2018.12.21 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.650.2018.4.JG
z 21 grudnia 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2018 r. (data wpływu 6 listopada 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 17 grudnia 2018 r. (data wpływu 18 grudnia 2018 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 11 grudnia 2018 r. nr 0114- KDIP1- 3.4012.650.2018.3.JG (doręczone Stronie w dniu 12 grudnia 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 listopada 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 17 grudnia 2018 r. (data wpływu 18 grudnia 2018 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 11 grudnia 2018 r. nr 0114- KDIP1-3.4012.650.2018.3.JG.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest globalną grupą z centralą we Europie, specjalizującą się w zarządzaniu energią elektryczną i automatyce przemysłowej. Spółka jest polskim podmiotem, czynnym podatnikiem VAT, działającym w ramach grupy. Spółka prowadzi działalność w następujących obszarach:

lokalna dystrybucja towarów sygnowanych marką X do zewnętrznych klientów,
wdrażanie oraz realizacja projektów w zakresie innowacyjnych rozwiązań z obszaru automatyki budynkowej i komputerów przemysłowych,
działalność produkcyjna w zakładach.

W ramach wykonywania obowiązków służbowych, pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe, spotkania z kontrahentami oraz uczestniczą w sympozjach i kongresach związanych z obszarami, w których działalność prowadzi Spółka, zarówno w Polsce jak i za granicą. Spółka w całości pokrywa koszty związane z realizacją opisanych powyżej obowiązków służbowych jej pracowników. Aktualnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami dokonywane jest manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez nich dokumentów źródłowych (tj. faktur i rachunków oraz innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety). Po dokonaniu rozliczenia, przedmiotowe dokumenty przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Z uwagi jednak na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i papierowa forma archiwizacji powyżej wskazanych dokumentów wiążą się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi. Ponadto, papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków, stwarza również wiele problemów praktycznych, np.: niszczenie i gubienie papierowych dokumentów, przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem itp. Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, a także minimalizację obciążeń administracyjnych z tym związanych, Spółka wdraża zintegrowany system pozwalający na elektroniczne zgłaszanie i rozliczanie wydatków pracowniczych, jak również elektroniczną archiwizację dokumentów z tym związanych (dalej: System). Przebieg procesu elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia i archiwizacji dokumentów pracowniczych przebiegał będzie w następujący sposób:

Każdy pracownik, w celu rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania oryginalnego dokumentu (np. faktury za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym obsługiwanym przez System, uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie jpg, jpeg, png itp.).
Wykonane przez pracowników skany będą musiały posiadać określoną jakość, zapewniającą pełną czytelność dokumentu. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego (np. faktury). Po zeskanowaniu i zapisaniu dokumentu, jego papierowa wersja zostanie zniszczona.
W kolejnym kroku, dla celów rozliczenia wydatków służbowych, pracownicy będą tworzyli w Systemie raporty wydatków, do których załączane będą skany opisanych powyżej dokumentów. Utworzony przez pracownika raport wydatków będzie składany elektronicznie i przesyłany do wewnętrznej weryfikacji oraz autoryzacji.
W dalszej kolejności, nastąpi weryfikacja merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków wraz załącznikami, w ramach którego weryfikowana będzie m.in. czytelność załączników (skanów) oraz prawidłowość wypełnienia wniosku.
Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków, wraz z załącznikami w formie skanów, będą gotowe do automatycznego zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo – księgowym Spółki.
Po dokonaniu rozliczenia raporty wraz z załącznikami w formie skanów będą archiwizowane, z możliwością podziału na konkretnego pracownika przy zachowaniu stosownej chronologii, bez możliwości ich edycji.

