Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP3/4512-425/15-2/SM
z 15 lipca 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku złożonym w dniu 19 maja 2015 r. (data wpływu 21 maja 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, obrotu i przechowywania faktur VAT i prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, obrotu i przechowywania faktur VAT i prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako „Spółka”) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej jako „VAT”). Wybrane czynności operacyjne związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych Spółki Spółka powierzyła na podstawie stosownej umowy wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu (dalej jako „Podmiot Zewnętrzny”). W zakresie fakturowania obowiązki Podmiotu Zewnętrznego obejmują księgowanie faktur zakupowych, w tym faktur korygujących, wystawionych na rzecz Spółki oraz skanowanie niektórych z tych faktur.

Dostęp do systemów informatycznych wykorzystywanych w procesie fakturowania (obejmującym faktury korygujące), w tym finansowo-księgowego Spółki i systemu archiwizacyjnego, mają wyłącznie uprawnieni pracownicy Spółki i Podmiotu Zewnętrznego według ściśle nadanych im ról biznesowych, po zalogowaniu przy użyciu indywidualnego loginu oraz hasła dostępu. Tylko tacy uprawnieni użytkownicy mogą wprowadzać dane względnie modyfikować dane (w niezbędnym zakresie) wykorzystywane w procesie wystawiania i otrzymywania przez Spółkę faktur, w tym faktur korygujących (dalej łącznie faktury pierwotne i faktury korygujące jako „Faktury”). Ograniczony dostęp do ww. systemów informatycznych i odpowiednio przypisany poziom autoryzacji gwarantują brak możliwości zmiany w dokumentach.

W związku z prowadzoną działalnością Spółka zawiera i zamierza zawierać umowy sprzedaży i zakupu towarów i usług z polskimi i zagranicznymi podmiotami należącymi do grupy kapitałowej (dalej jako „Grupa”), do której należy Spółka (dalej pojedynczo jako „Podmiot Powiązany” albo łącznie jako „Podmioty Powiązane”) oraz polskimi i zagranicznymi podmiotami trzecimi (dalej pojedynczo jako „Podmiot Niepowiązany” albo łącznie jako „Podmioty Niepowiązane”). Dostawy towarów i usług na rzecz Spółki oraz dokonywane przez Spółkę są dokumentowane Fakturami, przy czym niektóre z tych Faktur mają formę elektroniczną.

1. Stan faktyczny
   
   

1.1. Faktury sprzedażowe

1.1.1. Wystawianie Faktur na rzecz Podmiotów Powiązanych

W ramach Grupy funkcjonuje ujednolicony system elektronicznego obrotu Faktur (dalej jako „System”) oparty na elektronicznej wymianie danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

System jest bezpośrednio powiązany z systemem finansowo-księgowym Spółki (dalej jako „SAP”).

Faktury sprzedażowe na rzecz Podmiotów Powiązanych są generowane i automatycznie księgowane w SAP oraz bezpośrednio przekazywane Podmiotowi Powiązanemu będącemu adresatem danej Faktury za pośrednictwem Systemu w oparciu o EDI.

Wygenerowane przez Spółkę Faktury sprzedażowe na rzecz Podmiotów Powiązanych przez pierwszy rok od daty wystawienia pozostają dostępne w ramach SAP w formacie PDF. W takim też formacie są udostępnianie do odtworzenia. Po upływie jednego roku, przedmiotowe Faktury są dostępne w ramach tzw. archiwum SAP, również do odtworzenia w formacie PDF co najmniej przez okres, za który zobowiązania podatkowe Spółki nie uległy przedawnieniu. W obydwu przypadkach istnieje możliwość prześledzenia historii dokumentu, w szczególności sprawdzenia daty utworzenia, dostarczenia i jego modyfikacji, identyfikacji osoby dokonującej ingerencji oraz treści wprowadzonych ewentualnie zmian.

