Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP3/4512-497/16-3/RD
z 29 lipca 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 5 lipca 2016 r. (data wpływu za pośrednictwem ePUAP 5 lipca 2016 r.) uzupełnionym w dniu 4 lipca 2016 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procedury wystawiania, obrotu i przechowywania faktur elektronicznych - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 lipca 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procedury wystawiania, obrotu i przechowywania faktur elektronicznych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą przede wszystkim na dystrybucji sprzętu gospodarstwa domowego pod rozpoznawalnymi markami. Klientami Spółki są w większości przedsiębiorstwa (sieci handlowe), prowadzące sprzedaż detaliczną sprzętu: RTV i AGD (dalej: „Kontrahenci” lub „Klienci”)

Wystawianie i wysyłka faktur sprzedażowych.

W związku z wdrożeniem nowego, systemu finansowo-księgowego oraz systemu elektronicznej wymiany dokumentów z Kontrahentami, Spółka docelowo zamierza zrezygnować z wystawiania oraz archiwizowania faktur w formie papierowej. Nowy proces elektronicznej wymiany korespondencji będzie dotyczył wyłącznie Kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja elektronicznej, wymiany dokumentów z Kontrahentami została wyrażona bądź w umowie handlowej, pomiędzy Spółką a danym Kontrahentem lub w formie odrębnego porozumienia i określa również stosowany format faktury oraz adresy e-mail służące wymianie korespondencji.

Faktury sprzedażowe są wystawiane księgowane i następnie w sposób zautomatyzowany wysyłane za pośrednictwem systemu SAP do adresata jedną z poniższych dróg:

1. w oparciu o zintegrowany z SAP moduł elektronicznej wymiany danych (w standardzie EDI, Electronic Data Interface) (opcja 1);
2. dostarczane na uzgodniony adres poczty elektronicznej Kontrahenta w formacie PDF, jako załącznik do korespondencji (opcja 2).
   
   

W odniesieniu do Klientów, którzy nie wyrazili zgody na wymianę korespondencji w formie elektronicznej, faktury sprzedażowe wystawiane są w formie papierowej i wysyłane Kontrahentom za pośrednictwem operatora pocztowego (opcja 3).

Wystawiane przez Spółkę faktury zawierają wszystkie obligatoryjne elementy określone przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Ponadto Spółka pragnie wskazać, że stosowany w odniesieniu do faktur elektronicznych format PDF z założenia prezentuje treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Wygenerowane przez Spółkę faktury sprzedażowe są dostępne w ramach systemu SAP w formacie PDF przez cały okres wymagany przepisami z obszaru podatków i rachunkowości. Format ten nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe czy edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w tym formacie.

W takim też formacie są udostępnianie do odtworzenia. Od momentu wygenerowania faktury i jej zapisania, w formacie PDF niemożliwe będzie ingerowanie w treść faktury (tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie faktury VAT).

Przechowywanie faktur

Obecnie, wystawiane w formie elektronicznej faktury sprzedażowe są następnie drukowane i archiwizowane w formie papierowej. Niemniej z uwagi na wysokie koszty związane z archiwizacją, Spółka zamierza korzystać z możliwości archiwizacji, jakie daje wdrożony nowy system.

Po upływie określonego w systemie okresu, przedmiotowe faktury są dostępne w archiwum, również do odtworzenia w formacie PDF. W archiwum faktury te są dostępne co najmniej przez okres, za który zobowiązania podatkowe Spółki nie uległy przedawnieniu. Ponadto system umożliwia prześledzenie historii dokumentu, w szczególności sprawdzenia daty utworzenia, dostarczenia i jego modyfikacji, identyfikacji osoby dokonującej ingerencji oraz treści wprowadzonych ewentualnie zmian.

Faktury papierowe natomiast będą skanowane i w formacie pliku PDF importowane do nowego systemu. W tym wypadku również nie jest możliwa ingerencja w treść faktury zarchiwizowanej w formie elektronicznej.

W konsekwencji, faktury sprzedażowe będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (w formie pliku PDF) w dostępnym archiwum systemu SAP, na serwerach Spółki (znajdujących się we Francji).