Jednocześnie, podkreślić należy, że przedstawiony powyżej proces pozwalał będzie na identyfikację tożsamości sprzedawcy, żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików będą miały za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze, paragonie lub innym zeskanowanym przez pracownika dokumencie. Zarchiwizowane dokumenty będą mogły być następnie udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. W przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej Spółka będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych przechowywanych w elektronicznym archiwum Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych. Kontrole biznesowe będą pozwalały na wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Odbywać się to będzie poprzez: weryfikację kontrahentów, weryfikację, czy usługa została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki, posiadanie uzupełniających dokumentów takich jak: umowy, zamówienia, porozumienia. Dodatkowo Spółka weryfikować będzie kontrahentów pod kątem ich rejestracji jako czynnych podatników VAT. Ponadto pracownik otrzymujący fakturę dotyczącą delegacji będzie dokonywał kontroli biznesowej pod kątem merytorycznym i wartościowym poprzez weryfikację: podmiotu wystawiającego fakturę, czytelności i kompletności zawartych w niej danych, zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiednim zdarzeniem gospodarczym, zasadności kwoty wykazanej na fakturze, daty dokonania dostawy/wyświadczenia usługi. Tylko dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i zostaną zatwierdzone przez uprawnionego pracownika będą mogły być podstawą do ich zaksięgowania i rozpoznania dla celów podatkowych. Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewnią możliwość powiązania danego dokumentu z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi. W przypadku niezgodności, Spółka nie zaakceptuje takiego dokumentu jako dowodu księgowego.

W celu zapewnienia integralności i czytelności przechowywanych faktur w formie elektronicznej Spółka stosować będzie: odpowiednie narzędzia służące do skanowania, które pozwolą na uzyskanie wysokiej jakości obrazu będącego dokładnym odzwierciedleniem skanowanego dokumentu, zeskanowane dokumenty przechowywane będą w formacie pdf, który uniemożliwiał będzie dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji w treści dokumentu, pracownicy posiadający uprawnienia do dostępu do elektronicznych dokumentów będą mogli otworzyć je tylko w trybie podglądu, pobrania i wydruku. Dokumenty przechowywane będą przez cały okres wymagany przepisami prawa. W trakcie tego okresu będą one miały odpowiednią jakość umożliwiającą odczyt zawartych w nich danych. Dokumenty będą uporządkowane w podziale na okresy rozliczeniowe co ułatwi ich odszukanie. Powyższe umożliwi Spółce na bezzwłoczny dostęp do dokumentów w razie ewentualnej kontroli podatkowej.

Biorąc powyższe pod uwagę, Spółka stoi na stanowisku, że będzie ona zapewniać procedurę wewnętrznej kontroli biznesowej ustalającej wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług zapewniające autentyczność pochodzenia przechowywanych faktur, ich integralność i czytelność.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (pytanie nr 1 wniosku).

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach dokumentujących wydatki służbowe poniesione przez pracowników, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku naliczonego?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach dokumentujących wydatki służbowe poniesione przez pracowników, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, elektroniczne kopie (skany) faktur zakupowych przechowywane przez Spółkę będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Należy zaznaczyć, że ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U.2017. 1221 z późn. zm., dalej: ustawa o VAT) nawiązuje do sposobu postępowania z fakturami przez podatników jedynie w ograniczonym zakresie.

Zgodnie z definicją z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jednocześnie, zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Artykuł 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani do zapewniania odpowiednim organom podatkowych bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również do bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki, w przypadku spełnienia powyższych wymogów brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Muszą one jednakże spełniać warunki:

autentyczności pochodzenia,
integralności treści i
czytelności,

- być przechowywane aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Pojęcia autentyczności i integralności treści faktur zostały określone w art. 106m ustawy o VAT. Według tego przepisu przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, integralność treści została natomiast określona jako brak zmian w danych, które zawiera faktura.

Jednocześnie, art. 106m ust. 4 ustawy o VAT wskazuje, że integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy o VAT. Spółka pragnie również zauważyć, że w przepisach ustawy o VAT nie została zakazana zmiana formatu faktur otrzymywanych przez podatników.

Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur - należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony będzie w sytuacji przechowywania dokumentów w Systemie Spółki, gdyż: system, który Spółka zamierza wdrożyć gwarantuje: (i) pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury), (ii) niezmienności treści faktury oraz (iii) jej czytelności (przede wszystkim faktura w wersji elektronicznej nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniana oraz jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do papierowej wersji faktury), Spółka przechowywała będzie faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej Spółka będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych faktur.

Jednocześnie, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Negatywne przesłanki odliczenia określone zostały w art. 88 ustawy o VAT.

A zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego następuje, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony przy ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną podstawowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, nieprzechowywanie papierowych wersji faktur przez Spółkę (przy zarchiwizowaniu ich wersji elektronicznej w Systemie) nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

Ze względu na powyższe okoliczności, zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów dotyczących rozliczeń podróży służbowych, jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, przykładowo: w interpretacji z dnia 27 czerwca 2018 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.311.2018.2.ASZ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach wynikających z ustawy o VAT, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie zajdą wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy”.

W interpretacji z dnia 20 września 2017 r., nr 0112- KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „Przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

Podobnie stwierdził również w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., nr 0114- KDIP1- 1.4012.419.2017.2.KOM: „Przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami.

Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że fakt przechowywania zeskanowanych dokumentów jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisana procedurą (gdy papierowe wersje dokumentów zostaną zniszczone) nie ma wpływu na możliwość odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, jak również zachowania tego prawa w przyszłości ( po zniszczeniu dokumentów).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzeni przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) dalej rozporządzenie dot. faktur.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem.

Zatem, jeśli wygenerowany bilet dotyczący przejazdu na odległość co najmniej 50 km będzie zawierał elementy określone w cytowanym wyżej § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, będzie on uznawany za fakturę.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest polskim podmiotem, czynnym podatnikiem VAT, działającym w ramach grupy. Spółka prowadzi działalność w następujących obszarach:

lokalna dystrybucja towarów sygnowanych marką X do zewnętrznych klientów,
wdrażanie oraz realizacja projektów w zakresie innowacyjnych rozwiązań z obszaru automatyki budynkowej i komputerów przemysłowych,
działalność produkcyjna w zakładach.

W ramach wykonywania obowiązków służbowych, pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe, spotkania z kontrahentami oraz uczestniczą w sympozjach i kongresach związanych z obszarami w których działalność prowadzi Spółka, zarówno w Polsce jak i za granicą. Spółka w całości pokrywa koszty związane z realizacją opisanych powyżej obowiązków służbowych jej pracowników. Aktualnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami dokonywane jest manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez nich dokumentów źródłowych (tj. faktur i rachunków oraz innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety). Po dokonaniu rozliczenia, przedmiotowe dokumenty przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Z uwagi jednak na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i papierowa forma archiwizacji powyżej wskazanych dokumentów wiążą się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi. Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, a także minimalizację obciążeń administracyjnych z tym związanych, Spółka wdraża zintegrowany system pozwalający na elektroniczne zgłaszanie i rozliczanie wydatków pracowniczych, jak również elektroniczną archiwizację dokumentów z tym związanych. Przebieg procesu elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia i archiwizacji dokumentów pracowniczych przebiegał będzie w następujący sposób:

Każdy pracownik, w celu rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania oryginalnego dokumentu (np. faktury za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym obsługiwanym przez System, uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie jpg, jpeg, png itp.).
Wykonane przez pracowników skany będą musiały posiadać określoną jakość, zapewniającą pełną czytelność dokumentu. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego (np. faktury). Po zeskanowaniu i zapisaniu dokumentu, jego papierowa wersja zostanie zniszczona.
W kolejnym kroku, dla celów rozliczenia wydatków służbowych, pracownicy będą tworzyli w Systemie raporty wydatków, do których załączane będą skany opisanych powyżej dokumentów. Utworzony przez pracownika raport wydatków będzie składany elektronicznie i przesyłany do wewnętrznej weryfikacji oraz autoryzacji.
W dalszej kolejności, nastąpi weryfikacja merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków wraz załącznikami, w ramach którego weryfikowana będzie m.in. czytelność załączników (skanów) oraz prawidłowość wypełnienia wniosku.
Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków, wraz z załącznikami w formie skanów, będą gotowe do automatycznego zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo – księgowym Spółki.
Po dokonaniu rozliczenia raporty wraz z załącznikami w formie skanów będą archiwizowane, z możliwością podziału na konkretnego pracownika przy zachowaniu stosownej chronologii, bez możliwości ich edycji.

W odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych. Kontrole biznesowe będą pozwalały na wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Odbywać się to będzie poprzez: weryfikację kontrahentów, weryfikację, czy usługa została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki, posiadanie uzupełniających dokumentów takich jak: umowy, zamówienia, porozumienia. Dodatkowo Spółka weryfikować będzie kontrahentów pod kątem ich rejestracji jako czynnych podatników VAT. Ponadto pracownik otrzymujący fakturę dotyczącą delegacji będzie dokonywał kontroli biznesowej pod kątem merytorycznym i wartościowym poprzez weryfikację: podmiotu wystawiającego fakturę, czytelności i kompletności zawartych w niej danych, zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiednim zdarzeniem gospodarczym, zasadności kwoty wykazanej na fakturze, daty dokonania dostawy/wyświadczenia usługi. Tylko dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i zostaną zatwierdzone przez uprawnionego pracownika będą mogły być podstawą do ich zaksięgowania i rozpoznania dla celów podatkowych. Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewnią możliwość powiązania danego dokumentu z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi. W celu zapewnienia integralności i czytelności przechowywanych faktur w formie elektronicznej Spółka stosować będzie: odpowiednie narzędzia służące do skanowania, które pozwolą na uzyskanie wysokiej jakości obrazu będącego dokładnym odzwierciedleniem skanowanego dokumentu, zeskanowane dokumenty przechowywane będą w formacie pdf, który uniemożliwiał będzie dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji w treści dokumentu, pracownicy posiadający uprawnienia do dostępu do elektronicznych dokumentów będą mogli otworzyć je tylko w trybie podglądu, pobrania i wydruku. Dokumenty przechowywane będą przez cały okres wymagany przepisami prawa.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach dokumentujących wydatki służbowe poniesione przez pracowników, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku naliczonego.

Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca zarchiwizowane dokumenty będą mogły być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Na żądanie organu podatkowego, lub organu kontroli celno – skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich pobór i odczyt danych w nich zawartych. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Pracownik w celu rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania oryginalnego dokumentu (np. faktury za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym. Wykonane przez pracowników skany będą musiały posiadać określoną jakość, zapewniającą pełną czytelność dokumentu. Dla celów rozliczenia wydatków służbowych, pracownicy będą tworzyli w Systemie raporty wydatków, do których załączane będą skany opisanych powyżej dokumentów. Utworzony przez pracownika raport wydatków będzie składany elektronicznie i przesyłany do wewnętrznej weryfikacji oraz autoryzacji. Następnie pracownicy dokonają weryfikacji merytorycznej przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków wraz z załącznikami, w ramach którego weryfikowana będzie m.in. czytelność załączników (skanów) oraz prawidłowość wypełnienia wniosku. Po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków, wraz z załącznikami w formie skanów, będą gotowe do automatycznego zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo – księgowym Spółki. Po dokonaniu rozliczenia raporty wraz z załącznikami w formie skanów będą archiwizowane, z możliwością podziału na konkretnego pracownika przy zachowaniu stosownej chronologii, bez możliwości ich edycji.

Jak z wniosku wynika Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które będą pozwalały na wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Odbywać się to będzie poprzez: weryfikację kontrahentów, weryfikację, czy usługa została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki. Ponadto pracownik otrzymujący fakturę dotyczącą delegacji będzie dokonywał kontroli biznesowej pod kątem merytorycznym i wartościowym poprzez weryfikację: podmiotu wystawiającego fakturę, czytelności i kompletności zawartych w niej danych, zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiednim zdarzeniem gospodarczym, zasadności kwoty wykazanej na fakturze, daty dokonania dostawy/wyświadczenia usługi.

Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT nabywającym towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane fakturami. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku dokumentują wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki. Jak wskazał Wnioskodawca Spółka w całości pokrywa koszty związane z realizacją obowiązków służbowych pracowników.

Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Ponadto należy zauważyć, że kwota podatku naliczonego podlegająca odliczeniu wynikać może jedynie z otrzymanej przez podatnika faktury. Tym samym jeżeli wygenerowany bilet dotyczący przejazdu na odległość co najmniej 50 km będzie zawierał elementy określone w cytowanym wyżej § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, będzie on uznawany za fakturę, a kwota podatku naliczonego uwzględniona w paragonie czy bilecie będzie podlegała odliczeniu.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Spółka ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w zeskanowanych fakturach jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin