Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.440.2018.2.PR
z 7 września 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 czerwca 2018 r. (data wpływu 4 lipca 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 10 lipca 2018 r. (data wpływu 13 lipca 2018 r.) oraz pismem z dnia 23 sierpnia 2018 r. (data wpływu 29 sierpnia 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości prowadzonej elektronicznej archiwizacji oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 lipca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości prowadzonej elektronicznej archiwizacji oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 10 lipca 2018 r. (data wpływu 13 lipca 2018 r.) o aktualne oświadczenie, o którym mowa w art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej oraz pismem z dnia 23 sierpnia 2018 r. (data wpływu 29 sierpnia 2018 r.) o dowód wpłaty brakującej opłaty.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Spółka jest częścią międzynarodowej grupy kapitałowej A („Grupa”) zajmującej się m.in. dostarczaniem indywidualnych rozwiązań dla segmentu intralogistyki. Spółka wdraża inteligentne zarządzanie sprzętem magazynowym, oprogramowaniem i usługami. Dostarcza również różnego rodzaju wózki widłowe, na potrzeby swoich klientów. Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowana na terytorium kraju, jako podatnik podatku od towarów i usług („VAT”).

Znaczną część pracowników Spółki stanowią tzw. „pracownicy terenowi”, tj. handlowcy i technicy. Podczas wyjazdów związanych z pełnieniem obowiązków służbowych, pracownicy terenowi nabywają w imieniu i na rzecz Spółki różnego rodzaju towary i usługi, które związane są z działalnością gospodarczą Spółki na rzecz jej kontrahentów („Kontrahenci”). Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT (oraz innymi dokumentami dotyczącymi transakcji – rachunkami, paragonami) wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej. Następnie, otrzymywane przez pracowników terenowych faktury są skanowane lub robione jest ich wysokiej jakości zdjęcie (obraz elektroniczny) i wprowadzane do systemu elektronicznego Spółki przy użyciu specjalnego protokołu elektronicznego.

Po uprzednim zgłoszeniu kosztu w systemie Spółki oraz wprowadzeniu faktury kosztowej do systemu, oryginały faktur wysyłane są przez pracowników terenowych na adres siedziby Spółki, do działu finansowego. Rzeczone faktury oznaczane są datą wpływu w momencie ich otrzymania przez Spółkę. Pracownicy działu finansowego odpowiedzialni są za odbiór, dekretację, księgowanie i archiwizowanie oryginałów dokumentów, zgodnie z przepisami prawa oraz obowiązującymi w Spółce procedurami.

Przechowywanie faktur otrzymanych od Kontrahentów w wersji papierowej odbywa się dwupoziomowo:

• w wersji papierowej – w siedzibie Spółki, oraz
• w wersji elektronicznej – w formie skanu lub wysokiej jakości zdjęcia (obrazu elektronicznego) oryginalnego dokumentu przechowywanego na serwerze używanym przez Spółkę.
  
  

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur w oryginalnej formie przez pracowników działu finansowego w siedzibie Spółki. W rezultacie, faktury otrzymywane od Kontrahentów, wprowadzane do systemów Spółki, następnie byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej (w formie skanów lub zdjęć oryginalnych dokumentów).

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów:

1. Pracownicy terenowi otrzymywać będą fakturę od Kontrahenta w wersji papierowej, następnie, jak to odbywa się dotychczas, wprowadzaną do systemu Spółki przy użyciu specjalnego protokołu elektronicznego.
2. Wprowadzona faktura będzie każdorazowa oznaczana właściwą datą jej otrzymania przez pracowników działu finansowego Spółki i równocześnie będzie weryfikowana przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem prawidłowości danych dostawcy/nabywcy usług lub towarów oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi na zamówieniu – co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług – Spółka ma zatem każdorazowo pewność co do tożsamości dostawcy. Poszczególnym fakturom nadany zostanie jednocześnie odpowiedni numer dokumentu.
3. Faktury wprowadzone do systemu Spółki będą następnie odpowiednio księgowane na potrzeby lokalnej sprawozdawczości finansowej i rozliczeń podatku VAT.
4. System umożliwiał będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści.
5. Po wyprowadzeniu skanów lub zdjęć dokumentów do systemu Spółki, pierwotne wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i podlegały będą zniszczeniu bezpośrednio w miejscu ich skanowania lub tworzenia zdjęć – obrazu elektronicznego (tj. będą niszczone przez pracowników terenowych Spółki). Dokumenty archiwizowane będą w systemie, do którego dostęp mają tylko wskazane osoby – krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony. Przechowywanie otrzymanych faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia (stworzenie obrazu elektronicznego) faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
6. Za pośrednictwem systemu Spółki zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej – w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub – na żądanie organu – wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.
   
