2018.08.23 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-2.4012.432.2018.1.MN
z 23 sierpnia 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 czerwca 2018 r. (data wpływu 25 czerwca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania otrzymanych przez Spółkę papierowych faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do doliczenia podatku naliczonego jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25 czerwca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania otrzymanych przez Spółkę papierowych faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do doliczenia podatku naliczonego jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

V. sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem VAT, w tym również dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych. Wnioskodawca jest podmiotem wchodzącym w skład międzynarodowej grupy kapitałowej zajmującej się projektowaniem, produkcją oraz sprzedażą specjalistycznych wyrobów ceramicznych i systemów kontroli dla przemysłu. Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Część faktur jest przysyłanych przez dostawców w formie elektronicznej, część w formie papierowej.

W celu zarządzania i usprawniania procesu księgowania i przechowywania faktur, Spółka wdrożyła system w formie wyspecjalizowanej do tego celu aplikacji do automatyzacji księgowań faktur zakupowych poprzez ich digitalizację oraz wprowadzenie do wewnętrznego systemu informatycznego [dalej: „System A”]. Wykorzystywana przez Wnioskodawcę aplikacja posiada różne sposoby wprowadzenia do niej faktur zakupowych:

poprzez skanowanie otrzymanych w formie papierowej faktur do formatu PDF, a następnie wykorzystanie technologii OCR w celu rozpoznania tekstu faktury i wprowadzenie do aplikacji,
poprzez wystawienie faktury zakupowej przez sprzedawcę bezpośrednio za pomocą aplikacji, do której dostęp ma zarówno sprzedawca, jak i Spółka (z takimi kontrahentami Wnioskodawca podpisuje dodatkowe porozumienie, z którego wynika, że fakturę stanowi zestaw danych wprowadzony do aplikacji).

W każdym z powyższych przypadków, otrzymana przez Spółkę faktura trafia do wykorzystywanej aplikacji i jest ostatecznie księgowana w wewnętrznym systemie planowania i zarządzania zasobami.

Równolegle, obok Systemu A, Wnioskodawca wdraża dwa dodatkowe systemy umożliwiające przechowywanie faktur w formie elektronicznej.

W ramach transakcji z podmiotami powiązanymi, wchodzącymi w skład grupy kapitałowej do której należy Spółka, wykorzystywany będzie system EDI [dalej: „System B”]. Wnioskodawca oraz druga strona transakcji podłączeni są do systemu EDI, będącego standardem współczesnego biznesu i przedmiotem zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych. System ten umożliwia sprawną obsługę dokumentów elektronicznych. Moduł konwersji tłumaczy przesyłane komunikaty z formatu systemu informatycznego stron transakcji, na wspólny dla całej sieci standardowy format EDI. Faktura dokumentująca daną transakcje w sposób automatyczny przesyłana jest do Spółki poprzez system EDI. Następnie dokument jest tłumaczony z postaci EDI do formatu stosowanego przez system informatyczny Spółki, księgowany oraz archiwizowany w tym systemie.

Pozostałe faktury, które nie będą trafiały do Systemu A lub Systemu B będą przechowywane poprzez wykorzystanie aplikacji do księgowania faktur zakupowych obsługiwanej przez podmiot trzeci, niezależnego dostawcę usług księgowych [dalej: „System C”]. W ramach tego systemu dokumenty w formie papierowej oraz dokumenty w formacie PDF będą trafiały bezpośrednio do podmiotu trzeciego, który posiada własny system księgowania i przechowywania dokumentów. Faktury otrzymane w formie papierowej będą przez podmiot trzeci skanowane i wprowadzane do obsługiwanej przez niego aplikacji. Spółka będzie miała stały dostęp do przechowywanych w ten sposób faktur poprzez stronę internetową po zalogowaniu się na przypisane jej konto.

Wskazane systemy, w których przechowywane będą faktury w formie elektronicznej pozwalają na odnalezienie konkretnej faktury. Każda faktura niezależnie od systemu, w którym będzie przechowywana, będzie możliwa do znalezienia poprzez systemowy numer księgowy SAP. Ponadto, numer SAP będzie wskazywał, w którym systemie znajduje się dana faktura. Dokumenty zakupowe rejestrowane są bowiem w SAP w seriach i każda seria przyporządkowana jest danemu systemowi przechowywania faktur. System jest oznaczany trzycyfrowym kodem (pierwsze trzy cyfry numeru faktury).

W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a ewentualny skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający dostęp on-line do tych faktur.

W przypadku kontroli, na życzenie organu podatkowego, będzie można wyszukać poszczególne faktury zgrupowane w rejestrze VAT dotyczącym konkretnego okresu. Można więc uznać, że faktury będą przechowywane w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe (choć w trzech różnych systemach). Organ podatkowy będzie mógł również zalogować się do każdego systemu, czy to korzystając z usług oddelegowanego do obsługi kontroli pracownika Spółki, czy też korzystając z dedykowanego stanowiska komputerowego, aby pobrać poszczególne faktury i przetwarzać zawarte w nich dane.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy w przypadku faktur otrzymanych papierowo i skanowanych w Spółce lub przez podmiot trzeci, świadczący na rzecz Spółki usługi księgowe [System A oraz System C], dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i oddanie do zniszczenia papierowych wersji?
Czy w przypadku faktur otrzymanych papierowo i skanowanych w Spółce lub przez podmiot trzeci, świadczący na rzecz Spółki usługi księgowe, w razie twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1 oraz w sytuacji gdy faktury będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej [Systemy A, B i C], Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego, w związku z przechowywaniem faktur w postaci elektronicznej?
Czy Spółka przechowując faktury wyłącznie w formie elektronicznej w opisanych w zdarzeniu przyszłym Systemach spełni warunki określone w art. 112a ustawy o VAT, w tym wymogi dotyczące dostępu do faktur dla organu podatkowego?

Stanowisko Wnioskodawcy:

W ocenie Spółki, w świetle obowiązujących przepisów, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Art. 2 pkt 32 ustawy o VAT definiuje fakturę elektroniczną jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem: • podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury; • przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; • przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura; • autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między faktura a dostawa towarów lub świadczeniem usług.

Ponadto, w myśl art. 106m ust. 5 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane w szczególności, w przypadku wykorzystania m.in. elektronicznej wymiany danych (EDI).

Cytowane regulacje są jedynymi, które nawiązują do kwestii procedur związanych z postępowaniem z fakturami przez podatników. Z tego względu w ocenie Wnioskodawcy z obecnie obowiązujących przepisów nie wynika, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania faktur wyłączanie w formie elektronicznej. Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur – od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Jak wyjaśniono, archiwizowanie faktur w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich danych (nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych, które powinna zawierać faktura), natomiast autentyczność pochodzenia będzie przejawiała się tym, że Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do skanowania faktur, będą one czytelne.

Wskazania wymaga, że poprzez wykorzystanie opisanych Systemów w zdarzeniu przyszłym Spółka będzie przechowywać faktury w sposób zapewniający możliwość ich odszukania. W każdym z wykorzystywanych Systemów Spółka będzie mogła odszukać fakturę dokumentującą konkretną transakcję poprzez wykorzystanie numeru SAP, który każdorazowo jest przypisany do indywidualnej faktury i konkretnego Systemu, w którym dana faktura się znajduje. Dla dostępności faktur dla Spółki nie powinien mleć znaczenia fakt, że w Systemie C faktury w formie elektronicznej przechowywane są przez podmiot trzeci. Spółka podobnie Jak w przypadku Systemu A i B będzie miała dostęp do tych faktur w każdym momencie poprzez wykorzystanie odpowiedniej strony internetowej (zamierza też je odpowiednio archiwizować).

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Warunki: zapewnienia autentyczności, integralności treści i czytelności faktur, będą zdaniem Spółki w omawianym zdarzeniu przyszłym spełnione. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych wypowiadających się w analogicznych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, iż przechowywanie faktur w formie elektronicznej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe: • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 października 2017 roku o sygn. 0114-KDIP1-1.4012.457.2017.1.LM; • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2017 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.398.2017.1.JF; • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2017 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.412.2017.2.JF; • interpretacja Indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 marca 2018 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF. Z przytoczonych interpretacji wynika jednoznaczne stanowisko organów podatkowych, zgodnie z którym przechowywanie faktur w postaci elektronicznej należy uznać za dopuszczalne, jeżeli spełnione są warunki ich przechowywania zapewniające łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność ich treści od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad. 2

Spółka stoi na stanowisku, że zachowa prawo do odliczania VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2).

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. 1) powstał obowiązek podatkowy, 2) faktura została otrzymana, 3) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i 4) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury bądź zrównane z nimi dokumenty w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia (pod ogólnymi warunkami, wskazanymi powyżej), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w przyjętej przez organy podatkowe linii interpretacyjnej. Tytułem przykładu należy wskazać następujące interpretacje indywidualne potwierdzające stanowisko Wnioskodawcy: • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej z 26 września 2017 roku o sygn. 0114-KDIP1-1.4012.404.2017.2.DG; • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej z 21 listopada 2017 roku o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.415.2017.2.AP; • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej z 15 listopada 2017 roku o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.412.2017.1.IT; • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 marca 2018 roku o sygn. 0111-KDIB3-3.4012.13.2018.1.PK.

W przywołanych interpretacjach indywidualnych organy podatkowe podkreśliły, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy zostaną spełnione określone warunki. Natomiast, co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej z wykorzystaniem opisanych Systemów jest zgodne z art. 112a ustawy o VAT.

Art. 112a ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, a także otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu Ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wymogi te należy uznać za spełnione zarówno w przypadku Systemu A, jak i B oraz C. W przypadku kontroli, na życzenie organu podatkowego, będzie można wyszukać poszczególne faktury zgrupowane w rejestrze VAT dotyczącym konkretnego okresu. Można więc uznać, że faktury będą przechowywane w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe (choć w trzech różnych systemach). Będzie też zachowana autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Organ podatkowy będzie mógł również zalogować się do każdego systemu, czy to korzystając z usług oddelegowanego do obsługi kontroli pracownika Spółki, czy też korzystając z dedykowanego stanowiska komputerowego, aby pobrać poszczególne faktury i przetwarzać zawarte w nich dane. Oznacza to, że spełniona będzie dyspozycja art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

Mając powyższe na uwadze oraz fakt, że Spółka będzie przechowywać faktury przez okres czasu wymagany przez ustawę o VAT, należy stwierdzić, że planowany system przechowywania faktur elektronicznych jest zgodny z art. 112a ustawy o VAT.

Spółka wnosi o potwierdzenie przestawionego stanowiska w interpretacji indywidualnej, o którą występuje niniejszym wnioskiem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm.) zwanej dalej ustawą – przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z treści wniosku wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Część faktur jest przysyłanych przez dostawców w formie elektronicznej, część w formie papierowej. W celu zarządzania i usprawniania procesu księgowania i przechowywania faktur, Spółka wdrożyła system w formie wyspecjalizowanej do tego celu aplikacji do automatyzacji księgowań faktur zakupowych poprzez ich digitalizację oraz wprowadzenie do wewnętrznego systemu informatycznego [dalej: „System A”]. Wykorzystywana przez Wnioskodawcę aplikacja posiada różne sposoby wprowadzenia do niej faktur zakupowych:

poprzez skanowanie otrzymanych w formie papierowej faktur do formatu PDF, a następnie wykorzystanie technologii OCR w celu rozpoznania tekstu faktury i wprowadzenie do aplikacji,
poprzez wystawienie faktury zakupowej przez sprzedawcę bezpośrednio za pomocą aplikacji, do której dostęp ma zarówno sprzedawca, jak i Spółka (z takimi kontrahentami Wnioskodawca podpisuje dodatkowe porozumienie, z którego wynika, że fakturę stanowi zestaw danych wprowadzony do aplikacji).

W każdym z powyższych przypadków, otrzymana przez Spółkę faktura trafia do wykorzystywanej aplikacji i jest ostatecznie księgowana w wewnętrznym systemie planowania i zarządzania zasobami.

Równolegle, obok Systemu A, Wnioskodawca wdraża dwa dodatkowe systemy umożliwiające przechowywanie faktur w formie elektronicznej.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.

W opisie sprawy Wnioskodawca jednoznacznie wskazał, że w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a ewentualny skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający dostęp on-line do tych faktur. W przypadku kontroli, na życzenie organu podatkowego, będzie można wyszukać poszczególne faktury zgrupowane w rejestrze VAT dotyczącym konkretnego okresu. Można więc uznać, że faktury będą przechowywane w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe (choć w trzech różnych systemach). Organ podatkowy będzie mógł również zalogować się do każdego systemu, czy to korzystając z usług oddelegowanego do obsługi kontroli pracownika Spółki, czy też korzystając z dedykowanego stanowiska komputerowego, aby pobrać poszczególne faktury i przetwarzać zawarte w nich dane.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwia dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego oraz jeżeli faktury faktycznie przechowywane są w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe – to takie przechowywanie jest zgodne z powołanymi przepisami (w tym z art. 112a ustawy), a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Zatem stanowisko Spółki w zakresie przechowywania faktur oznaczone we wniosku numerami 1 i 3 jest prawidłowe.

Wątpliwość Spółki dotyczy również zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach po zniszczeniu ich papierowych oryginałów jeśli przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wobec tego należy stwierdzić, że otrzymywane w formie papierowej faktury przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

W konsekwencji fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (pytań) Wnioskodawcy. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Końcowo zaznacza się, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego zdarzenia przyszłego, co oznacza, że jeżeli w toku przeprowadzonego postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej zostanie ustalony inny stan interpretacja nie wywoła skutku prawnego. W związku z powyższym, interpretacja traci aktualność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin