpływu 1 października 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 16 września 2019 r. (doręczone w dniu 20 września 2019 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 sierpnia 2019 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 27 września 2019 r. (data wpływu 1 października 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 16 września 2019 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.359.2019.1.JF (doręczone w dniu 20 września 2019 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) jest spółką z branży informatycznej, liderem w zakresie doradztwa IT. W ramach prowadzonej działalności Spółka realizuje kompleksowe usługi informatyczne dotyczące projektów technologicznych, integracyjnych, utrzymaniowych oraz outsourcingu systemów informatycznych. W celu wykonania usług. Spółka zatrudnia pracowników na umowę o pracę oraz osoby na umowach cywilno-prawnych (umowy zlecenia, kontrakty managerskie - zwani dalej współpracownikami) oraz współpracuje z podwykonawcami (osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą) na podstawie stałej umowy o świadczenie usług, najczęściej informatycznych, która przewiduje ogólne zasady współpracy.

Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i jest zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów podatku od towarów i usług (dalej: VAT). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Spółka otrzymuje od dostawców faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, rachunki, paragony itp. (dalej zwane „Dokumentami Kosztowymi”).

Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka ponosi również wydatki związane z delegacjami pracowników poza stałym miejscem wykonywania pracy oraz podróżami współpracowników wykonujących zadania związane z działalnością gospodarczą Spółki poza jej siedzibą lub innym miejscem wykonywania działalności Spółki. Wydatki dotyczące podróży pracowników lub współpracowników obejmują m.in. koszty hoteli, przejazdy taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Wydatki dotyczące podróży pracowników lub współpracowników są udokumentowane w szczególności fakturami wystawionymi na Spółkę (m.in. hotele) lub biletami (m.in. lotniczymi) wystawionymi na pracowników lub współpracowników oraz paragonami fiskalnymi opisanymi przez ponoszące wydatek osoby (m.in. opłaty za autostrady, parkingi). W celu rozliczenia przedmiotowych wydatków, pracownik lub współpracownik przekazuje do Spółki dowód poniesienia danego wydatku (w szczególności fakturę, paragon, rachunek) w postaci, w jakiej go otrzymał. Pracownicy i współpracownicy są upoważnieni do odbioru dokumentów w imieniu Wnioskodawcy.

Dokumenty Kosztowe będące przedmiotem niniejszego wniosku obejmują nabycie towarów i usług (m.in. faktury, faktury korygujące itp.) oraz opisane powyżej wydatki związane z podróżami pracowników lub współpracowników Spółki. Dokumenty Kosztowe otrzymywane są przez Spółkę w wersji papierowej bądź elektronicznej, w jednej z następujących form:

• otrzymane bezpośrednio od dostawców - dostarczone w formie papierowej (osobiście, pocztą, kurierem), wysłane na skrzynkę mailową lub pobrane w formie elektronicznej ze strony dostawcy;
  

• dostarczone w formie papierowej przez pracowników, współpracowników, którzy upoważnieni są do odbioru dokumentów w imieniu Spółki (osobiście lub wysłane pocztą);
  

• otrzymane przez pracowników lub współpracowników od dostawcy w wersji elektronicznej na firmową, imienną skrzynkę mailową pracownika lub współpracownika - dotyczy to przede wszystkim wydatków finansowanych ze środków własnych pracowników lub współpracowników lub opłacanych za pomocą kart płatniczych, których właścicielem jest Spółka. Tylko część z pracowników i współpracowników Spółki użytkuje przedmiotowe karty. Dokumenty kosztowe ze skrzynki mailowej pracownika wysyłane są na wydzieloną skrzynkę mailową Spółki wraz z historią maila;
  

• w formie rozliczenia delegacji/podróży, obejmujące elektroniczne rozliczenie należnych diet lub ryczałtów i zestawienie poniesionych wydatków oraz przekazane oryginały dokumentów w formie papierowej, otrzymane od dostawców zewnętrznych i potwierdzające poniesione w trakcie podróży wydatki (m.in. za bilety, hotele, etc).
  
  
  

W przyszłości Spółka rozważa wprowadzenie dwóch nowych form dostarczania dokumentów przez dostawców:

• udostępnienie przez Spółkę dostawcom platformy do wystawiania faktur (np. na podstawie zamówień, kart czasu pracy, protokołów), gdzie dostawca mógłby się zalogować, wystawić lub załączyć fakturę, która automatycznie trafiałaby do systemu księgowego Spółki;
  

• samofakturowanie - na podstawie odpowiednich zapisów w umowie z dostawcą oraz posiadanych zamówień, protokołów, kart czasu pracy itp. Spółka planuje wystawiać faktury w imieniu dostawców (zasady samofakturowania uwzględniałyby obowiązujące przepisy ustawy o VAT).
  
  
  

Spółka zakłada, że opisane powyżej sposoby otrzymywania dokumentów w przyszłości mogą ulec zmianie ze względu na rozwój dostępnych technologii lub zmiany organizacyjne w Spółce. Każdorazowo, akceptowane przez Spółkę formy otrzymywania Dokumentów Kosztowych będą zgodne z obowiązującymi przepisami, w szczególności w zakresie podatku od towarów i usług.

Obecnie Dokumenty Kosztowe przechowywane są przez Spółkę w dwóch formach:

• w formie papierowej - są to oryginały dokumentów wpływających do Spółki w formie papierowej oraz wydrukowane dokumenty otrzymane drogą elektroniczną;
  

• w formie elektronicznej - są to dokumenty otrzymane drogą elektroniczną oraz zeskanowane (elektroniczny obraz) oryginały dokumentów otrzymanych w formie papierowej.
  
  
  

W związku z dynamicznym rozwojem działalności Spółki liczba otrzymywanych Dokumentów Kosztowych wynosi ponad 5 tysięcy miesięcznie i ciągle wzrasta. Archiwizowanie oraz przechowywanie dokumentów w formie papierowej wiąże się dla Wnioskodawcy z wysokimi kosztami pracy oraz kosztami administracyjnymi. W chwili obecnej Spółka korzysta z zintegrowanego oprogramowania, które umożliwia elektroniczny obieg dokumentów poprzez korzystanie ze wspólnej bazy danych przez osoby z różnych działów Spółki. Każdy uprawniony użytkownik posiada unikalny login i hasło, które umożliwiają mu dostęp do zintegrowanego elektronicznego systemu obiegu dokumentów zgodnie z nadanymi uprawnieniami. W celu usprawnienia wewnętrznego obiegu dokumentów oraz zminimalizowania kosztów archiwizacji Spółka rozważa wdrożenie systemu elektronicznego obiegu i przechowywania Dokumentów Kosztowych (w tym dokumentów dotyczących rozliczeń podróży pracowników i współpracowników), wyłącznie w formie elektronicznej w odpowiednim systemie informatycznym i/lub na dysku/serwerze/chmurze danych. Procedura elektronicznego obiegu dokumentów, która zawiera zasady dostarczania dokumentów, ich rejestracji, weryfikacji i akceptacji, księgowania oraz archiwizacji została opisana poniżej.