   

Ponadto, Spółka obejmie rozważanym modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów również dokumenty inne niż faktury, takie jak np. zestawienia wydatków pracowniczych (w tym m.in. rachunki, paragony, dokumentujące poniesione koszty w trakcie pełnienia obowiązków służbowych), dokumenty przewozowe itp. Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje faktur lub pozostałych dokumentów zawierały będą dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich pierwotnych (oryginalnych) wersjach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

Powyższy stan będzie gwarantował oraz zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Opisana w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym elektroniczna archiwizacja dokumentów jest zgodna z przepisami art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur?
2. Przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartymi w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą – Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu lub wysokiej jakości zdjęcia (obrazu elektronicznego) oryginalnego dokumentu?
3. Zdaniem Wnioskodawcy, opisana w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym elektroniczna archiwizacja jest zgodna z przepisami art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.
4. Zdaniem Wnioskodawcy, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą – Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu lub zdjęcia oryginalnego dokumentu.
   
   

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1

Regulacje w zakresie podatku VAT dotyczące zasad przechowywania faktur zostały zawarte przede wszystkim w art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy o VAT. Zgodnie z ww. regulacjami, podatnicy są obowiązani przechowywać dokumenty (w szczególności faktury) związane z rozliczaniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co do zasady, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Niemniej, ograniczenie powyższe nie ma zastosowania w stosunku do faktur, które przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający właściwym organom dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy mają obowiązek zapewnić organom (na żądanie) bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się w sposób bezpośredni do kwestii możliwości przechowywania faktur wyłącznie w formie cyfrowego skanu faktury lub wysokiej jakości zdjęcia (obrazu elektronicznego). Obecnie obowiązujące regulacje nie przewidują jednak żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty takie powinny być przechowywane – w szczególności z obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek przechowywania faktur w postaci, w której zostały one wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci). Tym samym, należy uznać, że przepisy nie wykluczają możliwości przechowywania w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów lub wysokiej jakości zdjęcia – obrazu elektronicznego oryginalnych dokumentów) faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej – o ile spełnione zostaną wymogi archiwizowania dokumentów określone w cytowanych powyżej przepisach.

Ponieważ przepisy nie precyzują jakiej formy (papierowej czy elektronicznej) przechowywania dokumentów dotyczą opisane w ww. przepisach warunki przechowywania dokumentów, należy uznać, że powinny być one spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej jak i elektronicznej.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne brzmienie przepisów ustawy o VAT w zakresie zasad przechowywania faktur, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile spełnione są łącznie następujące warunki:

1. faktury przechowywane będą do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku,
2. faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
3. zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,
4. faktury przechowywane będą w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Zdaniem Spółki, opisana w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, co zostało szczegółowo opisane poniżej.

Ad a) Przechowywanie dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane na serwerach używanych przez Spółkę w okresie wymaganym przepisami prawa. Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

Ad b) Przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie

W rozważanym modelu faktury przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy. Wykorzystywany do ww. celów system informatyczny umożliwiał będzie użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych, w tym np. do dokumentów dotyczących określonego miesiąca.

Tym samym w ocenie Spółki, rozważany model archiwizacji dokumentów spełniał będzie warunek przechowywania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ponadto, również warunek przechowywania dokumentów w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony. W szczególności, łatwość odszukania i zapoznania się z konkretnymi fakturami lub ich zbiorami gwarantowane będą bowiem przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów, jak również z uwagi na istniejącą funkcjonalność systemu pozwalającą na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (np. kryterium dostawcy).