1.1.2. Wystawienie Faktur na rzecz Podmiotów Niepowiązanych

Faktury sprzedażowe wystawiane są na rzecz Podmiotów Niepowiązanych w SAP, z którego przekazywane są do adresata jedną z poniższych dróg:

1. za pośrednictwem Systemu w oparciu o EDI, w postaci pliku w formacie PDF;
   
2. bez pośrednictwa Systemu, na adres poczty elektronicznej jako załącznik w formacie PDF do korespondencji.

Faktury sprzedażowe wystawiane przez Spółkę na rzecz Podmiotów Niepowiązanych przez pierwszy rok od daty wystawienia są dostępne w ramach SAP w formacie PDF. W takim samym formacie są udostępnianie do odtworzenia. Po upływie jednego roku, przedmiotowe Faktury są dostępne w ramach tzw. archiwum SAP, również do odtworzenia w formacie PDF co najmniej przez okres, za który zobowiązania podatkowe Spółki nie uległy przedawnieniu.

Co do zasady, istnieje możliwość prześledzenia historii zarchiwizowanych w ten sposób dokumentów, w szczególności sprawdzenia daty utworzenia, dostarczenia i jego zmian, identyfikacji osoby dokonującej modyfikacji oraz treści wprowadzonych ewentualnie zmian.

1.2. Faktury zakupowe

1.2.1. Otrzymywanie Faktur od Podmiotów Powiązanych i Niepowiązanych

Dokumentowanie transakcji zakupowych z Podmiotami Powiązanymi i Niepowiązanymi, zarówno polskimi, jak i zagranicznymi, przy użyciu Faktur elektronicznych opiera się na indywidualnie zawieranych porozumieniach (dalej pojedynczo jako „Porozumienie” albo łącznie jako „Porozumienia”) w sprawie przesyłania Faktur w formie elektronicznej. Porozumienie określa warunki oraz zasady współpracy Spółki i Podmiotu Powiązanego i Niepowiązanego w zakresie przesyłania Faktur w formie elektronicznej, w tym wskazuje dedykowany adres poczty elektronicznej, na który dostawcy - strony Porozumienia powinni wysyłać wystawiane na rzecz Spółki Faktury elektroniczne oraz adres mailowy dostawcy, z którego będzie on wysyłał wystawione na rzecz Spółki Faktury elektroniczne. Dodatkowo, w przypadku polskich Podmiotów przesyłanie wystawionych przez nich na rzecz Spółki Faktur drogą elektroniczną odbywa się wyłącznie przy użyciu podpisu elektronicznego.

Na podstawie Porozumienia Faktury są przesyłane do Spółki jako załącznik w formacie PDF do korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną na wskazany w Porozumieniu dedykowany do otrzymywania Faktur adres mailowy Spółki. Otrzymana w ten sposób Faktura zakupowa przekazywana jest do Podmiotu Zewnętrznego w następujący sposób:

1. w przypadku Faktur zakupowych dokumentujących zakupy odnoszone na magazyn - przekazanie do Podmiotu Zewnętrznego odbywa się w formie papierowej (po wydrukowaniu przez Spółkę, a w przypadku Faktur od dostawców krajowych niekiedy również po opatrzeniu pieczęcią Spółki wskazującą datę wpływu Faktury do Spółki), a Podmiot Zewnętrzny dokonuje wprowadzenia tak otrzymanych Faktur po ich skanowaniu do systemu Opentext IXOS Archive (dalej jako „IXOS”), umożliwiającego zaksięgowanie Faktur w SAP.
   
2. w przypadku Faktur zakupowych dokumentujących zakupy inne niż odnoszone na magazyn - przekazanie do Podmiotu Zewnętrznego odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy Podmiotu Zewnętrznego jako załącznik do korespondencji mailowej (w przypadku Faktur od dostawców krajowych niekiedy są one wcześniej przeskanowywane w celu opatrzenia pieczęcią Spółki wskazującą datę wpływu Faktury do Spółki), a Podmiot Zewnętrzny dokonuje wprowadzenia tak otrzymanej Faktury w formacie PDF (wraz z mailem od Spółki, do którego załącznik stanowi Faktura) do IXOS, umożliwiającego zaksięgowanie Faktur w SAP.