Stan przyszły 1

Planowane zmiany w obiegu i archiwizacji dokumentów

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej (m.in. wpływające na dedykowane skrzynki mailowe firmowe pracowników/współpracowników lub pobierane ze strony dostawcy) są wprowadzane przez pracownika Spółki do elektronicznego rejestru dokumentów, będącego elementem zintegrowanego systemu obiegu dokumentów.

Dokumenty Kosztowe w formie papierowej są skanowane za pomocą urządzenia skanującego (obecnie drukarka) przez pracowników administracyjnych Spółki i zapisywane w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub JPG, inne nieedytowalne), uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści. Następnie obraz elektroniczny Dokumentu (skan) jest wprowadzany do elektronicznego rejestru dokumentów przez dedykowanego pracownika Spółki. Pracownik Spółki odpowiedzialny za zapisanie skanu Dokumentu w rejestrze dokumentów odpowiada za czytelność oraz kompletność obrazów elektronicznych (skanów), tj. zgodność skanu z oryginałem Dokumentu Kosztowego.

Planowane jest również wdrożenie systemu, który będzie rozpoznawał tekst w zeskanowanym dokumencie, a następnie zaczytywał i uzupełniał dane ze skanowanego dokumentu prosto do systemu. Do procesu skanowania używane będzie profesjonalne oprogramowanie, pozwalające na przetwarzanie danych z dokumentu np. kopiowanie wartości liczbowych. Nie naruszy to integralności dokumentu, albowiem dokumenty będą zapisywane w nieedytowalnym formacie uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści. Pracownik będzie weryfikował poprawność zaczytanych danych.

W momencie wprowadzenia elektronicznej wersji Dokumentu Kosztowego (w formacie elektronicznym lub skanu papierowego dokumentu) do zintegrowanego systemu informatycznego nadawany jest numer dokumentu w rejestrze dokumentów.

Po wprowadzeniu do rejestru dokumentów, Dokumenty Kosztowe są poddawane procesowi weryfikacji zgodnie z procedurami obowiązującymi w Spółce. Aktualnie obowiązujące w Spółce procedury, przewidują, że dedykowana osoba odpowiada za weryfikację Dokumentu w zakresie prawidłowości danych dostawcy, zebranie załączników (skany lub dokumenty wygenerowane elektronicznie) potwierdzających związek pomiędzy Dokumentami a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, które dokumentują (m.in. zamówienia od kontrahentów, korespondencję handlową i wewnętrzną, umowy handlowe, dokumenty magazynowe, zdjęcia artykułów w prasie, agendy szkoleń itp.) oraz umieszczenie ich w systemie informatycznym. Dokumenty kosztowe podlegają też akceptacji merytorycznej m.in. poprzez zatwierdzenie dokumentu w systemach przez odpowiednie osoby, podpis na dokumencie lub przesłanie akceptacji w formie maila. Proces akceptacji Dokumentów Kosztowych zdefiniowany jest w procedurach wewnętrznych Spółki.

Ze względu na dynamiczny rozwój działalności Spółki, a co za tym idzie jej struktur organizacyjnych, sposób weryfikacji i akceptacji faktur może ulegać zmianie, jednakże każdorazowo procedury wewnętrzne obowiązujące w Spółce będą zapewniały:

• identyfikację tożsamości sprzedawcy,
  

• brak możliwości modyfikacji danych na Dokumencie,
  

• odpowiednią jakość skanu lub zdjęcia, gwarantującą wyraźny odczyt danych zawartych na Dokumencie oraz
  

• zgodność Dokumentu Kosztowego z przebiegiem transakcji i relacją umowną nawiązaną pomiędzy Spółką a kontrahentem niezależnie od formy, w jakiej została zawarta umowa oraz możliwość prześledzenia związku między Dokumentem Kosztowym a udokumentowaną za jego pomocą transakcją.
  
  
  

Ustawienia systemowe blokują użytkownikom systemu wszelkie działania ingerujące w zapisy w systemie (np. usunięcie skanu lub załącznika) po zaksięgowaniu Dokumentu. W systemie informatycznym dostępny jest zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Dokumentu Kosztowego, m.in. dat oraz osób zatwierdzających i zapisujących skan lub zdjęcie, dat oraz osób dokonujących weryfikacji i akceptacji itp.

Podstawą do tworzenia zapisów w księgach rachunkowych są Dokumenty Kosztowe w wersji elektronicznej, których weryfikacja, akceptacja merytoryczna oraz zatwierdzenie odbywa się w zintegrowanych systemach spółki obsługujących proces obiegu dokumentów. W momencie księgowania przypisywany jest indywidualny numer księgowy Dokumentu, który umożliwia odszukanie elektronicznego obrazu Dokumentu w rejestrze dokumentów. Skany dokumentów są archiwizowane jako załączniki do zapisów w rejestrze dokumentów w zintegrowanym systemie informatycznym oraz powiązane z zapisem w księgach rachunkowych w podziale na okresy rozliczeniowe.

Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów Kosztowych wyłącznie w wersji elektronicznej (skanów lub zdjęć dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej oraz dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej) w zintegrowanym systemie informatycznym. Elektroniczne archiwum będzie przechowywać obrazy elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwość ich odszukania (m.in. po numerze księgowym) oraz niezwłoczny dostęp do Dokumentów. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane na terytorium kraju, jednak Spółka nie wyklucza, że w przyszłości archiwizacja Dokumentów będzie się odbywać na serwerach znajdujących się poza terytorium kraju. W każdym przypadku na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów Kosztowych przechowywane będą co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych.

Spółka posiada procedury dotyczące zabezpieczania danych, systemów i usług w produkcyjnym środowisku informatycznym. Spółka zapewni systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych z systemu informatycznego, zapisanych na informatycznych nośnikach danych przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania dokumentów księgowych. Dodatkowo, będą tworzone kopie zapasowe załączników w systemie elektronicznym (m.in. załączniki do faktur) oraz zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Dokumentu.

Planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia elektronicznej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania. Dokumenty przechowywane będą w formie nieedytowalnej (w przypadku dokumentów otrzymanych w postaci papierowej - jako ich skany lub zdjęcia), bez możliwości modyfikacji ich zawartości. Dostęp do elektronicznych kopii zapasowych będą miały tylko upoważnione osoby, co zapewnić ma ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego, w tym dokumentów w formie elektronicznej, przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Po wdrożeniu elektronicznego systemu rejestracji obiegu i archiwizacji Dokumentów Kosztowych, Spółka będzie niszczyła papierowe wersje Dokumentów Kosztowych, otrzymywanych w tej formie (po ich zeskanowaniu lub rejestracji cyfrowej) i przechowywała je jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanymi powyżej zasadami.

Stan przyszły 2

Powyżej planowane zmiany, opisane w Stanie przyszłym 1, zakładają, że wszystkie Dokumenty otrzymywane w formie papierowej przekazywane są do siedziby Spółki (centrala) lub do innej (innych lokalizacji), w której wykonywana jest działalność Spółki, gdzie będą skanowane przez uprawnionych pracowników z danej placówki (biura) i wprowadzane do elektronicznego rejestru dokumentów zgodnie z procedurą opisaną powyżej (w stanie przyszłym 1).

Spółka rozważa również możliwość samodzielnego skanowania lub rejestracji cyfrowych obrazów (zdjęcia dokumentów) przez pracownika lub współpracownika, Dokumentów Kosztowych otrzymywanych od dostawcy w formie papierowej i przesyłania elektronicznego obrazu Dokumentu (w formie skanu lub zdjęcia) na skrzynkę mailową Spółki lub poprzez wewnętrzny system rozliczania podróży pracowników lub współpracowników. Zasady te dotyczyć będą opisanych powyżej Dokumentów związanych z rozliczeniem podróży pracowników oraz współpracowników Spółki, jak również Dokumentów otrzymywanych od dostawców przez pracowników lub współpracowników upoważnionych do odbioru dokumentów w imieniu Spółki, potwierdzających wydatki sfinansowane ze środków własnych tych osób lub opłacanych przez pracownika za pomocą kart płatniczych Spółki.

Dokumenty będą skanowane/rejestrowane do formatu, który uniemożliwi ich modyfikację (np. PDF, JPG, inne nieedytowalne). Pracownik lub współpracownik Spółki, skanujący Dokument będzie odpowiedzialny za zapewnienie czytelności oraz kompletności obrazów elektronicznych (skanów, zdjęć), tj. zgodności skanu z oryginałem dokumentu. Przesłany na wyznaczoną firmową skrzynkę mailową lub przez wewnętrzny system rozliczania podróży pracowników lub współpracowników, obraz elektroniczny Dokumentu będzie weryfikowany w zakresie czytelności obrazu elektronicznego przez wyznaczonego/wyznaczonych pracownika (pracowników) w siedzibie Spółki lub w innym miejscu, w którym Spółka prowadzi działalność i następnie wprowadzany przez niego do elektronicznego rejestru dokumentów.

Pozostałe etapy elektronicznego obiegu Dokumentu, tj. weryfikacji i akceptacji, księgowania, a następnie archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych będą się odbywały zgodnie z zasadami opisanymi powyżej (w stanie przyszłym 1). Obowiązki wszystkich pracowników (współpracowników) i ich odpowiedzialność za czytelność oraz kompletność obrazów elektronicznych (skanów), tj. zgodność skanu z oryginałem Dokumentu Kosztowego będą zdefiniowane w procedurach wewnętrznych obowiązujących w Spółce.

Postępowanie to pozwoli pracownikowi, współpracownikowi oraz Spółce zaoszczędzić czas związany z dostarczeniem (przesłaniem) dokumentów w formie papierowej do Spółki. Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności wielu pracowników i współpracowników wykonuje pracę zdalnie lub z biura klienta, wobec czego możliwość samodzielnego skanowania i przesyłania np. za pośrednictwem poczty elektronicznej Dokumentów Kosztowych usprawni pracę pracowników oraz współpracowników Spółki. Dodatkowo ułatwi proces obiegu dokumentów w Spółce. Warto zaznaczyć, że dział Spółki zajmujący się skanowaniem Dokumentów Kosztowych dostarczanych w formie papierowej znajduje się bardzo często poza miejscem świadczenia pracy pracownika oraz współpracownika.

W związku z planowanym do wdrożenia elektronicznym obiegiem i archiwizacją Dokumentów Kosztowych, opisanych w Stanie przyszłym 1 i 2 oraz niszczeniem dokumentacji papierowej, która została umieszczona w archiwum elektronicznym (zabezpieczonym kopią zapasową), Spółka chciałaby potwierdzić, że obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych mają taką samą wartość dowodową dla celów podatkowych, jak dokumenty przechowywane w papierowej wersji.

W uzupełnieniu wniosku wskazano, że dokumenty księgowe będą przyjmowane od dostawcy w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej. W celu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego Spółka planuje wdrożyć niżej opisane kontrole biznesowe:

Proces przyjęcia i wprowadzenia do Systemu dokumentu kosztowego (faktury) mający na celu weryfikację autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz pozyskanie informacji o sposobie i dacie ich wpływu.

Dla faktur otrzymywanych drogą elektroniczną zostały utworzone dedykowane adresy mailowe.

• Przesłany na dedykowane adresy poczty elektronicznej dokument zostaje zapisany na stałe w skrzynce odbiorczej, a Wnioskodawca zapewni dodatkowo backup danych pocztowych. Program poczty elektronicznej umożliwia identyfikację daty wpływu każdego konkretnego dokumentu oraz nadawcę dokumentu otrzymanego drogą elektroniczną.
  

• W przypadku dokumentów księgowych płatnych kartami firmowymi oraz płatnych gotówką przez pracownika Wnioskodawcy dopuszcza się możliwość przyjmowania dokumentów w wersji elektronicznej, wyłącznie wtedy, gdy pracownik dostał je od dostawcy na swój adres domenowy. Pracownik ma obowiązek w takim wypadku przesłać całą wiadomość mailową otrzymaną od dostawcy (potwierdzając tym samym datę jej wpływu) wraz z załączoną fakturą oraz wymaganymi załącznikami i informacjami niezbędnymi do rozliczenia dokumentu na adres poczty elektronicznej dedykowany dla e-faktur.

• Podwykonawcy, z którymi Wnioskodawca pozostaje w stałych relacjach umownych, mają możliwość przesyłania faktur za dodatkowe usługi świadczone poza stałym miejscem wykonywania usług informatycznych za pośrednictwem dedykowanej aplikacji (aktualnie Business Trips). Dokument przesłany za pomocą aplikacji trafia na skrzynkę pocztową dedykowaną do odbioru e-faktur.
  

• Pracownik działu administracji Wnioskodawcy, obsługujący dedykowane dla e-faktur adresy pocztowe odpowiada za weryfikację czytelności faktury oraz jej formatu. Dopuszczalne będą wyłącznie formaty uniemożliwiające zmianę danych (np. pdf, jpg). Nadawca wiadomości, która zawiera załączniki nieczytelne albo faktury sporządzone w edytowalnym formacie (np. xls, xlsx czy doc.) otrzyma odpowiedź zwrotną, że przesłany dokument nie spełnia wymogów stawianym dokumentom, sporządzanym i wysyłanym elektronicznie i w konsekwencji nabywca (Wnioskodawca) nie wyraża zgody na taką formę wysyłki dokumentu.
  

• Po pomyślnej weryfikacji integralności faktury, Pracownik działu administracji zaimportuje plik ze skrzynki pocztowej (elektronicznej) do Rejestru Dokumentów w formie załącznika w systemie (dalej System lub Zintegrowany System) i umieści w systemie informację o dacie i sposobie wpływu dokumentu.
  

