Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach
IBPP4/4512-239/15/PK
z 17 grudnia 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015r. poz. 613) oraz § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r. poz. 643) - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 8 października 2015 r. (data wpływu 12 października 2015 r.), uzupełnionym pismem z 23 października 2015 r. (data wpływu 30 października), o udzielenie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów – jest prawidłowe

UZASADNIENIE

W dniu 12 października 2015 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Ww. wniosek został uzupełniony pismem 23 października 2015 r.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca (Spółka) jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność gospodarczą na terytorium Polski.

Spółka zajmuje się produkcją papierów do zastosowań domowych i przemysłowych, specjalizuje się w wielowarstwowych papierach toaletowych, ręcznikach i czyściwach papierowych, jak również produktach z domieszką różnego rodzaju włóknin. Jej produkty sprzedawane są na terenie całego kraju, i w sieciach hurtowych i detalicznych. Na potrzeby swojej działalności Spółka nabywa z krajów Unii Europejskiej różnego rodzaju towary niezbędne do produkcji swoich wyrobów.

Procedura zamawiania i nabywania towarów od zagranicznych kontrahentów jest następująca:

1. Pracownicy Spółki wyszukują kontrahentów, którzy są w stanie zrealizować jej zamówienie. Kontrahent sprawdzany jest w systemie VIES pod kątem posiadania aktywnego numeru VAT nadawanego przez Państwo Członkowskie.
2. Spółka składa u kontrahenta zamówienie, co do zasady zamówienie jest składane w formie pisemnej, w szczególności za pomocą poczty e-mail. Zamówienia nie są drukowane, są natomiast przechowywane na serwerach poczty e-mail.
3. Dostawy od unijnych kontrahentów weryfikowane są przez pracowników Spółki poprzez sprawdzenie poprawności i zgodności dokumentów dostawy z faktyczną ilością dostarczonych towarów przez konkretnych kontrahentów. Potwierdzenia zgodności powyższych danych - poprzez złożenie podpisu na odpowiednich dokumentach - dokonuje pracownik Spółki, który faktycznie dokonywał odbioru towaru.
   
   

Transakcje nabycia towarów od kontrahentów unijnych dokumentowane są fakturami. Spółka otrzymuje faktury za pośrednictwem poczty e-mail, czasem również faxem. Faktury otrzymywane za pośrednictwem poczty e-mail mają co do zasady postać nieedytowalnych plików PDF. Kontrahenci przesyłają wiadomości e-mail zawierające faktury wyłącznie na jeden z dwóch wskazywanych w tym celu przez Spółkę adresów, są to adresy osób wyznaczonych do weryfikacji otrzymywanych faktur pod kątem powiązania z transakcją, pod kątem merytorycznym oraz formalnym. Otrzymywane faktury powiązane są zawsze z dokumentami dostawy oraz listem przewozowym CMR.

Spółka większość faktur otrzymywanych mailem drukuje i następnie archiwizuje je w formie papierowej. Analogicznie Spółka postępuje w przypadku faktur otrzymywanych za pomocą faxu.

Jednocześnie Spółka wdraża system archiwizowania faktur otrzymywanych w formie pliku PDF wyłącznie w formie elektronicznej, stąd nie wszystkie faktury otrzymywane mailem są drukowane i archiwizowane w formie papierowej. Faktury elektroniczne nie są w tym przypadku drukowane, tylko są w takiej postaci, w jakiej zostały otrzymane, przechowywane na serwerze Spółki. Archiwizacja w tym przypadku dokonywana jest za pomocą systemu IT zarządzającego zakupami i dostawami Spółki, co umożliwia powiązanie faktur z dokumentami dostawy. Docelowo ten sposób archiwizacji faktur ma zastąpić archiwizacje papierową.

Zarówno w przypadku archiwizowania otrzymanych faktur w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, Spółka nie ma możliwości edytowania danych znajdujących się na fakturach. Dostęp do archiwizowanych faktur, w obu przypadkach, mają wyłącznie uprawnieni i wyznaczeni pracownicy Spółki.

Stosowana przez Spółkę procedura otrzymywania i archiwizacji faktur gwarantuje zatem pełną identyfikowalność każdej otrzymanej przez Spółki faktury z konkretną, dokumentowaną nią transakcją nabycia wewnątrzwspólnotowego. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

Spółka, jak i jej kontrahenci, traktują przesyłane za pośrednictwem poczty e-mail lub faxem faktury, jako faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT oraz dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006,r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE.L.2006.347.1).