Faktury zakupowe otrzymywane przez Spółkę podlegają archiwizacji w IXOS, gdzie są dostępne do odtworzenia w formacie PDF, względnie w formacie TIFF. System archiwizacji w IXOS również umożliwia śledzenie historii zarchiwizowanych w nim dokumentów, w tym Faktur, w szczególności sprawdzenie daty utworzenia, dostarczenia i jego zmian, identyfikację osoby dokonującej potencjalnej modyfikacji czy treści wprowadzonych ewentualnie zmian.

Faktury sprzedażowe generowane przez Spółkę, jak i Faktury zakupowe wystawiane przez dostawców na rzecz Spółki, przybierają formę plików w wyżej wymienionym formacie PDF. Format PDF zapewnia niezmienność treści Faktury i potwierdza autentyczność pochodzenia. Jednocześnie, zawierają wszystkie obligatoryjne elementy wymagane przez ustawodawcę podatkowego dla faktury, w tym faktury korygującej.

Format PDF jest formatem, który ze swej istoty nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe czy edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w tym formacie. Z założenia, format PDF prezentuje treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu.

2. Zdarzenie przyszłe
   
   

Niezależnie od powyższego, Spółka nie wyklucza, że w przyszłości wdrożony zostanie nowy sposób fakturowania elektronicznego w odniesieniu do Faktur zakupowych, w szczególności z Podmiotami Niepowiązanymi.

W ramach rozważanego modelu - w miejsce aktualnie występującego przesyłania Faktur na adres poczty elektronicznej (adres dedykowany do otrzymywania Faktur albo adres pracownika Spółki) a następnie przekazywania ich przez Spółkę do Podmiotu Zewnętrznego za pośrednictwem IXOS w celu zaksięgowania - Faktury byłyby wystawiane przez dostawców w formie elektronicznej (co do zasady, w formacie plików PDF) oraz przekazywane do specjalnie utworzonych tzw. centrów fakturowych w postaci dedykowanych skrzynek e-mailowych, odrębnych dla polskich i zagranicznych dostawców. Przychodząca korespondencja zawierająca faktury od dostawców może nie być opatrywana podpisem elektronicznym - ani kwalifikowanym, ani zwykłym. Uprawnione w ramach Podmiotu Zewnętrznego osoby miałyby bezpośredni dostęp do ww. centrów fakturowych, skąd Faktury mogłyby być bezpośrednio transferowane do IXOS w celu zaksięgowania w SAP, a zatem bez pośrednictwa Spółki.

W ramach jednego e-maila możliwe byłoby przesłanie od 1 do 30 Faktur (łącznie).

Przedmiotowe Faktury byłyby archiwizowane wraz z mailem od nadawcy, zawierającym datę nadania. Data otrzymania takiej Faktury elektronicznej przez Spółkę byłaby widoczna w formacie e-maila od nadawcy Faktury, bez konieczności opatrywania Faktury dodatkową informacją, stemplem itp. w tym zakresie.

W ramach rozważanego nowego modelu, system służący do jego obsługi automatycznie dokonywałby separacji Faktur w celu wydzielenia pojedynczych dokumentów.

