INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 13 września 2011 r. (data wpływu 16 września 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur elektronicznych w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 września 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur elektronicznych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W toku prowadzonej działalności, Wnioskodawca dokonuje zakupów towarów i usług. Przedmiotowe transakcje są dokumentowane fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi przez jego kontrahentów w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczanymi osobiście).

W celu usprawnienia przepływu faktur, Zainteresowany oraz jego kontrahenci rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur, poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.

Spółka zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W szczególności Wnioskodawca zamierza ustalić, że w celu wyświetlenia wystawionej oraz otrzymanej faktury zarówno on jak i jego kontrahenci będą posługiwać się programem „A” popularnym czytnikiem formatu PDF, udostępnionym za darmo przez firmę A. bądź innym czytnikiem bez możliwości modyfikacji plików w formacie PDF. Ponadto procedura zawarta w porozumieniu będzie stanowić, że wystawiane oraz otrzymywane przez Zainteresowanego faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego adresu e-mail. Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera, jak i oprogramowania. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

Faktury otrzymywane w formie pliku PDF będą przechowywane przez Spółkę jako papierowe wydruki faktur z plików PDF w podziale na okresy rozliczeniowe przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle przepisów § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 1661; dalej: „Rozporządzenie”) w związku z art. 86 ustawy o VAT, faktury otrzymane przez Zainteresowanego drogą elektroniczną w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego mogą być przechowywane jako papierowe wydruki faktur z plików elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz czy stanowią dla niego podstawę do pomniejszenia kwot VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na zasadach analogicznych, które odnoszą się do faktur wystawianych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są przez odbiorcę do czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT...

Zdaniem Wnioskodawcy, z uregulowań Rozporządzenia jednoznacznie wynika, że faktury otrzymywane przez niego w formie elektronicznej oraz przechowywane w formie papierowych wydruków w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, stanowią podstawę do pomniejszenia kwot VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na tych samych zasadach, które odnoszą się do faktur wystawianych w formie papierowej, w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są do czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Na podstawie Rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną mogą być przechowywane przez odbiorcę w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób pod warunkiem, że będzie on zgodny z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia.

Skoro prawodawca, dla określenia sposobu przechowywania faktur elektronicznych przez odbiorców użył w § 6 Rozporządzenia przymiotnika „dowolny”, oznacza to, że zasadniczo pozostawił wybór formy przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną w gestii odbiorców, którzy w praktyce będą tego rodzaju faktury przechowywać. Swoboda w tym zakresie nie ma charakteru bezwzględnego; ograniczona została przez określenie warunków, jakim wybrany sposób przechowywania faktur otrzymanych drogą elektroniczną przez odbiorcę (Zainteresowanego) powinien odpowiadać, by można go było uznać za zgodny z Rozporządzeniem.

Według § 6 Rozporządzenia, sposób przechowania faktur otrzymanych drogą elektroniczną stosowany przez odbiorcę zapewniać ma:

1. autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści oraz czytelność zawartych w niej danych od dnia wystawienia do dnia upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2. łatwe ich odszukanie, oraz
3. bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Wszystkie wskazane warunki powinny zostać spełnione łącznie. W § 2 Rozporządzenia sprecyzowano, że „autentyczność pochodzenia faktury” należy rozumieć jako pewność co do tożsamości wystawcy faktury; natomiast integralność treści” zapewniać ma niezmienność (niemożliwość modyfikacji) danych objętych jej treścią.

Mając to na uwadze, należy uznać, że faktura elektroniczna otrzymana przez Wnioskodawcę w formie pliku PDF załączonego do wiadomości elektronicznej, a następnie wydrukowana oraz przechowywana przez Spółkę w postaci wydruku z pliku elektronicznego, spełnia wszystkie warunki określone w § 6 Rozporządzenia.

Po pierwsze, faktura przechowywana w postaci wydruku z pliku elektronicznego, otrzymanego w postaci załącznika do wiadomości elektronicznej, zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, zdefiniowaną przez Rozporządzenie, jako pewność co do tożsamości wystawcy.

W treści faktury obligatoryjnie zawarte muszą być (i w praktyce są) bowiem dane dotyczące jej wystawcy (sprzedawcy towarów lub usług) zgodnie z wymogami wynikającymi z § 5 ust. 1 Rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 68, poz. 360; dalej: „Rozporządzenie MF z 28 marca 2011 r.”). W rezultacie, wydruk faktury z pliku elektronicznego, będący papierowym odzwierciedleniem tego samego pliku istniejącego w formie elektronicznej, nie pozostawi żadnych wątpliwości co do tego, kto jest faktycznym wystawcą faktury.