W uzupełnieniu Wnioskodawca wskazał, że:

1. Wnioskodawca wykazuje podatek należny w deklaracjach VAT-7, dotyczący transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Podatek należny wykazywany jest zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 20 ust. 5 ustawy o VAT.
2. Transakcje wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, o których mowa we wniosku o interpretację, są związane z wykonywaniem przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych VAT.
3. Wnioskodawca wyraża swoim dostawcom akceptację na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
   
   

W związku z powyższym zadano m.in. pytanie:

Czy otrzymanie przez Spółkę faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za pośrednictwem poczty e-mail (plik PDF) lub faxem, uprawnia Spółkę do odliczenia podatku naliczonego z tytułu dokonanego wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy otrzymanie przez niego faktury drogą elektroniczną, czyli za pośrednictwem poczty e-mail lub faxem, stanowi otrzymanie faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i tym samym uprawnia Spółkę do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. c ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi kwota podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Przy czym, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy o VAT ustawodawca zastrzegł, że w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów prawo do odliczenia VAT naliczonego, powstaje pod warunkiem otrzymania przez nabywcę faktury dokumentującej te wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Faktura elektroniczna to natomiast „faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym” (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

W art. 106m ustawy o VAT ustawodawca określił wymogi jakie musi spełniać faktura dająca m.in. prawo do odliczenia podatku VAT. W ust. 1 wskazano, iż wymagane jest zapewnienie przez nią autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz jej czytelności. W kolejnych ustępach zdefiniowano, iż przez autentyczność rozumie się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”, natomiast przez integralność fakt, iż „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Ustawodawca nie określił w ustawie o VAT szczegółowych przesłanek pozwalających określić kiedy zachowane są ww. warunki. W art. 106m ust. 4 wskazano jedynie, iż służą temu „dowolne kontrole biznesowe które ustalają, wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. W opinii Spółki powyższą funkcję spełniają natomiast stosowane przez nią procedury opisane w stanie faktycznym, które za każdym razem - niezależnie od formy otrzymania i przechowywania faktur - umożliwia powiązanie otrzymanej faktury z konkretnym wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów.

Jak wskazano powyżej, przez autentyczność faktur rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy. Spółka chcąc nabyć określone towary zawsze dokonuje wyboru określonego dostawcy, sprawdzając jednocześnie jego numer VAT UE w bazie VIES. Każda otrzymana dostawa weryfikowana jest przez osobę odbierającą towar pod kątem jej zgodności z zamówieniem. Potwierdzana jest tym samym m.in. zgodność ilości towaru jak i podmiotu mającego dokonać dostawy. W przypadku pozytywnej weryfikacji, w dalszym etapie sprawdzana jest poprawność danych formalno-rachunkowych oraz merytorycznych zawartych na fakturze. W ten sposób jednoznacznie ustalany jest podmiot, który dostarczył towary i ta informacja jest porównywana z danymi zawartymi na fakturze. Warto przy tym zaznaczyć, że obieg faktur jest kontrolowany w Spółce przez odpowiednio wyznaczone do tego osoby, faktury z tytułu WNT nie spływają więc do przypadkowych osób i na przypadkowe adres e-mail Spółki, tylko zawsze do konkretnych osób zajmujących się uzgadnianiem autentyczności pochodzenia faktur.

W podobny sposób zapewniana jest integralność danych znajdujących się na fakturze, faktury bowiem są powiązane z zamówieniami, dokumentami dostawy, są sprawdzane pod kątem formalnym i merytorycznym i na podstawie tak zweryfikowanych faktur dokonywane są płatności i rozliczany jest VAT. Dane zawarte w tych fakturach nie mogą być więc zmieniane, ponieważ muszą one od początku być zgodne z danymi dotyczącymi transakcji. Dodać przy tym można, że Spółka otrzymuje faktury w formacie PDF lub za pomocą faxu, co samo w sobie również zapewnia istotny stopień zachowania integralności treści. Ponadto sposób archiwizacji faktur - czy to w formie papierowej, czy też we wdrażanym systemie IT- również zapewnia zachowanie integralności treści faktur.

Mając na względzie wyżej przedstawione argumenty, w oparciu o stan faktyczny, zdaniem Spółki i wprowadziła ona odpowiednie procedury pozwalające w szczegółowy sposób prześledzić ścieżkę od samej dostawy towaru po otrzymanie faktury - spełniając jednocześnie określone warunki w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT.

Wszelkie niezgodności wychwytywane są przez pracowników Spółki podczas przeprowadzanych każdorazowo kontroli otrzymanych faktur z danymi dotyczącymi transakcji.

