Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy
ITPP3/443-654/14/AT
z 27 stycznia 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2014 r. (data wpływu 12 listopada 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF w formie skanu, wydrukowanych następnie i przechowywanych w postaci papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 listopada 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF w formie skanu, wydrukowanych następnie i przechowywanych w postaci papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest producentem stolarki drzwiowej, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonuje zakupów od kontrahentów. Zakupy są wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wnioskodawca zamierza wyrazić w wymaganej przez przepisy formie akceptację na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu, tj. kontrahent będzie generował fakturę w swoim systemie, następnie ją drukował, po czym skanował i wysyłał na wskazany przez Wnioskodawcę adres poczty elektronicznej. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Wnioskodawca zamierza drukować i przechowywać w formacie papierowym w swojej dokumentacji. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu z którego został wysłany e-mail z fakturą. Wnioskodawca wskazuje, że przesłane faktury w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy faktury przesłane Wnioskodawcy przez kontrahenta w formacie PDF, w formie skanu, a następnie wydrukowane i przechowywane w formie papierowej, uprawniają do dokonania odliczenia VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarowi usług.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Pozostałe uregulowania odnośnie faktur elektronicznych zawarte zostały w przepisach art. 106m i art. 106n ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106n ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Wnioskodawca wyrazi akceptację na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu na wskazany przez Wnioskodawcę adres poczty elektronicznej. Natomiast art. 106m ustawy o VAT wskazuje, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wnioskodawca deklaruje, że zapewniona będzie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktury. Wnioskodawca otrzymane faktury będzie drukować i przechowywać w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe, do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób pozwalający ich łatwe odszukanie i bezzwłoczny do nich dostęp organów podatkowych. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. przepisy prawa dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu. Proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania w formie papierowej spełni warunki autentyczności pochodzenia i integralności.

Wnioskodawca uważa, że będzie Jemu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z ww. faktur bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej z zachowaniem wskazanych wyżej regulacji prawnych uprawnia Wnioskodawcę do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Dodatkowo, Wnioskodawca wskazuje, że powyższe stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 28 maja 2014 r., nr XXXXX/XXX-XXX/XX/XX wydanej dla poprzednika prawnego przed przekształceniem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej „ustawą” – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a) powołanego artykułu wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Nadmienić należy, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.

Jak stanowi art. 2 ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

(...)

31. fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
32. fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

(...).

W świetle art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W świetle art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, zwrot „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Według art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

• w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Należy w tym miejscu także wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – Pojęcie faktury). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112).

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 233 (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

Na podstawie art. 233 ust. 1 Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.

Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

„Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

„Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Zgodnie z art. 233 ust. 2 Dyrektywy, poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:

1. zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;
2. elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

W złożonym wniosku poinformowano, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonuje zakupów od kontrahentów. Zakupy są wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Zamierza wyrazić w wymaganej przez przepisy formie akceptację na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu, tj. kontrahent będzie generował fakturę w swoim systemie, następnie ją drukował, po czym skanował i wysyłał na wskazany przez Wnioskodawcę adres poczty elektronicznej. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Wnioskodawca zamierza drukować i przechowywać w formacie papierowym w swojej dokumentacji. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu z którego został wysłany e-mail z fakturą. Przesłane faktury w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiazaniu z przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym należy stwierdzić, że sposób przechowywania faktur powinien zostać zapewniony przez Wnioskodawcę w szczególności z uwzględnieniem przepisów art. 106m i 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym, przy założeniu, że takie warunki zostaną spełnione, Wnioskodawca uprawniony będzie do przechowywania wydrukowanych faktur otrzymanych uprzednio w formie elektronicznej w formacie PDF w formie skanu dokumentów w postaci papierowej.

Niemniej jednak ocenę prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie papierowej po uprzednim ich wydrukowaniu oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności przechowywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Na tle powyższych uwag uznać należy – przy założeniu zagwarantowania przez Wnioskodawcę: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych – że faktury otrzymywane w formacie PDF w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymanie faktur w formacie PDF, a następnie ich wydrukowanie i przechowywanie w takiej postaci jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.