• W przypadku faktur otrzymanych drogą pocztową albo odebranych osobiście od dostawcy Pracownik działu administracji nanosi na dokument otrzymany drogą pocztową informację o dacie wpływu, skanuje dokument, a następnie wprowadza go do rejestru dokumentów Systemu. U Wnioskodawcy prowadzona jest ewidencja korespondencji przychodzącej, zawierająca m.in. dane nadawcy przesyłki oraz datę jej otrzymania. Dokumenty otrzymane osobiście od dostawcy i przyniesione przez pracownika Wnioskodawcy podlegają wpisowi do zestawień wydatków zawierających m.in. dane umożliwiające identyfikację osoby przedstawiającej dokument do rozliczenia. Pracownik działu administracji nanosi na zestawienie wydatków towarzyszące dokumentom otrzymanym osobiście informacje o dacie wpływu, skanuje zestawienie i dokumenty, a następnie wprowadza je do rejestru dokumentów zintegrowanego systemu.
  
  
  

Do czasu otrzymania informacji zwrotnej z działu księgowości o zakończeniu kontroli biznesowych i rozliczeniu podatków dokumenty otrzymane w wersji papierowej są przechowywane w dziale administracji w oryginalnej formie.

W przypadku dokumentów udostępnionych przez dostawców do pobrania przez Wnioskodawcę na stronie internetowej lub na platformie:

• Pracownik działu administracji pobiera dokument dostępny na stronie internetowej lub platformie dostawcy. Pracownik administracji weryfikuje czytelność i format pobranego dokumentu (dopuszczalne tylko nieedytowalne formaty faktur).
  

• Pracownik działu administracji wprowadza pobrany przez siebie dokument do rejestru dokumentów Systemu, nanosząc informację o dacie i sposobie jego wpływu.
  
  
  

Proces weryfikacji i akceptacji merytorycznej mający na celu powiązanie faktury z dokumentami umownymi oraz potwierdzenie wykonania dostawy towarów lub usług objętych fakturą.

Akceptacja merytoryczna nabycia towaru lub usługi udokumentowanego fakturą, obejmuje następujące procesy:

• Osoba upoważniona do akceptacji danego wydatku (osobą upoważnioną jest osoba nadzorująca dany obszar lub projekt, która zgodnie z limitami akceptacji kosztów ma prawo wyrazić zgodę na dany zakup lub go odrzucić; limity akceptacji kosztów dla poszczególnych stanowisk są określone w wewnętrznych dokumentach Spółki) otrzymująca Dokument do akceptacji ma obowiązek potwierdzić zgodność otrzymanego Dokumentu (zakup towaru lub usługi) ze złożonym wcześniej zamówieniem lub zapisami w umowie oraz faktyczne wykonanie towaru lub usługi;
  

• Dopuszcza się możliwość akceptacji kosztu przez osobę upoważnioną na podstawie mailowych lub ustnych ustaleń pomiędzy osobą upoważnioną do akceptacji Dokumentu kosztowego, a dostawcą towaru lub usługi (wystawcą faktury);
  

• Akceptacja Dokumentu odbywa się poprzez czytelny podpis złożony na Dokumencie kosztowym lub drogą elektroniczną;
  

• Istnieje możliwość akceptacji Dokumentu przez pracownika administracyjnego (posiadającego odpowiednie pełnomocnictwo) na podstawie załącznika i/lub zamówień oraz protokołów, podpisanych przez osoby odpowiedzialne merytorycznie za dany zakres prac;
  

• Faktury wystawione na podstawie umowy o świadczenia cykliczne podpisanej przez osobę upoważnioną, która zaakceptowała koszty globalne w ramach tej umowy, nie wymagają dodatkowo każdorazowej akceptacji osoby upoważnionej, a jedynie potwierdzenia w systemach wewnętrznych przez kierownika administracji (ew. jego zastępcę lub osobę wyznaczoną przez niego do weryfikacji faktur danego rodzaju), zgodności wartości faktury z umową oraz wykonania usługi (dotyczy to w szczególności takich usług jak sprzątanie czy wynajem drukarek, lokali biurowych).
  
  
  

Weryfikacja dokumentu pod względem formalno-rachunkowym przez upoważnionego pracownika administracyjnego, obejmuje m.in.:

• Sprawdzenie czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych,
  

• Sprawdzenie czy faktura odpowiada wymogom formalnym, tj. czy faktura posiada niezbędne elementy takie jak: datę wystawienia i wykonania usługi/dostawy towaru. dane dostawcy i Spółki, kolejny numer, nazwę towaru, jednostkę miary i ilość, cenę jednostkową, stawkę podatku, kwoty netto, VAT brutto,
  

• sprawdzenie, czy data wykonania usługi wskazana na fakturze odpowiada faktycznej dacie wykonania usługi wynikającej z dokumentów potwierdzających jej odbiór lub zgodnej z ustalonym umownie przez strony okresem rozliczeniowym,
  

• zebranie załączników potwierdzających zgodność faktury ze zdarzeniami gospodarczymi, udokumentowanymi przez te faktury (np. skany zamówień, protokołów odbioru, kart pracy lub dokumenty wygenerowane elektronicznie dla zamówień ustnych lub mailowych w ramach ustalonych wewnętrznie limitów, korespondencję handlową i wewnętrzną, umowy handlowe, dokumenty magazynowe, zdjęcia artykułów w prasie, agendy szkoleń itp.) oraz umieszczenie ich (załączników) w systemie informatycznym.
  

• Załączenie akceptacji osób upoważnionych do zatwierdzania kosztów. Akceptacje odbywają się w dedykowanej aplikacji do uzyskiwania akceptacji lub szablonu maila do akceptacji kosztu, w ramach limitu obowiązującego dla danego stanowiska (wskazane w procedurach wewnętrznych Spółki).
  
  
  

Weryfikacja przez kierowników działów administracji lub wyznaczonych przez nich pracowników tych działów poprawności wprowadzonych dokumentów w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, dokonywana jest w szczególności w zakresie:

• Czytelności elektronicznego Dokumentu i sprawdzenia czy jest w formie nieedytowalnej,
  

• Sprawdzenia czy Dokument zawiera wszystkie prawidłowe załączniki niezbędne do poprawnego rozliczenia dokumentu;
  

• Sprawdzenia czy Dokument został zaakceptowany przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione (zgodnie z obowiązującymi limitami kosztów dla danych stanowisk);
  

• Sprawdzenia, czy dane kontrahenta (w tym numer rachunku bankowego) w rejestrze dokumentów są zgodne z tymi na dokumencie,
  

• Sprawdzenia czy w rejestrze dokumentów umieszczono wszystkie niezbędne dokumenty - skan Dokumentu kosztowego, stosowne załączniki dokumentujące wykonanie kontroli merytorycznej i akceptacji dokumentu.
  
  
  

Po zweryfikowaniu wszystkich powyższych pozycji dokument jest zatwierdzany w Systemie w rejestrze dokumentów przez Kierownika działu administracji lub upoważnionego przez niego pracownika.

Księgowanie dokumentu kosztowego w księgach rachunkowych Spółki, następuje po ich zatwierdzeniu i weryfikacji przez kierowników działów administracji (lub upoważnione przez nich osoby). Dokumentowi zostaje przypisany indywidualny numer księgowy Dokumentu, który umożliwia odszukanie elektronicznego obrazu Dokumentu w Systemie w rejestrze dokumentów.