Każda zeskanowana lub sfotografowana wersja faktury otrzymywała będzie unikatowy numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub nr faktury). Uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę przede wszystkim na podstawie numeru dostawcy lub okresu rozliczeniowego.

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki przechowywania faktur:

• w podziale na okresy rozliczeniowe, oraz
• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
  
  

Ad c) Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania

Zgodnie z przepisem art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

• autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,
• integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
  
  

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza: „łatwy do odczytania”, „zrozumiały” (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).

W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, w analizowanej sytuacji:

• dokumenty będą każdorazowo oznaczane właściwą datą ich otrzymania przez Spółkę a następnie weryfikowane przez pracowników działu finansowego Spółki pod kątem prawidłowości danych dostawcy/nabywcy usług lub towarów oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi na zamówieniu – co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług – Spółka ma zatem każdorazowo pewność co do tożsamości dostawcy;
• po przeprowadzonej weryfikacji dokumenty będą skanowane lub fotografowane, a stosowany przez Spółkę nieedytowalny format PDF uniemożliwiał będzie modyfikację informacji zawartych na fakturach i innych dowodach księgowych, co gwarantuje niezmienność i integralność treści w nich zawartych. Format PDF (skan) lub w przypadku zdjęcia JPG, JPEG, PGN i inne formaty graficzne, prezentuje treść e-faktury oraz innych dowodów księgowych w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewniając jednocześnie czytelność obrazu e-faktury i innych dowodów księgowych, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym;
• elektroniczny obraz faktury, który będzie możliwy do odczytu i wydrukowania w każdym czasie będzie zatem tożsamy z oryginalną, pierwotnie otrzymaną fakturą;
• dokumenty archiwizowane będą w systemie, do którego dostęp mają tylko wskazane osoby – krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony;
• czytelność e-faktur zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie wysokiej jakości urządzeń do skanowania/wprowadzania faktur lub aparatów fotograficznych gwarantującego wysoką jakość obrazu;
• przechowywanie otrzymanych/wystawionych faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie lub stworzenie zdjęcia (obrazu elektronicznego) faktur zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
  
  

Wskazana powyżej procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów, którą Spółka wprowadzi, gwarantująca m.in.:

• autoryzację dostępu do przechowywanych faktur,
• dostęp do faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,
• ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z fakturami,
• stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu PDF (lub w przypadku zdjęcia JPG, JPEG, PGN i innych formatów graficznych),

– pozwoli zatem Spółce zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zgodnie z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

W związku z powyższym, wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania należy uznać za spełniony.

Ad d) Przechowywanie faktur w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepis art. 112a ust. 2 ustawy o VAT przewiduje, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (tak jak Spółka) są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (tj. Polski). Jednakże ust. 3 powyższej regulacji przewiduje wyjątek od powyższej zasady wskazując, iż przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto, art. 112a ust. 4 ustawy o VAT precyzuje dodatkowy wymóg, iż podatnicy przechowujący faktury w formie elektronicznej muszą zapewnić, na żądanie organu podatkowego, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym zakresie Spółka pragnie wskazać, że rozważany system archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych.

W ocenie Spółki, pojęcie „dostęp on-line” nie powinno być rozumiane jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu on-line do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy/kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy.

Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD, pamięci USB (tzw. pendrive), w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami proceduralnymi Ordynacji podatkowej.

