Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPP4/4512-1-388/15-2/IL
z 13 stycznia 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) i art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r., poz. 1649) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 1 grudnia 2015 r. (data wpływu 3 grudnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 grudnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku CIT i czynnym podatnikiem podatku VAT. Działalność gospodarcza Wnioskodawcy skoncentrowana jest na prowadzeniu sprzedaży detalicznej artykułów spożywczych i przemysłowych poprzez sieć prowadzonych przez siebie marketów.

Towary oferowane w sklepach Wnioskodawca nabywa od dostawców i, co do zasady, dostawy te dokumentowane są fakturami VAT. Faktury te wystawiane są w formie faktur elektronicznych lub tradycyjnych faktur papierowych. Obecnie wraz fakturami Spółka otrzymuje również inne dokumenty towarzyszące dostawie, jak np. dokument WZ, list przewozowy, dowód dostawy itp. Obecnie faktury i inne dokumenty towarzyszące dostawie wystawione w formie papierowej Wnioskodawca przechowuje w tej formie. Jednak z uwagi na zwiększającą się skalę działalności Spółki ilość otrzymywanych papierowych dokumentów związanych z dostawami znacznie wzrasta, co po stronie Spółki zwiększa obowiązki administracyjne, a w szczególności wiąże się z coraz większym zapotrzebowaniem na przestrzeń do ich magazynowania i idącymi za tym kosztami.

W związku z tym Spółka planuje zmianę dotychczasowego sposobu przechowywania dokumentów i przejście na archiwizację elektroniczną, tj. oprócz obecnie otrzymywanych faktur elektronicznych Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej, po ich uprzednim zdigitalizowaniu, także faktury, które otrzymała w formie papierowej, jednocześnie zmieniając zakres przechowywanych dokumentów. W praktyce Wnioskodawca przechowywałby u siebie w formie elektronicznej, oprócz faktur elektronicznych, które już przechowuje w tej postaci, wyłącznie następujące dokumenty związane z zakupami towarów:

• faktury VAT wystawione w formie papierowej – byłyby po zeskanowaniu przechowywane w formie np. pliku PDF lub pliku graficznego utrudniającego możliwość zmiany informacji w nich zawartych,
• dokumenty PZ potwierdzające odbiór towarów od dostawcy – byłyby generowane i przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej,

(dalej łącznie: „Dokumenty”).

Wraz z zeskanowaniem papierowych wersji Dokumentów i przeniesieniu ich do systemu informatycznego inne dokumenty towarzyszące dostawie byłyby niszczone, natomiast papierowe wersje Dokumentów dotyczące danego roku obrotowego byłyby niszczone dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za ten rok.

Dokumenty w formie elektronicznej byłyby przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób:

• umożliwiający łatwe ich odszukanie;
• zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury);
• integralność treści (pewność, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinien zawierać);
• czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  
  

Autentyczność pochodzenia będzie zapewniona poprzez fakt, iż w pierwszej kolejności przyjmowane Dokumenty będą weryfikowane przez pracowników Spółki pod kątem tego, czy dotyczą Spółki oraz czy zostały wystawione przez dostawcę Spółki. Dodatkowo autentyczność pochodzenia będzie zapewniona poprzez możliwość powiązania Dokumentów z dokumentem PZ oraz np. umową z dostawcą lub zamówieniem złożonym przez Spółkę w celu sprawdzenia tożsamości dostawcy/wystawcy faktury.

Integralność treści będzie zapewniona w ten sposób, że do przechowywania Dokumentów wystawionych w formie papierowej będą używane formaty zapisu plików, np. PDF lub pliku graficznego utrudniającego możliwość zmiany informacji w nich zawartych. Ponadto do elektronicznego systemu przechowywania Dokumentów dostęp będzie miała ograniczona liczba osób bez prawa do edycji wprowadzonych plików, a dodatkowo będzie istnieć możliwość powiązania Dokumentów z dokumentami PZ oraz np. umową z dostawcą lub zamówieniem złożonym przez Spółkę w celu weryfikacji, że treść Dokumentu nie została zmieniona.

Ponadto na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, np. poprzez możliwość ich zgrania na nośnik danych, możliwość przeglądania plików Dokumentów na ekranie komputera lub ich wydruk.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne wersje Dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów, których dostawa zostanie ostatecznie udokumentowana w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym, tj. Dokumentami archiwizowanymi w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w zakresie w jakim nabyte towary będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów, których dostawa zostanie udokumentowana w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym, tj. Dokumentami archiwizowanymi w formie elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy zniszczenie papierowej dokumentacji towarzyszącej dostawie w opisany sposób, będzie bez wpływu na prawo Wnioskodawcy do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących dostawy.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę należy rozumieć każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast w świetle art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Art. 86 ustawy o VAT stanowi natomiast, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi zaś m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Jednocześnie przepisy art. 112 ustawy o VAT wymagają, aby wszystkie dokumenty, w tym faktury, związane z rozliczeniem podatku były przechowywane do terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT stanowi natomiast, że podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury, w tym otrzymane ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo, w świetle ust. 3 przywołanego artykułu, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Art. 106m powyższej ustawy definiuje z kolei pojęcia autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności jej treści. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ustawodawca nie zakazał przy tym zmiany formatu faktur otrzymywanych przez podatnika, tj. możliwości przechowywania w formie elektronicznej, które otrzymał w postaci papierowej. Zatem, zdaniem Spółki, o ile spełnione są powyższe przesłanki, przepisy dopuszczają możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej.

Zdaniem Spółki w rozwiązaniu, które chce przyjąć odnośnie przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, powyższe przesłanki zachowania autentyczności pochodzenia oraz integralności treści będą zachowane.

Po pierwsze, przyjmowane faktury będą weryfikowane przez pracowników Spółki pod kątem tego, czy dotyczą Spółki oraz czy zostały wystawione przez dostawcę Spółki. Dodatkowo autentyczność pochodzenia będzie zapewniona poprzez możliwość powiązania faktury z dokumentem PZ oraz np. umową z dostawcą lub zamówieniem złożonym przez Spółkę.

Integralność treści będzie zapewniona w ten sposób, że do przechowywania Dokumentów wystawionych w formie papierowej będą używane formaty zapisu, np. PDF lub pliku graficznego utrudniającego możliwość zmiany informacji w nich zawartych. Ponadto do elektronicznego systemu przechowywania Dokumentów dostęp będzie miała ograniczona liczba osób bez prawa do edycji wprowadzonych plików, a dodatkowo będzie istnieć możliwość powiązania faktur z dokumentami PZ oraz np. umową z dostawcą lub zamówieniem złożonym przez Spółkę w celu weryfikacji, że treść faktury nie została zmieniona.

W rezultacie będzie istniała także możliwość skontrolowania związku pomiędzy Dokumentem będącym fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy odzwierciedla on fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.

Dodatkowo, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, np. poprzez możliwość ich zgrania na nośnik danych, możliwość przeglądania plików Dokumentów na ekranie komputera lub ich wydruk.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, Dokumenty będące fakturami otrzymane w formie papierowej, a zarchiwizowane w formie elektronicznej, będą nadal stanowić podstawę do odliczenia przez Spółkę podatku VAT naliczonego w nich wykazanego, nawet jeśli dokumentacja papierowa towarzysząca dostawie zostanie zniszczona.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto, tut. Organ informuje, że wniosek w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych zostanie rozstrzygnięty odrębnym pismem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.