Archiwizacja elektronicznych wersji Dokumentów Kosztowych oraz załączników do faktur, jak również zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Dokumentu dokonywana jest w Zintegrowanym Systemie Informatycznym, w podziale na okresy rozliczeniowe, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zapewni funkcjonowanie wyżej wymienionych kontroli biznesowych w całym okresie od momentu otrzymania faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewni przedstawicielom administracji podatkowej możliwość prześledzenia faktu ich wykonania oraz sposobu ich wykonania poprzez zapewnienie podczas kontroli podatkowej lub w każdym innym uzasadnionym przypadku możliwości dostępu do Zintegrowanego Sytemu.

Otrzymywane Dokumenty będą niszczone po zastosowaniu opisanych wyżej kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu, nie wcześniej niż po zakończeniu miesiąca następującego po miesiącu, w którym Dokument został zaewidencjonowany i ujęty w rozliczeniu dla celów podatku od towarów i usług.

Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane na terytorium kraju, jednak Spółka nie wyklucza, że w przyszłości archiwizacja Dokumentów będzie się odbywać na serwerach znajdujących się poza terytorium kraju. W przypadku jeśli Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane poza terytorium kraju, Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi tym organom ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających poprzez nadanie im dostępu do Zintegrowanego Systemu.

Nabywane towary i usługi, udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, będą służyły Wnioskodawcy do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Takie same formy kontroli biznesowych zastosowane będą wprawdzie do wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, np. faktur za usługi gastronomiczne lub usługi noclegowe, jednak w stosunku do tych wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, tak jak w stosunku do wydatków udokumentowanych np. paragonami Wnioskodawca nie odliczy VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ordynacji podatkowej, dopuszczalnym jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów Kosztowych (m.in. faktur VAT, faktur korygujących, rachunków, paragonów i innych dokumentów źródłowych) odbywał się wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego w pkt 1, w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone?
2. Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do odliczenia VAT naliczonego zawartego na Dokumentach Kosztowych (zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie o VAT), jeśli będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego w pkt 1?
3. Czy na prawo do odliczenia VAT naliczonego nie wpłynie fakt przechowywania Dokumentów Kosztowych wyłącznie w formie elektronicznej, w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone - dotyczy zdarzenia przyszłego 1 we wniosku?
4. Czy w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ordynacji podatkowej, dopuszczalnym jest by Dokumenty Kosztowe były skanowane lub rejestrowane w formie cyfrowej (zdjęcia) samodzielnie przez pracowników lub współpracowników Spółki poza jej siedzibą lub oddziałem i przesyłane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego 2 w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone?
5. Czy na prawo do odliczenia VAT nie wpłynie okoliczność, że część dokumentów kosztowych będzie skanowana samodzielnie przez pracowników lub współpracowników Spółki poza jej siedzibą lub oddziałem, a oryginał Dokumentu Kosztowego nie zostanie przekazany do Spółki - dotyczy zdarzenia przyszłego 2 we wniosku?
6. Czy na prawo do odliczenia VAT naliczonego nie wpłynie fakt przechowywania Dokumentów Kosztowych wyłącznie w formie elektronicznej, w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone - dotyczy zdarzenia przyszłego 2 we wniosku?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Uzasadnienie - pytanie 1

W ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 poz. 2174 z późn. zm). dalej „ustawa o VAT” oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 poz. 900 z późn. zm.), dopuszczalne jest aby obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów Kosztowych odbywał się wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego w pkt 1.

Zasady przechowywania dokumentów na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług reguluje art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z art. 112a ust. 1, podatnicy są obowiązani przechowywać wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający:

• łatwe ich odszukanie,
  

• autentyczność pochodzenia,
  

• integralność treści,
  

• czytelność tych faktur.
  
  
  

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Zgodnie z art. 112a ust. 3, wymogu tego się nie stosuje, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z art. 112 ustawy o VAT wynika obowiązek przechowywania przez podatnika ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podsumowując, podatnicy zobowiązani są do przechowania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W sytuacji, gdy dokumenty są archiwizowane w formie elektronicznej poza terytorium Polski, podatnik zapewnia organom podatkowym dostęp on-line do dokumentów.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 2, przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT). Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w Ustawie o VAT. Jednak zgodnie z zasadą wykładni językowej, należy przyjąć że „czytelność’’ oznacza możliwość łatwego odczytania danych zawartych na fakturze.

Przepisy ustawy o VAT nie określają szczegółowo, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Art. 106m ust. 4 ustawy o VAT wskazuje, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Użyte w przepisach pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Z dotychczasowej praktyki organów podatkowych (m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT), można wywieść, że pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa stosowana przez podatnika powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę audytu (kontroli), umożliwiającą powiązanie konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towaru lub świadczeniem usługi. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Pojęcie „wiarygodnej ścieżki audytu”, użyte w ww. przepisie, oznacza, zgodnie z wykładnią organów podatkowych (m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT), że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług w sposób umożliwiający potwierdzenie, że miała miejsce transakcja udokumentowana tą fakturą. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Przepisy krajowe w zakresie VAT nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania dokumentów źródłowych w ich oryginalnej postaci. Co prawda, art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej daje możliwość państwem członkowskim UE nałożenia obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niemniej jednak polski ustawodawca z przedmiotowej możliwości nie skorzystał.

Powyższy wniosek potwierdza orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, który przykładowo w wyroku z 26 stycznia 2012 r. (sygn. I FSK 482/11) stwierdził, że „przepisy Dyrektywy 112 nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysłane, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur. Zgodnie bowiem z art. 246 Dyrektywy 112 przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. Z kolei stosownie do art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwa członkowskie może także wymagać, aby za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Z powołanych przepisów Dyrektywy 112 wynika zatem, że to ustawodawcy pozostawiono decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów przechowywania faktur w prawie krajowym. Zgodzić należy się również ze stanowiskiem, że w przepisach rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. polski ustawodawca nie skorzystał z możliwości odmiennego niż w Dyrektywie uregulowania zasad przechowywania faktur. Stosownie do § 21 ust. 1 rozporządzenia MF z 2008 r. podatnicy obowiązani są przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei zgodnie z ust. 2 § 21 podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, 2) łatwe ich odszukanie, 3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego uprawniona jest przy tym konstatacja, że w prawie krajowym zrezygnowano z użycia z obecnego w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. W akcie wykonawczym ustawodawca polski zastrzegając obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur w oryginalnej postaci, jednocześnie nie zastrzegł, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione.”

Powołane orzeczenie dotyczy uchylonego rozporządzenia wykonawczego w zakresie zasad wystawiania faktur z 28 listopada 2008 r., jednakże zasady przechowywania dokumentów zostały w podobnym sposób uregulowane w obecnie obowiązującej ustawie o VAT. Zatem stanowisko zaprezentowane przez NSA pozostaje aktualne.

Należy również wskazać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa do odliczenia VAT od formy posiadanej faktury, co znajduje swoje potwierdzenie w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, stanowiącym, że przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W konsekwencji należy uznać, że obowiązujące regulacje w zakresie VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób, pod warunkiem, że podatnik spełni określone ustawą warunki, w tym w szczególności:

1. za pomocą odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją, podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2. podatnik będzie przechowywał dokumenty w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
   
3. podatnik zapewni organom podatkowym na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,
   
4. w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi organom podatkowym dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.
   