Wystawiane w ten sposób Faktury wraz z mailem od adresata, zawierającym m.in. datę nadania i otrzymania przez Spółkę, podlegałyby archiwizacji w IXOS, zapewniającym śledzenie historii zapisanych w nim dokumentów, w szczególności sprawdzenia daty utworzenia, dostarczenia i jego modyfikacji, identyfikacji osoby dokonującej ingerencji czy treści wprowadzonych ewentualnie zmian.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy przedstawione przez Spółkę w opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego procedury wystawiania, obrotu i przechowywania Faktur spełniają warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego?
2. Czy Faktury, których procedury wystawiania, obrotu i przechowywania zostały przedstawione w opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego zawartego w tych Fakturach?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Własne stanowisko w sprawie:

1. W ocenie Spółki, przedstawione przez Spółkę w opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego procedury wystawiania, obrotu i przechowywania Faktur spełniają warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.
2. W ocenie Spółki, Faktury, których procedury wystawiania, obrotu i przechowywania zostały przedstawione w opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego zawartego w tych Fakturach.

Uzasadnienie własnego stanowiska w sprawie:

Ad pytanie nr 1)

Zgodnie z art. 106b ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy podatku VAT są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju (...), wewnątrzwspólnotową dostawę towarów itp. Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy VAT, ilekroć mowa jest o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 Ustawy VAT, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 Ustawy VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 Ustawy VAT, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy. Podatnik jest zobowiązany zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Art. 106m ust. 2 Ustawy VAT stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy VAT). Jak wskazuje art. 106m ust. 4 Ustawy VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Warunki obrotu i przechowywania faktur VAT zostały określone przez ustawodawcę podatkowego w art. 112 i 112a Ustawy VAT.

Stosownie do art. 112 Ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2) Ustawy VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosownie natomiast do art. 112a ust. 2 i 3 Ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Z kolei w myśl art. 112a ust. 4 Ustawy VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, szczególne obowiązki dotyczące przechowywania faktur nakładają na podatników przepisy prawa unijnego. Zgodnie z art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1, z późn. zm. - dalej: „Dyrektywa VAT”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

W myśl art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Nie ulega jednak wątpliwości, że polski ustawodawca podatkowy nie skorzystał z tej możliwości. W konsekwencji, polscy podatnicy VAT, w tym Spółka, są uprawnieniu do przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a Ustawy VAT.

Tym samym, w ocenie Spółki, dopuszczalny jest każdy sposób obrotu i przechowywania faktur przez podatnika, o ile sposób ten zapewni:

1. zachowanie podziału faktur na okresy rozliczeniowe;
2. możliwość łatwego odszukania faktur;
3. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; i
4. bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
   
   

Ad a) zachowanie podziału faktur na okresy rozliczeniowe

Spółka wskazuje, że przedstawione w opisie stanu faktycznego, jak i w opisie zdarzenia przyszłego systemy - archiwum SAP i IXOS - stosowane do archiwizacji Faktur sprzedażowych i zakupowych (odpowiednio) są i będą skonstruowane w taki sposób, że umożliwiają (umożliwią) ich użytkownikowi (pracownikowi Spółki lub Podmiotu Zewnętrznego, uprawnionemu zgodnie z przedstawionym opisem) wgląd do Faktur dotyczących poszczególnych okresów rozliczeniowych. W szczególności, Spółka zapewnia, że Faktury są i będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe odszukanie – System, SAP i IXOS pozwalają bowiem na stosowanie określonych kryteriów wyszukiwania, co najmniej na wyszukanie Faktur zaksięgowanych w danym okresie rozliczeniowym.

Tym samym, zdaniem Spółki, zaprezentowane w opisie stanu faktycznego i w opisie zdarzenia przyszłego systemu elektronicznej archiwizacji Faktur (odpowiednio) spełniają i spełnią pierwszy ze wskazanych warunków przechowywania Faktur - warunek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ad b) możliwość łatwego odszukania faktur

W ocenie Spółki, przedstawione w opisie stanu faktycznego, jak i w opisie zdarzenia przyszłego systemy elektronicznej archiwizacji Faktur - archiwum SAP i IXOS - (odpowiednio) zapewniają i zapewnią również łatwość odszukania i zapoznania się zarówno z pojedynczymi Fakturami, jak i całymi zbiorami Faktur, z uwagi na funkcjonalności tych systemów, pozwalające na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (przykładowo według kryterium dostawcy). Ponadto, wskazane systemy (odpowiednio) umożliwiają i umożliwią każdorazowo podgląd oraz wydruk poszczególnych zarchiwizowanych w powyższy sposób Faktur. Dokumenty będą przechowywane w bazach co najmniej przez okres, za który zobowiązania podatkowe Spółki, których dotyczą Faktury, nie ulegną przedawnieniu.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, przedstawione w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego systemy elektronicznej archiwizacji Faktur umożliwiają łatwe odszukiwanie poszczególnych Faktur, spełniając drugi z ww. warunków.