Za uzasadniony należy zatem uznać wniosek, że pewność co do tożsamości wystawcy faktury zapewni w równym stopniu faktura w postaci elektronicznej, jak i faktura w postaci wydruku z tego pliku (papierowa postać faktury otrzymanej w formie elektronicznej). Okoliczność, że plik elektroniczny (faktura) będzie przechowywany w formie wydruku papierowego, zamiast pliku elektronicznego pozostanie tym samym bez wpływu na fakt zachowania autentyczności pochodzenia faktury. Tożsamość wystawcy wynika, wg Zainteresowanego, z danych wystawcy zawartych w treści dokumentu, niezależnie od tego, w jakiej postaci dokument ten jest wystawiany, przesyłany i przechowywany. Dodatkowo warto podkreślić, że dokument, który nie zawierałby danych jednoznacznie określających podmiot będący wystawcą faktury, nie spełniałby przesłanek umożliwiających uznanie go za fakturę (niezależnie od postaci, w jakiej zostałaby ona utrwalona), w rozumieniu przepisów Rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r., a tym samym nie byłby fakturą w świetle tego Rozporządzenia.

Po drugie, faktura w formie papierowego wydruku gwarantuje integralność treści, rozumianą jako niemożliwość modyfikacji (usunięcia lub zmiany) zawartych w fakturze danych. Co więcej, w ocenie Wnioskodawcy, wydruk z pliku elektronicznego (typu PDF) zapewnia integralność treści faktury nawet w stopniu wyższym, aniżeli jej odpowiednik zachowany wyłącznie w postaci elektronicznej, a na pewno w stopniu nie mniejszym niż ten, który zapewnia faktura papierowa. Gdyby bowiem czysto hipotetycznie założyć, że dane objęte fakturą istniejącą w formie nieedytowalnego pliku przesłanego jako załącznik do wiadomości elektronicznej mogą jednak (niezależnie od faktycznych możliwości technicznych w tym zakresie) zostać w jakikolwiek sposób zmienione, skuteczne dokonanie takiej zmiany wydaje się być daleko bardziej realne w odniesieniu do samego pliku, niż względem jego papierowej postaci (wydruku).

Dodatkowo warto wskazać, że wszelkie ewentualne próby zmiany danych objętych treścią faktury mogą być, co do zasady, podejmowane w odniesieniu do faktur funkcjonujących w obrocie zarówno w postaci papierowej, jak również elektronicznej, które następnie zostaną wydrukowane. W razie zaistnienia takiego zdarzenia powinny one być rozpatrywane w kontekście normy zawartej w art. 270 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (podrabianie lub przerabianie dokumentów).

Nie ulega wątpliwości, że okoliczność przechowywania faktur w formie papierowych wydruków z plików elektronicznych zapewnia również czytelność zawartych w fakturach danych oraz nie stoi na przeszkodzie łatwemu ich odszukaniu oraz zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Wynika stąd, że na gruncie przepisów Rozporządzenia, Zainteresowany w ramach przyznanej przez przepisy swobody co do wyboru metody (sposobu) przechowywania faktur elektronicznych, może przechowywać e-faktury w sposób dowolny, w tym także w formie papierowych wydruków faktur z plików elektronicznych pod warunkiem, że wybrany sposób przechowania (a) będzie realizowany w podziale na okresy rozliczeniowe (u Wnioskodawcy przyjęty okres rozliczeniowy dla celów VAT wynosi miesiąc, zatem faktury otrzymywane w postaci elektronicznej przechowywane byłyby przez niego w podziale na okresy miesięczne) oraz (b) będzie spełniać łącznie wszystkie przesłanki z § 6 Rozporządzenia.

Konsekwentnie, skoro z obowiązujących przepisów wynika, że papierowy wydruk faktury elektronicznej powinien być traktowany jako dokument o ważności i skuteczności tożsamej z fakturą w formie papierowej, należy uznać, że Spółka, jako podatnik podatku od towarów i usług może pomniejszać kwoty VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na podstawie papierowych wydruków faktur elektronicznych, otrzymywanych w postaci plików elektronicznych załączanych do wiadomości elektronicznej na tych samych zasadach, które odnoszą się do faktur wystawianych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są przez nią do czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661) nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Tut. Organ informuje, iż w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej prawidłowości przechowywania faktur elektronicznych w formie papierowej. Natomiast w części dotyczącej otrzymywanych faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wydana została interpretacja indywidualna w dniu 14 grudnia 2011 r. nr ILPP4/443 638/11-2/EWW.

Ponadto w zakresie zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści wydane zostało w dniu 14 grudnia 2011 r. postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania nr ILPP4/443-638/11-4/EWW.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.