   

W ocenie Spółki planowany do wdrożenia system elektronicznego obiegu i przechowywania Dokumentów Kosztowych będzie spełniać wymienione powyżej warunki.

Ad 1 - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do skanów/zdjęć Dokumentów źródłowych autentyczność pochodzenia faktury zapewniona będzie za pomocą procedury wprowadzania Dokumentu do systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownik odpowiedzialny za wprowadzenie Dokumentu w formie elektronicznej lub skan papierowego dokumentu do elektronicznego rejestru dokumentów weryfikuje tożsamość dostawcy lub wystawcy faktury oraz kompletuje dokumenty związane z daną transakcją udokumentowaną fakturą (w szczególności umowę, zamówienie, dokument dostawy). Następnie Dokument jest zatwierdzany przez uprawnionego pracownika. Stosowanie opisanej kontroli zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, czyli pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury oraz pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ponadto planowane do wdrożenia procedury obiegu i przechowywania Dokumentów Kosztowych zapewniają integralność treści dokumentów w wersji elektronicznej. Pracownik wprowadzający skan lub zdjęcie Dokumentu do rejestru dokumentów odpowiedzialny jest za porównanie papierowej wersji Dokumentu z obrazem elektronicznym. Po wprowadzeniu skanu do systemu nie jest możliwa jakakolwiek ingerencja w treść danych zawartych w Dokumencie. Dokumenty otrzymane w wersji papierowej, są skanowane do nieedytowalnego formatu (PDF, JPG) i w takim formacie są przechowywane. Dodatkowo faktury otrzymane w formie elektronicznej (m.in. wpływające na skrzynkę mailową lub pobrane ze strony dostawcy) również są dostarczane w nieedytowalnym formacie (m.in. PDF), który uniemożliwia ingerowanie w jego treść.

Sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów zapewni, że wersja elektroniczna Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie papierowej wersji Dokumentu otrzymanego przez Spółkę. Czytelność zeskanowanych Dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania, a uprawnieni pracownicy będą odpowiedzialni za weryfikację jakości elektronicznych obrazów Dokumentów. W rezultacie, zapewniona będzie czytelność Dokumentów Kosztowych przechowywanych w formie elektronicznej.

W wyniku wdrożonych przez Spółkę procedur elektronicznego obiegu i przechowywania Dokumentów, możliwa będzie identyfikacja tożsamości dostawcy (autentyczność), dane zawarte na Dokumencie w wersji elektronicznej (w tym skany) nie mogą być modyfikowane (integralność treści), a Dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność). W konsekwencji, w odniesieniu do formy elektronicznej Dokumentów Kosztowych, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej.

Kontrole biznesowe i ścieżka audytu

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów Kosztowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne procedury obiegu dokumentów. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do Dokumentów źródłowych będzie: weryfikacja dostawcy, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa, umowy, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp. Zweryfikowane i zatwierdzone Dokumenty Kosztowe będą podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W elektronicznym systemie obiegu dokumentów dostępny jest zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Dokumentu Kosztowego, m.in. dat oraz osób zatwierdzających i zapisujących skan, dat oraz osób dokonujących weryfikacji i akceptacji, etc. W rezultacie, w ocenie Spółki będzie zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami Kosztowymi a transakcją, którą dokumentują.

Ad 2-4 - przechowywanie i dostęp do Dokumentów

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego otrzymywane Dokumenty Kosztowe będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. System archiwizacji zapewnia możliwość pobrania obrazów elektronicznych Dokumentów Kosztowych. Dokumenty są łatwe do odszukania za pomocą numeru referencyjnego dla celów księgowych. Oprócz Dokumentów Kosztowych przechowywane będą również wiadomości e-mail, załączniki do faktur, zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji, potrzebne do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między daną fakturą a dostawcą i zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka jest w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie oraz umożliwić im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych. W przypadku gdyby Dokumenty były przechowywane na serwerach poza Polską sposób ich archiwizacji będzie umożliwiał ww. organom dostęp on-line do tych Dokumentów za pomocą środków elektronicznych.

Mając na uwadze powyższe Spółka stoi na stanowisku, że niezależnie od sposobu otrzymania Dokumentu Kosztowego (np. na skrzynkę e-mail, czy też w wersji papierowej, która następnie podlega skanowaniu) w stosunku do Dokumentów Kosztowych planowana procedura elektronicznego obiegu i archiwizacji Dokumentów Kosztowych, zapewnia spełnienie wymogów dotyczących przechowywania i udostępniania faktur VAT wynikających z art. 106m, 106n, 112 i 112a Ustawy o VAT.

Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Konieczne jest więc, aby Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym ustawa nie reguluje w jakiej formie to ma nastąpić (elektronicznej czy papierowej). W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji podatkowej nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury i pozostałe dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej były archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Praktyka organów podatkowych (przykładowe interpretacje) potwierdzająca stanowisko Spółki:

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 maja 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.187.2018.1.JF), w której stwierdzono, że „przechowywanie Dokumentów przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur, faktur korygujących) w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy archiwizacji Dokumentów.”
  

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 września 2018 r. (sygn. 0115-KDIT1-3.4012.419.2018.1.BJ), w której potwierdzono, że „przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, iż faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie dopełniony.”
  

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.l.IT), w której organ potwierdził, że „w związku z ustanowieniem kompleksowego, elektronicznego systemu przechowywania Faktur. Spółka rozważa możliwość niszczenia papierowych wersji Faktur otrzymywanych w tej formie (po ich zeskanowaniu) i przechowywania ich jedynie w nieedytowalnym formacie PDF, jako obrazy zeskanowanych Faktur. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”
  
  
  

Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w zdarzeniu przyszłym nr 1 Dokumentów Kosztowych potwierdzających nabycie towarów i usług (również wydatki związane z podróżami pracowników lub współpracowników Spółki), otrzymywanych od kontrahentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Zdaniem Spółki fakt przechowywania Dokumentów Kosztowych wyłącznie w formie elektronicznej, których wersje papierowe zostaną zniszczone, nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z wyjątkiem ograniczeń określonych w art. 86a oraz art. 88 ustawy o VAT. Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie przez niego towarów i usług.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, przysługuje podatnikowi VAT, o ile spełnione są łącznie następujące warunki:

• nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
  

• w odniesieniu do nabytych towarów/usług powstał po stronie dostawcy obowiązek podatkowy,
  

• nabywca posiada fakturę dokumentującą dostawę towarów lub świadczenie usługi,
  

• przedmiotem tych transakcji nie są czynności, w stosunku do których prawo do odliczenia zostało wyłączone bądź ograniczone na podstawie przepisów szczególnych.
  
  
  

Jak wskazano we wniosku, Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów VAT, a nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT. Spółka posiada informacje niezbędne do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT, na podstawie daty wpływu Dokumentu Kosztowego. Natomiast forma archiwizowania Dokumentów źródłowych przez Spółkę nie powinna mieć wpływu dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT.