Co przy tym istotne, strony transakcji zgadzają się, że faktura wysłana za pośrednictwem poczty e-mail lub faxem stanowi fakturę dla celów rozliczenia danej transakcji oraz podatku VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe argumenty, otrzymanie przez Spółkę faktury za pośrednictwem poczty e-mail czy też faxem stanowi spełnienie warunku „otrzymania faktury”, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy o VAT i tym samym Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu WNT, o ile otrzymanie takiej faktury nastąpi w terminie wskazanym w powołanym przepisie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. c ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi kwota podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy).

Natomiast w myśl art. 86 ust. 10b pkt 2 tej ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:

1. otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy,
2. uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.
   
   

Nadmienić należy, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów kwotą, która podlega odliczeniu jest kwota podatku należnego naliczona z tytułu tej transakcji. Jednym z warunków dokonania tego odliczenia jest aby podatnik był w posiadaniu faktury dokumentującej dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

Artykuł 2 ust. 1 pkt 31 i 32 ustawy stanowi, że:

• przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
• przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
  
  

W tym miejscu należy zauważyć, że dokumenty, które Wnioskodawca otrzyma od swoich dostawców z innych krajów członkowskich będą wystawione na podstawie przepisów prawa państwa członkowskiego dostawcy. Powinny one zatem odpowiadać przepisom tam obowiązującym, które z kolei powinny być zgodne z przepisami prawa unijnego. Wynika to z przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), który stanowi, że do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112).

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 233 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 233 akapit pierwszy.

Na podstawie art. 233 ust. 1 Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.

Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

„Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

„Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Zgodnie z art. 233 ust. 2 Dyrektywy, poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:

1. zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;
2. elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
   
   

Tym samym w sytuacji gdy otrzymane przez Wnioskodawcę dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów są uznawane za faktury w państwach podatników którzy je wystawili, stanowią one podstawę do odliczenia podatku naliczonego związanego z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów.

Koniecznością jest natomiast obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur.

Jak stanowi art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast w myśl art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Na mocy art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepis ten określa zasady przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów oraz not korygujących równocześnie ustanawiając wymóg zachowania integralności treści (a także autentyczności pochodzenia itp.) wszystkich tych dokumentów.

Z treści wniosku wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, przyjmuje, na co wyraziła akceptację, faktury przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej albo faksem. Spółka we wniosku przedstawiła proces kontroli biznesowej mającej za zadanie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług. Dostawy od unijnych kontrahentów weryfikowane są przez pracowników Spółki poprzez i sprawdzenie poprawności i zgodności dokumentów dostawy z faktyczną ilością dostarczonych towarów przez konkretnych kontrahentów. Potwierdzenia zgodności powyższych danych - poprzez złożenie podpisu na odpowiednich dokumentach - dokonuje pracownik Spółki, który faktycznie dokonywał odbioru towaru. Ponadto spółka wskazała, że sposób archiwizacji faktur - czy to w formie papierowej, czy też we wdrażanym systemie IT- również zapewnia zachowanie integralności treści faktur.

Wnioskodawca podał, że stosowana przez Spółkę procedura otrzymywania i archiwizacji faktur gwarantuje zatem pełną identyfikowalność każdej otrzymanej przez Spółki faktury z konkretną, dokumentowaną nią transakcją nabycia wewnątrzwspólnotowego. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

Z powyższego wynika, że faktury będące podstawą odliczenia podatku należnego dokumentować będą faktycznie zrealizowane dostawy towarów i świadczenie usług na rzecz Spółki.

W ocenie Spółki, w okolicznościach przywołanych we wniosku, można uznać, że zapewniona jest czytelność i integralność treści faktury oraz autentyczność jej pochodzenia. W szczególności Spółka nie będzie ingerowała w treść faktury VAT, jak też w każdym przypadku będzie sprawdzała, czy w fakturze jako sprzedawca widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dane świadczenie.

Spółka wskazała, że towary, których wewnątrzwspólnotowe nabycie będzie udokumentowane fakturami otrzymanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF bądź faksem będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (towary są nabywane na potrzeby działalności związanej produkcją papierów do zastosowań domowych i przemysłowych sprzedawanych na terytorium kraju i poza jego granicami). Ponadto Wnioskodawca wykazuje podatek należny w deklaracjach VAT-7, dotyczący transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) i przechowywana w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W konsekwencji faktury VAT otrzymane w formacie PDF bądź faksem z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki udostępniania faktur, zapewniającej, jak podał Wnioskodawca, czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur, będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy o VAT uprawniające Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w zakresie wskazanym w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, o ile nie wystąpią okoliczności wskazane w art. 88 tej ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego stanu faktycznego lub zmiany stanu prawnego.

Zaznacza się, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.