Posiadany przez Spółkę system zapewnia również wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Faktury w ww. formacie przechowywane będą w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów/wystawcy dokumentu/ nabywcy etc.), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, system umożliwia ich łatwe odszukanie, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wskazać również należy, że Spółka posiada wewnętrzne procedury ochrony oraz zabezpieczenia danych mające na celu zabezpieczenie danych finansowo-księgowych przed ich utratą lub zniszczeniem. Wystawienie faktury przez zintegrowany system informatyczny wiąże się z automatycznym ujęciem tejże faktury w systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. Po wystawieniu faktury system w swoich bazach przechowuje zapisy umożliwiające identyfikację wystawionej faktury, kwoty faktury, daty faktury oraz dane identyfikujące odbiorcę faktury. Ponadto system w każdym momencie pozwala na wydrukowanie faktury bądź otworzenie jej w postaci pliku PDF.

W Spółce obowiązują również procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Procedury obowiązujące w Spółce gwarantują w każdym przypadku, pełną identyfikowalność wystawionej przez Spółkę faktury (niezależnie od sposobu jej przesłania lub udostępniania) z konkretną dokumentowaną nią, transakcją, kontrahentem, towarem, dokonanymi płatnościami etc.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy faktury, których procedury wystawiania, obrotu i przechowywania zostały przedstawione w opisie stanu faktycznego w Opcji 1 i Opcji 2 spełniają kryteria uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług?
2. Czy przedstawione przez Spółkę w opisie stanu faktycznego, w odniesieniu do Opcji 1-3, procedury wystawiania, obrotu i przechowywania faktur spełniają warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Faktury sprzedażowe, opisane w stanie faktycznym w Opcji 1 i Opcji 2, wystawiane za pośrednictwem systemu SAP i udostępniane/wysyłane Kontrahentom w oparciu o zintegrowany z SAP moduł elektronicznej wymiany danych (w standardzie EDI Electronic Data Interface), jak, również dostarczane Klientom na uzgodniony adres poczty elektronicznej w formacie PDF są fakturami elektronicznymi w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.
2. Opisany przez Spółkę proces wystawiania, udostępniania a następnie archiwizowania i przechowywania faktur, zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych (Opcja 1 i Opcja 2), jak również faktur papierowych (Opcja 3), jest zgodny z obecnie obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
   
   

Uzasadnienie stanowiska Spółki

1. Faktury elektroniczne w rozumieniu ustawy o VAT.
   
   

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego przepisu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Z definicji tych wynika zatem, że przepisy ustawy o VAT zrównują faktury wystawiane w formie papierowej i elektronicznej.

Zatem zgodnie z przytoczoną powyżej definicją legalną, faktura elektroniczna musi zostać wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie przede wszystkim integralności treści i czytelności. Ponadto, faktura elektroniczna nie wymaga podpisu.

Zdaniem Spółki forma elektroniczna oznacza, że dokument ma postać zdematerializowaną, jest utrwalonym. zbiorem informacji (zapisanych-lub zakodowanych w określony sposób). Jest to zatem dokument niemający zasadniczo postaci papierowej, mający tylko postać elektroniczną. Jest on wystawiany przesyłany (ewentualnie udostępniany) odbiorcy tylko drogą elektroniczną i w formie elektronicznej.

Stąd też, pomimo, że ustawa o VAT posługuje się sformułowaniem „wystawienie” faktury elektronicznej, w ocenie Spółki należy także przyjąć, że obejmuje to również udostępnienie faktury np. w systemie, z którego może zostać pobrana przez kontrahenta.

Warunkiem jest to, aby dokument ten zawierał dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wykonawczymi. Dane te określone są w szczególności w przepisach art. 106e ustawy o VAT. W ocenie Spółki taki zapis podkreśla, że forma i format faktury są kwestią drugorzędną - o uznaniu dokumentu za fakturę decyduje przede wszystkim jego treść.

Wskazać jednocześnie należy, że w przypadku faktur elektronicznych muszą one spełnić warunki określone dla faktur w innych przepisach ustawy, jak choćby te określone w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT).

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT)

Według art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1362 oraz z 2015 r. poz. 1893) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Wskazać należy, iż kontrole biznesowe mają istotne znaczenie z punktu widzenia podatników, którzy zdecydowali się na wystawianie faktur w formie elektronicznej z wykorzystaniem innych metod niż EDI czy podpis elektroniczny.