W konsekwencji, przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej otrzymanych papierowo faktur VAT (skany, zdjęcia), na zasadach opisanych w zdarzeniu przyszłym nr 1, daje Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych faktur (przy założeniu spełnienia powyższych przesłanek).

Spółka będzie posiadała prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących, w tym dotyczących podróży pracowników lub współpracowników (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego nr 1 (natomiast ich wersje papierowe zostaną zniszczone).

Stanowisko Spółki potwierdza utrwalona praktyka organów podatkowych (przykładowe interpretacje):

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 maja 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.187.2018.1.JF), w której stwierdzono, że „Spółka będzie posiadała prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących, w tym dotyczących podróży służbowych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego (natomiast ich wersje papierowe zostaną zutylizowane)”,
  

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 maja 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB): „faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich. pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przestanki negatywne określone w art. 88 ustawy”,
  

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF): „otrzymywane w formie papierowej faktury i faktury korygujące przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy”.
  
  
  

Uzasadnienie - pytania 4-6

W ocenie Spółki okoliczność, że część Dokumentów Kosztowych, dotyczących podróży pracowników lub współpracowników, będzie skanowana samodzielnie przez pracownika/ współpracownika Spółki, nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych Dokumentów.

Zdaniem Spółki, czytelność i kompletność obrazu elektronicznego będzie zapewniona podobnie jak w sytuacji, gdy faktura jest skanowana przez pracownika administracyjnego w siedzibie lub oddziale Spółki. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego 2, pracownik lub współpracownik Spółki, który w imieniu Spółki otrzymał Dokument Kosztowy w formie papierowej, będzie skanowany przez niego za pomocą urządzenia skanującego (lub innego urządzenia rejestrującego obraz cyfrowy dokumentu) i zapisywany w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub JGP), uniemożliwiającym wprowadzanie zmian w jego treści.

Pracownik lub współpracownik Spółki będzie odpowiedzialny za odpowiednią jakość obrazu elektronicznego Dokumentu, która umożliwi łatwe odczytanie danych zawartych w skanie oraz będzie zobowiązany do porównania skanu z oryginałem dokumentu źródłowego. Dokument (obraz elektroniczny) spełniający powyższe warunki będzie następnie przesyłany w nieedytowalnej formie (PDF lub JPG) na adres e-mail Spółki lub za pomocą wewnętrznego systemu rozliczania podróży, gdzie ponownie uprawniony pracownik administracyjny zweryfikuje jakość i czytelność przesłanego obrazu (skanu, zdjęcia). Dokument (obraz elektroniczny) będzie w nieedytowalnym formacie (PDF lub JPG), co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w jego treść, w związku z czym zagwarantowana będzie integralność treści Dokumentu do końca okresu przechowywania. Dokument Kosztowy spełniający powyższe warunki będzie wprowadzany do elektronicznego rejestru dokumentów. Pozostałe etapy weryfikacji i akceptacji Dokumentów Kosztowych oraz ich archiwizacji będą się odbywały zgodnie z procedurami wewnętrznymi Spółki m.in. procedurą elektronicznego obiegu i przechowywania dokumentów, opisaną w zdarzeniu przyszłym 1, która jak Spółka dowodziła powyżej, zapewnia odpowiednie kontrole biznesowe oraz wiarygodną ścieżkę weryfikacji, gwarantującą autentyczność pochodzenia, czytelność oraz integralność treści Dokumentów Kosztowych przez cały okres przechowywania Dokumentów.

Zdaniem Spółki Dokumenty Kosztowe przesyłane przez pracowników lub współpracowników w formacie elektronicznym (skany, zdjęcia), spełnią wymogi dotyczące przechowywania i udostępniania faktur VAT wynikających z art. 106m, 106n, 112 i 112a Ustawy o VAT. W związku z powyższym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych Dokumentów, pod warunkiem, że zostaną spełnione ogólne warunki prawa do odliczenia podatku VAT wynikające z art. 86 ust. 1 oraz art. 88 ustawy o VAT. Na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów przesłanych przez pracowników lub współpracowników wyłącznie w formacie elektronicznym i w tej formie przechowywanych przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeśli wersje papierowe tych dokumentów zostaną zniszczone.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Powyższy przepis odnosi się do przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów wskazując wyłącznie termin ich przechowywania (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) i nie odnosząc się do formy ich przechowywania. Ponadto zauważyć należy, że jest to przepis ogólny i odsyłający do ustaw podatkowych, które mogą w inny sposób regulować tę materię.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1. numer i datę wystawienia,
   
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
   
5. kwotę podatku,
   
6. kwotę należności ogółem.
   
   

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka otrzymuje od dostawców faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, rachunki, paragony itp. (Dokumenty Kosztowe) oraz ponosi wydatki związane z delegacjami pracowników (koszty hoteli, przejazdy taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty parkingów i opłaty za autostrady). Dokumenty Kosztowe będą przyjmowane od dostawcy w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej. Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów Kosztowych wyłącznie w wersji elektronicznej (dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej oraz skanów lub zdjęć dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej) w zintegrowanym systemie informatycznym.

Wątpliwości Spółki dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z Dokumentów Kosztowych przechowywanych jedynie w formie elektronicznej (m.in. faktur VAT, faktur korygujących, rachunków, paragonów i innych dokumentów źródłowych) w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone.

Analiza obowiązujących przepisów prawa podatkowego w odniesieniu do przedstawionych okoliczności sprawy pozwala stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów Kosztowych w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Dokumentów Kosztowych, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Spółka otrzymuje faktury w formie elektronicznej poprzez wpływ na dedykowane skrzynki mailowe pracowników (współpracowników) albo pobór ze strony internetowej dostawców lub platformy. W każdym z tych przypadków pracownik Spółki odpowiada za weryfikację czytelności faktury, format (wyłącznie formaty uniemożliwiające zmianę danych, np. pdf jpg). Po kontroli integralności faktury pracownik wprowadza pobrany dokument do rejestru dokumentów Systemu (w formie załącznika) nanosząc informację o dacie i sposobie wpływu. Dokumenty wpływające na dedykowane skrzynki dostają zapisane na stałe w skrzynce odbiorczej. Program poczty elektronicznej umożliwia identyfikację daty wpływu każdego dokumentu oraz nadawcę dokumentu.