Biorąc pod uwagę przywołane powyżej regulacje, Spółka wskazuje, że planowany model archiwizacji i przechowywania dokumentów zakłada, że za pośrednictwem systemu Spółki zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej – w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie każdorazowo niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub – na żądanie organu – wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Stanowisko, zgodnie z którym przechowywanie faktur w formie skanów dokumentów spełnia warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdza jednolita linia interpretacyjna Ministra Finansów, przykładowo:

• Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z dnia 31 października 2017 r. znak: 0114-KDIP1-3.4012.376.2017.1.JF, cyt: „Jak Spółka wskazuje w zastosowanym systemie przechowywania faktur Spółka zapewni: (i) autentyczność pochodzenia – dokumenty będą każdorazowo oznaczane datą ich otrzymania i weryfikowane przez wyznaczone osoby w Spółce lub Biurze Księgowymi pod kątem prawidłowości danych dostawcy/nabywcy usług lub towarów oraz weryfikowane wyłącznie przez Spółkę pod kątem zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi na zamówieniu – co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług – Spółka ma zatem każdorazowo pewność co do tożsamości dostawcy; (ii) integralność treści – elektroniczne wersje faktur (faktur korygujących) zawierały będą tę samą treść, która zawarta była w ich pierwotnych (oryginalnych) wersjach (faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, tj. po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści); dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, a dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie ograniczony wyłącznie do wskazanych osób), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem; (iii) czytelność faktur (przechowywanie faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania, (iv) łatwe odszukanie – zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku; możliwe będzie przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury (fakturom nadany zostanie numer dokumentu). Ponadto wskazano, że system umożliwiał będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub – na żądanie organu – wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Wskazano również, że rozważany system archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur. (...) Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur”.
• Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2016 r. znak: 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.JNa, cyt.: „Procedura przechowywania obejmowała będzie przesłanie w formacie PDF Zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi »metrykę« np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone (...). Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej (...). Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.
• Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 września 2016 r., znak: IBPP2/4512-402/16-1/ICZ, cyt.: „Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu (...). Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności data faktury (...). Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe (...). Przechowywanie faktur w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) jest zgodne z powyższymi przepisami”.
  
  

Mając na uwadze powyższe w ocenie Spółki należy uznać, że opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłymi elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów lub zdjęć (obrazów elektronicznych) oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Ad 2

Zdaniem Spółki, jeżeli spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą – Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej (w tym w formie skanów lub zdjęć oryginalnych dokumentów). Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 86 ust. 1, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku, określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 10, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Natomiast w przypadku gdy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi, to zgodnie z art. 86 ust. 10b prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Dodatkowo, art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog towarów i usług, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego. Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest zatem na gruncie obowiązujących regulacji VAT uzależnione od łącznego spełnienia trzech podstawowych przesłanek:

1. dysponowania przez podatnika fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług;
2. wykorzystywania przez podatnika zakupionych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT);
3. nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony przy ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. W szczególności, w tym zakresie na równi traktowane są zarówno faktura papierowa jak i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne). Na prawo do odliczenia nie ma, w ocenie Spółki, żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa wystawiona i przesłana przez Kontrahenta w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu rozważanej procedury archiwizacji, wskazanej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Jak Spółka wskazywała w uzasadnieniu do pytania 1, w opinii Spółki, polskie regulacje VAT pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur.

W konsekwencji, w ocenie Spółki, za poprawne należy uznać stanowisko, zgodnie z którym, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku na gruncie ustawy o VAT (wskazane w punkcie ii) oraz iii) powyżej), Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, w tym na podstawie faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w elektronicznym archiwum (tj. formie elektronicznych skanów lub zdjęć – obrazu elektronicznego oryginalnych dokumentów).

Stanowisko Spółki w tym zakresie znajduje poparcie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Ministra Finansów. Dla przykładu, w interpretacji Ministra Finansów wydanej za pośrednictwem Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z dnia 31 października 2017 r. znak: 0114-KDIP1-3.4012.376.2017.1JF, cyt: „Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, w tym na podstawie faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w elektronicznym archiwum (tj. formie elektronicznych skanów oryginalnych dokumentów)”.

Dodatkowo organy orzekły podobnie w indywidualnych interpretacjach prawa podatkowego:

• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2017 r. (znak: 2461-IBPP2.4512.1013.2016.3.BW),
• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2016 r. (znak: 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa),
• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lipca 2016 r. (znak: IPPP2/4512-392/16-2/MT).
  
  

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
  
  

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.