Jak wskazują organy podatkowe, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być zatem pojmowane jako ogół funkcjonujących w danym przedsiębiorstwie procedur, na podstawie których można uzyskać pewność, że faktury dokumentujące dostawę towarów/świadczenie usługi, rzeczywiście odzwierciedlają tę transakcję. Co istotne, powinny być one dostosowane do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, korespondencja handlowa czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym (tak m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 29 stycznia 2016 r., sygn., 1BPP3/4512-768/15/Asz).

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych: dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług na zlecenie danego kontrahenta miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika (tak Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 26 stycznia 2016 r. (sygn. IPPP2/4512-1101/15-2/MAO).

W świetle powyższego, kontrole biznesowe, poprzez ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, zmierzają do zapewnienia, że każda faktura wprowadzona do obiegu przez podatnika VAT opisuje rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej.

W przypadku faktur elektronicznych, powyższe oznacza m.in. stosowanie technologii, które nie pozwalają w prosty sposób na zmodyfikowanie treści wystawionej faktury VAT (np. stosowanie plików w formacie PDF) oraz przesyłanie/udostępnianie faktur w sposób zapewniający pewność co do tożsamości nadawcy/odbiorcy.

Jednocześnie wskazać należy, że ustawodawca nie wymaga żadnego szczególnego zabezpieczenia faktur elektronicznych - w tym w szczególności zabezpieczenia tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym. Sposób ten jest jednym ze wskazanych przez ustawodawcę, jako zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej, jednakże użyty w art. 106m ust. 5 zwrot „w szczególności” wskazuje, że katalog ten jest katalogiem otwartym. Stąd też dopuszczalne są też inne procesy, które zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

W świetle powyższego Spółka stoi na stanowisku, że wystawiane i udostępniane Kontrahentom faktury, zarówno w Opcji 1 jak i Opcji 2 opisanych w stanie faktycznym spełniają warunki do uznania ich za faktury elektroniczne.

Zgodnie bowiem z przedstawionym stanem faktycznym, w obydwu ww. opcjach faktury generowane są w formacie pliku elektronicznego (PDF) i w tej formie są przesyłane bądź udostępniane Kontrahentom. Mając natomiast na uwadze generalną charakterystykę plików w formacie PDF, jako formatu, który w łatwy sposób nie może być edytowany (w porównaniu np. z formatami doc lub docx), która w połączeniu z odpowiednimi kontrolami biznesowymi zapewnia spełnienie warunków w zakresie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e-faktur, dopuszczalne jest posługiwanie fakturami w tym formacie.

Jednocześnie, jak wskazała Spółka w opisie stanu faktycznego, wystawiane faktury zawierają wszystkie obligatoryjne elementy określone przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 106e ustawy o VAT.

Podsumowując, wystawione i przesyłane (udostępniane) Klientom faktury elektroniczne w formacie PDF będą miały zapewnioną autentyczność pochodzenia, to znaczy zachowana będzie pewność co do tożsamości sprzedawcy jak i nabywcy. Jednocześnie, format pliku w jakim będzie generowana faktura elektroniczna (PDF) zapewnia integralność jej treści, co oznacza, że dane na fakturze nie będą mogły zostać zmienione po jej wystawieniu. Dodatkowo zapewniona będzie ich czytelność, rozumiana jako brak trudności z odczytaniem treści faktury.

W konsekwencji Spółka stoi na stanowisku, iż faktury wystawiane przez nią w formie elektronicznej (w formacie nieedytowalnego pliku PDF) spełniają wymagania określone przez ustawę o VAT dla uznania ich za faktury elektroniczne.

2. Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej.
   
   

2. 1 Regulacje prawne dotyczące obowiązku obowiązku przechowywania faktur.
   
   
   

Ustawa o VAT, w art. 112a nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur. Przepis ten w ust, 1 stanowi, że podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie przepis art. 112a ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zaś zgodnie z art. 112a ust 3 ww. ustawy przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto na podstawie ust. 4 tego przepisu podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, np. w formie papierowej, w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, skanów uprzednio wystawionych faktur w formie papierowej etc. Przepisy te nie nakładają obowiązku przechowywania faktur, bez względu na to czy są to faktury tradycyjne czy elektroniczne, w formie papierowej.

Sposób stosowany przez podatnika, ma przede wszystkim zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. 2. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej przez Spółkę.
   
   

W świetle dotychczasowych rozważań należy stwierdzić, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów (w tym przede wszystkim faktur VAT). Wskazać należy ponadto, iż dla prawidłowego wystawienia i późniejszego przechowywania faktur VAT, zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie jest niezbędne wydrukowanie kopii faktury w formie papierowej a jedynie spełnienie odpowiednich kryteriów ich przechowywania. Wskazać należy, iż faktury nie muszą być przechowywane w takiej postaci, w jakiej zostały wystawione/otrzymane.

Proces archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej, powinien odbywać się w sposób, który umożliwia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności przechowywanych dokumentów. Zatem kluczową rolę w tym zakresie odgrywa możliwość ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy archiwizowanym dokumentem a transakcją gospodarczą, którą dokumentuje.

Mając na względzie rozważania przedstawione w pkt 1 powyżej, faktury wystawiane przez Spółkę w każdej opcji opisanej w stanie faktycznym, przechowywane następnie wyłącznie w formie elektronicznej, będą miały zapewnione autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z chwilą wystawienia faktury nie jest bowiem możliwa ingerencja w zapis danych i treść faktury. Po wystawieniu faktury system automatycznie blokuje i uniemożliwia wprowadzanie jakichkolwiek zmian w dokumencie oraz zapewnia jego czytelność i autentyczność. Integralność treści faktury zostaje zatem zachowana i zabezpieczona. Dodatkowo sposób archiwizacji faktur w systemie komputerowym w podziale na okresy rozliczeniowe umożliwia łatwe i szybkie ich odszukanie oraz udostępnienie w każdym momencie na żądanie osób zainteresowanych, w tym także organu podatkowego. System pozwala na wyszukiwanie i grupowanie faktur wg zadanych kluczy np. okresu którego dotyczą kontrahentów etc.

Spółka zapewnia ponadto autentyczność treści i integralność faktur m.in. poprzez wysoki poziom bezpieczeństwa stosowanego systemu, a także obowiązujące wewnętrzne procedury ochrony oraz zabezpieczenia danych, które mają na celu zabezpieczenie danych finansowo-księgowych przed ich utratą modyfikacjom lub zniszczeniem.

Zauważyć dodatkowo należy, że faktury elektroniczne będą wystawiane a następnie archiwizowane w formacie PDF, który uniemożliwi wszelkie przetwarzanie zapisanych w nim danych. W formacie PDF będą również przechowywane faktury wystawione pierwotnie w formie papierowej, następnie zeskanowane i importowane do systemu finansowo-księgowego.

Wskazać bowiem należy, że stosowany przez Spółkę format PDF stanowi format zapisu danych, który ze swej istoty nie jest przeznaczony do edytowania, a standardowe oprogramowanie biurowe (jak np. edytory tekstu) nie daje możliwości edycji plików zapisanych w tym formacie. W rezultacie, zapisanie dokumentu w formacie PDF gwarantuje prezentację danego dokumentu w postaci niezmienionej - względem dokumentu zapisanego przez jego twórcę. Odbiorca faktury nie ma możliwości edycji danych zapisanych w formacie PDF. Ponadto, zapisany w formacie PDF dokument zawiera także dane Spółki, która utworzyła dany dokument - co stanowi dodatkowe potwierdzenie autentyczności pochodzenia faktury.

Jednocześnie w ocenie Spółki, przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, o którym mowa w art. 112a ust 2 ustawy o VAT oznacza, że dopuszczalne jest archiwizowanie faktur chronologicznie wg daty ich wystawienia, z zastrzeżeniem, że łatwe do ustalenia jest, w rozliczeniu za który okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) została ona uwzględniona. Wskazać bowiem należy, iż stosowany przez Spółkę system finansowo-księgowy umożliwia łatwy dostęp do faktur odnoszących się do danego okresu rozliczeniowego, poprzez zastosowanie odpowiednich filtrów wyszukiwania.

W rezultacie, zdaniem Spółki elektroniczny system archiwizowania dokumentów opisany w stanie faktycznym, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci wygenerowanych w systemie plików PDF (Opcja 1 i Opcja 2), jak również w formie skanów pierwotnie wystawionych w formie papierowej (Opcja 3), bez konieczności ich dodatkowego archiwizowania w formie papierowej.

W przypadku Spółki spełnione są warunki dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej z użyciem systemu księgowego SAP, gdyż zapewnione będzie zachowanie oryginalnej postaci faktury elektronicznej gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz ich czytelność. Ponadto spełnione będą kryteria dotyczące możliwości łatwego ich odszukania oraz dostępu do tych faktur organom podatkowym.

Ponadto, przepisy ustawy o VAT nie wyłączają możliwości przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej w fermie elektronicznej, w formie zeskanowanych dokumentów, zamieszczonych na serwerach.

W rezultacie dopuszczalne jest archiwizowanie w formie elektronicznej faktur wystawionych przez Spółkę w formie papierowej. Faktury te bowiem, po wystawieniu i wysłaniu do Klienta są skanowane w formie obrazu elektronicznego (w formacie PDF), przechowywane na analogicznych zasadach jak faktury elektroniczne. Spółka pragnie zauważyć, że nowy system zapewnia również możliwość odtworzenia formy papierowej faktury przez jej wydrukowanie niezwłocznie i na każde żądanie organu podatkowego.

Wskazać w tym miejscu ponadto należy, że wydrukowana i zeskanowana faktura ma wygląd identyczny jak faktura wygenerowana pierwotnie w systemie księgowym w formacie elektronicznym. Numer dokumentu w systemie SAP umożliwia dodatkowo archiwizowanie importowanych w formie skanów dokumentów, w układzie chronologicznym.

Zatem, w ocenie Spółki, stosowanie opisanego w stanie faktycznym procesu pozwała na niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności i integralności faktur wystawianych przez Spółkę. Archiwizacja takich faktur pozwala ponadto na zachowanie ich czytelności.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwia Spółce udostępnienie bądź wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść takiego dokumentu jest identyczna z treścią dokumentu w formie elektronicznej bądź papierowej, w zależności od tego w jakiej formie został wysłany (udostępniony) kontrahentowi.

Co za tym idzie, stosowany system spełnia również warunki określone w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT - pomimo, że elektroniczne archiwum, gdzie wystawione przez Spółkę faktury są przechowywane w formacie plików PDF, znajduje się na serwerach będących we Francji i w każdej chwili jest możliwy dostęp on-line do tych faktur.

Wskazać również należy, że Spółka posiadać będzie dokumenty o charakterze uzupełniającym do wystawionej faktury (jak np. zamówienie, umowa z kontrahentem etc.), które towarzyszą realizowanym przez Spółkę transakcjom handlowym. Powiązanie konkretnej faktury z dokumentami ją uzupełniającymi stanowi wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą – a transakcją którą dokumentuje. Dokumenty uzupełniające umożliwiają kontrolowanie związku zachodzącego pomiędzy wystawieniem faktury a dokonaniem dostawy towarów objętych fakturą, zweryfikowania tożsamości nabywcy oraz przeprowadzenie kontroli, czy dana faktura wiernie odzwierciedla fakt dostarczenia towarów i czy w sposób wiarygodny dowodzi warunkom przeprowadzenia danej transakcji.

Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur, wystawionych przez Spółkę zarówno w formie elektronicznej, jak również papierowej, a archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112a ustawy o VAT jest zgodne z powyższymi przepisami.

Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w stanowisku sądów administracyjnych i organów podatkowych. Przykładowo, zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2012 r., sygn, akt I FSK 1228/11, podatnik może wystawiać faktury, faktury korygujące oraz drukować oryginał dokumentu w celu przesłania nabywcy i jednocześnie przechowywać kopie faktur w formie PDF na serwerze Spółki, w sytuacji, gdy nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści dokumentu oraz zapewniona jest możliwość wydruku kopii faktury w dowolnym momencie.

Podobnie również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach z 17 grudnia 2015 r., sygn. IPPP2/4512-1107/15-2/BH oraz z 8 października 2015 r. sygn. IPPP1/4512-857/15-2/AS a także Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 6 maja 2015 r. sygn. IBPP3/4512-126/15/KG.

Końcowo Spółka pragnie zauważyć, że stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty.

W konsekwencji ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie papierowej jak również w formie elektronicznej, w sposób opisany przez Spółkę w opisie stanu faktycznego przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu jest zgodne z powyższymi przepisami.

Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej niezależnie od formy w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne),

Tym samym w świetle obowiązujących przepisów, Spółka jest uprawniona do przechowywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 poz. 710 ze zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U.z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca będący zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług prowadzi działalność gospodarczą polegającą przede wszystkim na dystrybucji sprzętu gospodarstwa domowego pod rozpoznawalnymi markami. Klientami Spółki są w większości przedsiębiorstwa prowadzące sprzedaż detaliczną. W związku z wdrożeniem nowego, systemu finansowo-księgowego oraz systemu elektronicznej wymiany dokumentów z kontrahentami, Spółka docelowo zamierza zrezygnować z wystawiania oraz archiwizowania faktur w formie papierowej. Nowy proces elektronicznej wymiany korespondencji będzie dotyczył wyłącznie kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja elektronicznej, wymiany dokumentów z kontrahentami została wyrażona bądź w umowie handlowej, pomiędzy Spółką a danym Kontrahentem lub w formie odrębnego porozumienia i określa również stosowany format faktury oraz adresy e-mail służące wymianie korespondencji. Faktury sprzedażowe są wystawiane księgowane i następnie w sposób zautomatyzowany wysyłane za pośrednictwem systemu SAP do adresata jedną z poniższych dróg:

1. w oparciu o zintegrowany z SAP moduł elektronicznej wymiany danych (w standardzie EDI, Electronic Data Interface) (opcja 1),
2. dostarczane na uzgodniony adres poczty elektronicznej Kontrahenta w formacie PDF, jako załącznik do korespondencji (opcja 2).
   
   

W odniesieniu do Klientów, którzy nie wyrazili zgody na wymianę korespondencji w formie elektronicznej, faktury sprzedażowe wystawiane są w formie papierowej i wysyłane Kontrahentom za pośrednictwem operatora pocztowego (opcja 3).

Wystawiane przez Spółkę faktury zawierają wszystkie obligatoryjne elementy określone przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Ponadto Spółka pragnie wskazać, że stosowany w odniesieniu do faktur elektronicznych format PDF z założenia prezentuje treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Wygenerowane przez Spółkę faktury sprzedażowe są dostępne w ramach systemu SAP w formacie PDF przez cały okres wymagany przepisami z obszaru podatków i rachunkowości. Format ten nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe czy edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w tym formacie. W takim też formacie są udostępnianie do odtworzenia. Od momentu wygenerowania faktury i jej zapisania, w formacie PDF niemożliwe będzie ingerowanie w treść faktury (tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie faktury VAT). Obecnie, wystawiane w formie elektronicznej faktury sprzedażowe są następnie drukowane i archiwizowane w formie papierowej. Niemniej z uwagi na wysokie koszty związane z archiwizacją, Spółka zamierza korzystać z możliwości archiwizacji, jakie daje wdrożony nowy system. Po upływie określonego w systemie okresu, przedmiotowe faktury są dostępne w archiwum, również do odtworzenia w formacie PDF. W archiwum faktury te są dostępne co najmniej przez okres, za który zobowiązania podatkowe Spółki nie uległy przedawnieniu. Ponadto system umożliwia prześledzenie historii dokumentu, w szczególności sprawdzenia daty utworzenia, dostarczenia i jego modyfikacji, identyfikacji osoby dokonującej ingerencji oraz treści wprowadzonych ewentualnie zmian. Faktury papierowe natomiast będą skanowane i w formacie pliku PDF importowane do nowego systemu. W tym wypadku również nie jest możliwa ingerencja w treść faktury zarchiwizowanej w farmie elektronicznej. W konsekwencji, faktury sprzedażowe będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (w formie pliku PDF) w dostępnym archiwum systemu SAP, na serwerach Spółki (znajdujących się we Francji). Posiadany przez Spółkę system zapewnia również wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Faktury w ww. formacie przechowywane będą w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów/wystawcy dokumentu/ nabywcy etc.), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, system umożliwia ich łatwe odszukanie, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wskazać również należy, że Spółka posiada wewnętrzne procedury ochrony oraz zabezpieczenia danych mające na celu zabezpieczenie danych finansowo-księgowych przed ich utratą lub zniszczeniem. Wystawienie faktury przez zintegrowany system informatyczny wiąże się z automatycznym ujęciem tejże faktury w systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. Po wystawieniu faktury system w swoich bazach przechowuje zapisy umożliwiające identyfikację wystawionej faktury, kwoty faktury, daty faktury oraz dane identyfikujące odbiorcę faktury. Ponadto system w każdym momencie pozwala na wydrukowanie faktury bądź otworzenie jej w postaci pliku PDF.W Spółce obowiązują również procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Procedury obowiązujące w Spółce gwarantują w każdym przypadku, pełna identyfikowalność wystawionej przez Spółkę faktury (niezależnie od sposobu jej przesłania lub udostępniania) z konkretną dokumentowaną nią, transakcją, kontrahentem, towarem, dokonanymi płatnościami etc.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego Wnioskodawca powziął wątpliwości czy prezentowana procedura wystawiania, obrotu i przechowywania faktur w opcji 1 i 2 będzie spełniała kryteria uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, oraz prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur wystawianych w opcji 1 i 2 oraz opcji 3.

Należy podkreślić szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przedstawiony sposób wystawiania faktur w formie elektronicznej zarówno w opcji 1 jak i opcji 2 w formacie pliku PDF, gdzie faktury w tej formie będą przesyłane bądź udostępniane kontrahentom którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej jak wskazała Strona zapewni autentyczność, integralność i czytelność tych faktur. Jak wskazuje Spółka format PDF z założenia prezentuje treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Format ten nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe czy edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w tym formacie. Wystawiane przez Spółkę faktury sprzedażowe zawierają wszystkie obligatoryjne elementy określone przepisami ustawy o podatku od towarów i usług i są dostępne w ramach systemu SAP w formacie PDF przez cały okres wymagany przepisami z obszaru podatków i rachunkowości. Od momentu wygenerowania faktury i jej zapisania w formacie PDF niemożliwe będzie ingerowanie w treść faktury (tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie faktury VAT).

W konsekwencji należy stwierdzić, że faktury wystawiane przez Wnioskodawcę we wskazanej w stanie faktycznym opcji 1 i 2 spełniają wymagania określone przez ustawę dla uznania ich za faktury elektroniczne.

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur wystawianych zarówno w opcji 1, 2 jak i w opcji 3 czyli wystawianej dla kontrahentów w wersji papierowej należy zauważyć, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W niniejszych okolicznościach warunki zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług dotyczące sposobu przechowywania faktur i danych w nich zawartych zostały spełnione, gdyż przedstawiona procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej jak wskazał Wnioskodawca będzie zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Faktury w ww. formacie przechowywane będą w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów/wystawcy dokumentu/nabywcy), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, system umożliwia ich łatwe odszukanie, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wystawienie faktury przez zintegrowany system informatyczny wiąże się z automatycznym ujęciem faktury w systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. System przechowywuje w swoich bazach zapisy umożliwiające identyfikacje wystawionej faktury, kwotę, daty oraz dane identyfikujące odbiorcę. Posiadany przez Spółkę system spełnia także warunki o których mowa w art. 112a ust. 3 ustawy, gdyż pomimo tego iż elektroniczne archiwum gdzie wystawione przez Spółkę faktury są przechowywane w formacie plików PDF znajduje się na serwerach we Francji, to w każdej chwili jest możliwy dostęp on-line do tych faktur.

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur wystawionych zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej archiwizowanej wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozostałe warunki określone w art. 112a ustawy i jest zgodne z ww. przepisami.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą również czy opisany sposób przechowywania faktur w odniesieniu do Opcji 1-3, spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

W kontekście powyższego należy powołać się na przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) na co słusznie zwrócił uwagę Wnioskodawca.

W myśl art. 70 § 1 Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do art. 86 § 1 ww. ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta jest w art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).

Tym samym, w świetle obowiązujących przepisów Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej a przedstawiona procedura wystawiania i obrotu faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r. poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.