Z kolei faktury otrzymane pocztą albo odebranych osobiście od dostawcy oznaczane są informacją o dacie wpływu przez dedykowanego pracownika Spółki działu administracji Spółki, skanowane i wprowadzane do rejestru dokumentów zintegrowanego systemu elektronicznego rejestru dokumentów oraz zapisywane w nieedytowalnym formacie (pdf, jpg). Pracownik jest odpowiedzialny za czytelność i kompletność obrazów elektronicznych (skanów). Pracownik weryfikuje też poprawność skopiowanych danych liczbowych przez program przetwarzający dane z dokumentu. Spółka rozważa możliwość samodzielnego skanowania lub rejestracji przez pracownika (współpracownika) cyfrowych obrazów (zdjęcia dokumentów) Dokumentów Kosztowych (dotyczących podróży pracowników (współpracowników) Spółki oraz Dokumentów otrzymywanych od dostawców przez pracowników (współpracowników) upoważnionych do odbioru dokumentów w imieniu Spółki) otrzymywanych od dostawcy w formie papierowej i przesyłania elektronicznego obrazu Dokumentu (skan/zdjęcie) na skrzynkę mailową Spółki lub poprzez wewnętrzny system rozliczania podróży pracowników (współpracowników). W tym przypadku pracownik (współpracownik) Spółki skanujący Dokument będzie odpowiedzialny za zapewnienie czytelności oraz kompletności obrazów elektronicznych (skanów, zdjęć). Wyznaczony pracownik w siedzibie Spółki lub w miejscu prowadzenia działalności będzie weryfikować czytelność obrazu elektronicznego i następnie wprowadzać Dokument do elektronicznego rejestru dokumentów. Obowiązki pracowników (współpracowników) i ich odpowiedzialność za czytelność oraz kompletność obrazów elektronicznych (skanów) będą zdefiniowane w procedurach wewnętrznych Spółki. W celu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego Spółka planuje wdrożyć kontrole biznesowe, które w szczegółowy sposób Spółka przedstawiła. Dedykowana osoba odpowiada za weryfikację Dokumentu Kosztowego, w tym za dane dostawcy (rachunek bankowy), zebranie i umieszczanie w systemie informatycznym załączników potwierdzających związek Dokumentów z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi (m.in. zamówienia, korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy handlowe, dokumenty magazynowe, protokoły odbioru, karty pracy, dokumenty wygenerowane elektronicznie dla zamówień ustnych lub mailowych, artykuły w prasie, agendy szkoleń). Dokumenty podlegają akceptacji oraz zatwierdzeniu przez kierownika działu administracji (upoważnionego pracownika) oraz księgowany w księgach rachunkowych Spółki. W Zintegrowanym Systemie Informatycznym dokonywana jest archiwizacja elektronicznych wersji Dokumentów Kosztowych, załączników do faktur, a także zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Dokumentu. Proces weryfikacji i akceptacji merytorycznej ma na celu powiązanie faktury z dokumentami umownymi oraz potwierdzenie wykonania dostawy towarów lub usług objętych fakturą. Spółka będzie niszczyła papierowe wersje Dokumentów Kosztowych, otrzymywane w tej formie po ich zeskanowaniu lub rejestracji cyfrowej. Jednakże do czasu otrzymania informacji zwrotnej z działu księgowości o zakończeniu kontroli biznesowych i rozliczeniu podatków dokumenty otrzymane w wersji papierowej są przechowywane w dziale administracji w oryginalnej formie.

Podkreślić należy, że - jak Spółka wskazuje - otrzymywane Dokumenty będą niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu, nie wcześniej niż po zakończeniu miesiąca następującego po miesiącu, w którym Dokument został zaewidencjonowany i ujęty w rozliczeniu dla celów podatku od towarów i usług.

Spółka wskazuje, że zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych w całym okresie od momentu otrzymania faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewni przedstawicielom administracji podatkowej możliwość prześledzenia faktu ich wykonania oraz sposobu ich wykonania poprzez zapewnienie podczas kontroli podatkowej lub w każdym innym uzasadnionym przypadku możliwości dostępu do Zintegrowanego Sytemu. W szczególności Spółka wskazuje, że procedury wewnętrzne Spółki będą zapewniały identyfikację tożsamości sprzedawcy, odczyt danych zawartych na Dokumencie, brak możliwości modyfikacji danych na Dokumencie oraz zgodność Dokumentu Kosztowego z przebiegiem transakcji i relacją umowną nawiązaną pomiędzy Spółką a kontrahentem niezależnie od formy, w jakiej została zawarta umowa oraz możliwość prześledzenia związku między Dokumentem Kosztowym a udokumentowaną za jego pomocą transakcją. Opisany sposób otrzymywania, przesyłania oraz przechowywania potwierdza spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy oraz art. 112a ustawy.

Elektroniczne archiwum będzie przechowywać obrazy elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwość ich odszukania oraz niezwłoczny dostęp do Dokumentów. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia elektronicznej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania. W przypadku jeśli Dokumenty w formie elektronicznej, będą przechowywane poza terytorium kraju, Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi tym organom ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających poprzez nadanie im dostępu do Zintegrowanego Systemu. Spełnione będą zatem przesłanki wynikające z art. 112 ustawy.

Zauważyć należy, że przepisy dotyczące podatku od towarów i usług regulują przechowywanie w formie elektronicznej wyłącznie faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur oraz biletów jednorazowych spełniających wymogi wynikające z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Tym samym nie regulują przechowywania innych niż ww. dokumenty, w tym opisanych we wniosku not księgowych i korygujących, rachunków i paragonów. Zatem niniejsza interpretacja rozstrzyga o sposobie przechowywania jedynie faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur oraz ww. biletów jednorazowych i jednocześnie nie rozstrzyga przechowywania innych dokumentów takich jak noty księgowe i korygujące, rachunki i paragony oraz odliczenia podatku naliczonego z nich wynikające (o ile w nich jest wskazany).

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
   
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Dokumentach Zakupowych Spółki (fakturach, fakturach korygujących, duplikatach faktur oraz biletach jednorazowych, o których mowa w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur), jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Poza tym zauważyć należy, że ustawodawca nie uzależnił prawa do odliczenia podatku naliczonego od formy obiegu i przechowywania dokumentów, z których wynika podatek naliczony.

Spółka otrzymuje od dostawców faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, rachunki, paragony itp. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka ponosi wydatki związane z delegacjami pracowników. Wydatki obejmują m.in. koszty hoteli, przejazdy taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Wydatki są udokumentowane fakturami wystawionymi na Spółkę (m.in. hotele) lub biletami (m.in. lotniczymi) wystawionymi na pracowników lub współpracowników oraz paragonami fiskalnymi opisanymi przez ponoszące wydatek osoby (m.in. opłaty za autostrady, parkingi). W celu rozliczenia przedmiotowych wydatków, pracownik lub współpracownik przekazuje do Spółki dowód poniesienia danego wydatku (w szczególności fakturę, paragon, rachunek) w postaci, w jakiej go otrzymał. Pracownicy i współpracownicy są upoważnieni do odbioru dokumentów w imieniu Wnioskodawcy.

W rozpatrywanej sprawie wskazano ponadto, że nabywane towary i usługi, udokumentowane ww. Dokumentami Zakupowymi, będą służyły Spółce do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Wskazano ponadto, że takie same formy kontroli biznesowych zastosowane będą wprawdzie do wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, np. faktur za usługi gastronomiczne lub usługi noclegowe, jednak w stosunku do tych wydatków, tak jak w stosunku do wydatków udokumentowanych np. paragonami Wnioskodawca nie odliczy VAT.

Wobec tego należy stwierdzić, że Spółka będzie posiadała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymywanych Dokumentów Zakupowych (fakturach, fakturach korygujących, duplikatach faktur oraz biletach jednorazowych, o których mowa w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur).

Zatem, stanowisko Spółki w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z Dokumentów Kosztowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.