Ad c) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury

Jak wskazano powyżej, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury określa art. 106m Ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 2 tego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Stosownie do ust. 3 art. 106m Ustawy VAT, przez integralność treści faktury ustawodawca podatkowy rozumie, że w fakturze nie zmieniono obligatoryjnych danych faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury - wg art. 106m ust. 4 Ustawy VAT - można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jednocześnie, przepisy o. podatku VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W ocenie Spółki, dla celów przepisów o podatku VAT dotyczących fakturowania, kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces lub procesy, za którego lub których pośrednictwem podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury w przypadku faktur zakupowych (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna gwarantować pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można w szczególności powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towaru (towarów) lub usługi (usług). Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie m.in. do wielkości podatnika i rodzaju prowadzonej przez niego działalności, a także powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców towarów lub usługodawców wystawiających faktury na rzecz podatnika oraz nabywców towarów lub usługobiorców, na których rzecz podatnik wystawia faktury.

Zdaniem Spółki, zaimplementowane przez nią i przedstawione w opisie stanu faktycznego, jak i w opisie zdarzenia przyszłego procedury zapewniają i zapewnią formalną i materialną weryfikację autentyczności Faktur oraz ich powiązanie z konkretnymi transakcjami (sprzedażowymi i zakupowymi) Spółki. W przypadku Faktur pochodzących od Podmiotów Niepowiązanych autentyczność tych Faktur jest i będzie zapewniana m.in. dzięki weryfikacji, czy Faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do wystawcy lub czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania Faktur przez dostawcę towarów lub usług.

Ponadto, funkcjonalności Systemu i SAP pozwalają na łatwe połączenie Faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia transakcją. Do systemów tych wprowadzane są szczegółowe dane dotyczące danej Faktury, a także kontrahenta. Ponadto, każda Faktura jest poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Spółki i Podmiotu Zewnętrznego (w ramach przekazanych mu niektórych czynności operacyjnych związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych Spółki). Przykładowo, dane z Faktur są i będą porównywane z treścią zamówienia lub umowy, na których podstawie realizowana jest lub będzie dostawa towaru lub świadczona będzie usługa.

Wyłącznie Faktura, która pozytywnie przeszła proces weryfikacji, jest i będzie podstawą zapisów w systemie finansowo-księgowym, stanowiących podstawę do rozliczeń podatkowych Spółki.

Dodatkowo, w przypadku polskich Podmiotów Niepowiązanych przesyłanie wystawionych przez nich na rzecz Spółki Faktur drogą elektroniczną aktualnie odbywa się i będzie mogło odbywać się w przyszłości (jakkolwiek w przyszłości nieobligatoryjnie) przy użyciu podpisu elektronicznego, zaś przesyłanie Faktur pomiędzy Podmiotami Powiązanymi następuje i będzie następować poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI), względnie drogą mailową.

Ponadto, Spółka przechowuje i będzie przechowywała Faktury w formie elektronicznej, umożliwiającej bezpośredni dostęp do nich, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wreszcie, jak wskazano w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, istnieje i będzie istniała możliwość śledzenia historii zarchiwizowanych Faktur, w szczególności sprawdzenie daty utworzenia, dostarczenia i ich zmian, identyfikację osoby dokonującej potencjalnej modyfikacji czy treści wprowadzonych ewentualnie zmian. Integralność treści Faktur zostanie zapewniona dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu PDF, który nie będzie dawał możliwości ingerencji w treść Faktury.

Systemy do archiwizacji Faktur posiadają funkcjonalności umożliwiające przechowywanie tych dokumentów w sposób bezpieczny i trwały. W ocenie Spółki, procedury archiwizacji dokumentów szczegółowo przedstawione w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, w szczególności w pełni zapewniają zachowanie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dokonanymi transakcjami Spółki (dostawą towarów lub świadczeniem usług).

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, zapewnia ona warunki zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur przez cały okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, których dotyczą poszczególne faktury.

Ad d) bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami

W tym zakresie Spółka wskazuje, że zaprezentowane w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego systemy archiwizacji Faktur umożliwiają stały dostęp do wszystkich przechowywanych przez Spółkę Faktur, niezależnie od pojawienia się takiego żądania ze strony organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub ewentualnie innego uprawnionego organu. Wymóg ten Spółka jest w stanie spełnić, m.in. udzielając dostępu uprawnionym pracownikom ww. organów do Systemu, SAP lub IXOS albo przekazując im ewentualnie żądane Faktury za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD, pamięci USB (tzw. pendrive), zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami dotyczącymi postępowania podatkowego, uregulowanymi w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.).

Ponadto, Spółka wskazuje, że archiwizacja Faktur zaprezentowana w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego (odpowiednio) funkcjonuje i będzie funkcjonowała w oparciu o systemy informatyczne, które umożliwiają organom pobór żądanych faktur, ich wydruk oraz ich przetwarzanie z wykorzystaniem różnych narzędzi technicznych, w granicach pozwalających na zachowanie autentyczności i integralności treści Faktury (obrazy Faktur nie będą możliwe do edytowania).

W ocenie Spółki, warunki ustawowe spełniają nie tylko pliki elektroniczne (np. w formacie xml), w których przypadku dane w nich zawarte mogą być łatwo kopiowane lub przetwarzane przez inne oprogramowanie, ale również pliki elektroniczne (np. w formacie PDF, w którym przechowywane są Faktury w Spółce), w których przypadku nie jest możliwe łatwe wyselekcjonowanie oraz skopiowanie danych ze względu na fakt, że plik traktowany jest jako zdjęcie lub obraz, w sytuacji, gdy dane w nich zawarte mogą być uzyskane poprzez wykorzystanie oprogramowania skanującego lub zbliżonych technologii.

Mając na uwadze wszystkie powyższe okoliczności, w ocenie Spółki, przedstawione przez Spółkę w opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego procedury wystawiania, obrotu i przechowywania Faktur spełniają warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

Ad pytanie nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) Ustawy VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 Ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przed podatnika towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Jednakże, zgodnie z art. 86 ust. 10b ust. 1 Ustawy VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 Ustawy VAT. Przy spełnieniu tych warunków, podstawą do odliczenia podatku naliczonego są faktury.

Tym samym prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest zatem na gruncie obowiązujących regulacji uzależnione od łącznego spełnienia trzech podstawowych przesłanek:

1. dysponowania przez podatnika fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług;
2. zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT); oraz
3. nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, określonym w art. 88 Ustawy VAT, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.
   
   

Przepisy Ustawy o VAT nie uzależniają przy tym prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od formatu faktury (tj. czy jest to faktura papierowa, czy elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. W szczególności, w tym zakresie na równi traktowane są zarówno faktury papierowe, jak i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne), o ile spełniają wskazane w ramach pytania nr 1 warunki dotyczące ich autentyczności, integralność treści i czytelności.

W ocenie Spółki, na prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymywanych przez nią Faktur nie ma żadnego wpływu sposób wystawiania, obrotu i przechowywania Faktur, zaprezentowany w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, Faktury, których procedury wystawiania, obrotu i przechowywania zostały przedstawione w opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego zawartego w tych Fakturach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w przypadku interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.