Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
3063-ILPP1-3.4512.130.2016.2.PR
z 29 listopada 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia – brak daty sporządzenia (data wpływu do: Ministerstwa Finansów 17 października 2016 r., Biura KIP w Lesznie 20 października 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przyjmowania i przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 października 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przyjmowania i przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

A Sp. z o.o. (dalej „Spółka”) należy do międzynarodowej Grupy B, której centrala mieści się w (...), Niemcy.

Spółka, podobnie jak inne spółki z Grupy B, wdrożyła system elektronicznego przyjmowania i przechowywania otrzymywanych faktur (w tym faktur korygujących, duplikatów faktur oraz duplikatów faktur korygujących) – tzw. system Workflow.

Wdrożenie systemu elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur dla Grupy B zleciła wyspecjalizowanym firmom spółka C GmbH z siedzibą w (...), Niemcy (dalej „C”), która jest spółką powiązaną dla Spółki.

System elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur dla Grupy B funkcjonuje już od wielu lat w innych krajach niż Polska w oparciu o wykorzystywany w tej Grupie system (aplikację) SAP. System SAP zapewnia wzajemną wymianę danych pomiędzy wszystkimi spółkami należącymi do Grupy B.

Cudostępnia Spółce oraz obsługuje centralne systemy IT Grupy B, w tym system SAP, obsługiwane przez serwery centralne zlokalizowane w (...), Niemcy. Na serwerach tych zlokalizowane jest również dodatkowe specjalistyczne oprogramowanie, które obok SAP jest niezbędne dla funkcjonowania systemu elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur Grupy B.

Elektroniczne przyjmowanie i przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę realizowane jest według następującej procedury:

1. Faktura, która dociera do Spółki w formie papierowej, jest w pierwszej kolejności na miejscu (w siedzibie Spółki) skanowana do formatu PDF.
   Bezpośrednio po zeskanowaniu, faktury w formie papierowej mają być niszczone przez pracowników Spółki. Obecnie jednak Spółka nie zniszczyła jeszcze otrzymanych w formie papierowej faktur i następnie zeskanowanych, ponieważ Spółka nie jest pewna, czy stosowana przez nią procedura przyjmowania i przechowywania faktur jest zgodna z ustawą o VAT. Spółka zatem zobowiązuje się, że po otrzymaniu przez nią korzystnej interpretacji w ramach złożonego wniosku, zniszczy wszystkie faktury papierowe, do których już została zastosowana opisana procedura. Także otrzymane w przyszłości faktury papierowe będą niszczone niezwłocznie po ich zeskanowaniu.
2. Skaner Spółki jest bezpośrednio podłączony z serwerem C w (...). Plik w formacie PDF zawierający zeskanowaną fakturę jest zatem bezpośrednio po zeskanowaniu dostępny na serwerze C.
3. Plik w formacie PDF obejmujący zeskanowaną fakturę, po zeskanowaniu i tym samym udostępnieniu na serwerze C, jest automatycznie otwierany, a dane zawarte na fakturze są odczytywane przez przeznaczoną do tego aplikację i zapisywane w odpowiednich polach systemu SAP. Obraz zeskanowanej faktury nie jest przy tym usuwany – plik zawierający ten obraz jest zapisywany i przechowywany na serwerze C w (...).
4. W dalszej kolejności dane zawarte w odpowiednich polach systemu SAP są szczegółowo weryfikowane przez pracowników Spółki z zeskanowanymi fakturami np.: pod kątem danych dot. identyfikacji nabywcy, prawidłowości jego rachunku bankowego czy też jego numeru NIP itp.
5. W trakcie weryfikacji faktur i ich księgowania pracownicy działu księgowości Spółki weryfikują także daty powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT – każda faktura posiada pole „Data VAT”. Na podstawie pola „Data VAT” generowane są przez Spółkę następnie rejestry VAT.
6. Pliki zawierające obrazy zeskanowanych i udostępnionych przez Spółkę na serwerze C w (...) faktur początkowo przed ich zaksięgowaniem w systemie SAP nie są przyporządkowane do okresów rozliczeniowych – można je jednak sortować w sposób dowolny według różnych dat (np. według daty skanowania, czy też daty wystawienia faktury). Po zakończeniu procesów skanowania, weryfikacji i księgowania faktur w systemie SAP, faktury są przyporządkowane do okresów rozrachunkowych (np. miesiąca, w którym są zaksięgowane).
7. Spółka ma ciągły dostęp on-line poprzez system SAP, zarówno do obrazu zeskanowanej faktury, jak i do danych odczytanych z tej faktury i zapisanych w odpowiednich polach systemu SAP. Na ekranie monitora można zobaczyć obraz każdej faktury otrzymanej przez Spółkę, przechowywanej na serwerze C w (...).
8. Pracownicy Spółki mają możliwość dokonywania poprzez system SAP zmian danych wynikających z faktury, zapisanych w odpowiednich polach systemu SAP (np. korekta numeru rachunku bankowego błędnie odczytanego z faktury przez system, numeru NIP). Pracownicy Spółki, ani żadne inne osoby, nie mają natomiast możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian (jakichkolwiek ingerencji) w treści faktury (obrazu faktury) przechowywanej w formie elektronicznej na serwerze C w (...).
9. Spółka nie umieszcza na otrzymanych fakturach stempla z datą wpływu, gdyż zakłócałoby to proces skanowania (faktury stają się nieczytelne dla skanera). Spółka jednak prowadzi książkę ewidencji korespondencji przychodzącej, gdzie wpisuje nazwę kontrahenta, numer faktury oraz datę jej wpływu.
10. Faktury, które Spółka otrzymuje w formie elektronicznej, nie są drukowane, lecz po wpłynięciu na specjalnie do tego celu przeznaczoną mailową skrzynkę odbiorczą Spółki e-faktury 027 w niezmodyfikowanym formacie PDF, umiejscawiane są na serwerze centralnym w Niemczech. Faktury elektroniczne są archiwizowane przy zastosowaniu identycznej procedury, jak wyżej opisana procedura dla faktur otrzymanych w formie papierowej.
11. Przyjmowanie przez Spółkę od danego kontrahenta faktur w formacie elektronicznym następuje po wcześniejszej akceptacji tej formy przesyłania i przyjmowania faktur VAT przez Spółkę w odniesieniu do każdego z kontrahentów z osobna.
12. Spółka prowadzi archiwum skrzynki mailowej dzięki czemu możliwe jest wskazanie, kiedy Spółka otrzymała fakturę drogą elektroniczną – możliwa jest zatem do ustalenia data wpływu faktury.
    
    

Omawiane faktury są przechowywane w wyżej opisany sposób do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pracownicy właściwych organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej mogą (np. w trakcie kontroli prowadzonej w Spółce) każdorazowo uzyskać niezwłoczny dostęp on-line za pośrednictwem systemu SAP do otrzymanych przez Spółkę faktur przechowywanych na serwerze C w (...). Dostęp ten jest możliwy wyłącznie z komputerów Spółki znajdujących się w siedzibie Spółki. Nie jest natomiast możliwe uzyskanie przez pracowników ww. organów dostępu do faktur Spółki przechowywanych na serwerze C w (...) z komputerów nienależących do Spółki, znajdujących się poza siedzibą Spółki.

Pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, uzyskując dostęp do omawianych faktur, mogą:

1. obejrzeć obraz faktury na monitorze komputera udostępnionego przez Spółkę,
2. wydrukować fakturę na drukarce połączonej z tym komputerem,
3. zapisać plik zawierający obraz faktury na elektronicznym nośniku danych (np. pendrive).
   
   

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy opisany sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Uzasadnienie

Z przepisów art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT wynika, że podatnik, który zamierza przyjmować i przechowywać faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju, zobowiązany jest spełnić następujące warunki:

1. zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym:
   1. „autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
   2. „integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
2. przechowywanie ewidencji prowadzonej dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
3. przechowywanie otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
4. zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu on-line do tych faktur/poboru tych faktur umożliwiającego tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Sposób przyjmowania i przechowywania przez Spółkę faktur otrzymywanych przez nią od kontrahentów spełnia wszystkie ww. warunki, tj.:

Ad. 1)

Planowany system zapewnia „autentyczność pochodzenia” faktur. Z treści tych faktur można bowiem odczytać dane dostawcy dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Planowany system zapewnia „integralność treści” faktur. Nie ma bowiem możliwości dokonywania żadnych ingerencji w treść otrzymywanych i przechowywanych faktur. Możliwości tej nie mają ani pracownicy Spółki, ani pracownicy C wzgl. osoby trzecie. „Integralność faktury” jest zapewniona poprzez stosowanie bezpiecznego formatu zapisu zeskanowanych papierowych faktur lub otrzymywanych przez Spółkę faktur w formie elektronicznej – tj. format PDF.

Spełnienie warunku zapewnienia „czytelności faktur” w przypadku ich przechowywania w postaci plików elektronicznych należy zatem uznać za oczywiste.

Ad. 2)

Spółka spełnia ten warunek – dane zawarte na fakturze – odczytywane przez przeznaczoną do tego aplikację, zweryfikowane przez pracownika Spółki i zapisywane w odpowiednich polach systemu SAP, ale także obraz zeskanowanej faktury jest przechowywany dla celów rozliczania podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad. 3)

Spółka stosuje miesiąc kalendarzowy jako okres rozliczeniowy w podatku VAT. Zdaniem Spółki obowiązek przechowywania otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe jest spełniony. Pliki zawierające obrazy zeskanowanych i udostępnionych przez Spółkę na serwerze C w (...) faktur początkowo przed ich zaksięgowaniem w systemie SAP nie są przyporządkowane do okresów rozliczeniowych – można je jednak sortować w sposób dowolny według różnych dat (np. według daty skanowania, czy daty wystawienia faktury).

Natomiast już po zakończeniu procesów skanowania, weryfikacji i księgowania faktur w systemie SAP, faktury są przyporządkowane do okresów rozrachunkowych (np. miesiąca, w którym są zaksięgowane).

Dostęp do faktur następuje poprzez nowoczesny system SAP, który gwarantuje w każdym czasie łatwe odszukanie każdej faktury.

Ad. 4)

Pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej mają zapewniony (na żądanie, przedstawione zgodnie z odrębnymi przepisami, np. w trakcie kontroli podatkowej w Spółce) bezzwłoczny dostęp on-line do przechowywanych faktur oraz bezzwłoczną możliwość ich poboru poprzez system SAP dostępny na komputerach Spółki zlokalizowanych w siedzibie Spółki, zlokalizowanej na terytorium kraju. Pracownicy tych organów mogą przetwarzać dane zawarte w fakturach (np. poprzez wydrukowanie faktur poprzez system SAP i następnie analizowanie danych zawartych na wydrukowanych fakturach wzgl. poprzez analizowanie danych zawartych na fakturze wyświetlonej na monitorze komputera).

Należy podkreślić, że przedmiotowe przepisy nie wymagają, by pracownicy ww. organów mieli zapewniony dostęp do przechowywanych faktur on-line z komputerów zlokalizowanych poza siedzibą Spółki (np. w siedzibie organu).

Przepisy te należy bowiem interpretować przy uwzględnieniu przepisów regulujących zasady uzyskiwania przez organy dostępu do dokumentacji podatnika (np. w trakcie kontroli podatkowej). W szczególności należy tu uwzględnić przepis art. 285b Ordynacji podatkowej, który przewiduje prowadzenie kontroli podatkowej w siedzibie organu podatkowego wyłącznie za zgodą kontrolowanego.

Stanowisko Spółki przedstawione w złożonym wniosku jest zgodne ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym m.in. w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Warszawie z dnia 21 stycznia 2015 r. (sygn. IPPP3/443-1206/14-2/MC);
• interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Warszawie z dnia 4 lutego 2015 r. (sygn. IPPP3/443-1137/14-3/IG);
• interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Warszawie z dnia 26 czerwca 2015 r. (sygn. IPPP1/4512-376/15-2/MK).
  
  

Podsumowanie

System elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur zdaniem Spółki spełnia wszystkie warunki wymienione powyżej w punktach 1-4.

W konsekwencji należy uznać, że opisany w stanie faktycznym sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3. podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.
   
   

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że duplikaty faktur, faktury korygujące oraz duplikaty faktur korygujących są rodzajami faktur, do których również zastosowanie mają powyższe wymogi.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka wdrożyła system elektronicznego przyjmowania i przechowywania otrzymywanych faktur (w tym faktur korygujących, duplikatów faktur oraz duplikatów faktur korygujących). Przyjmowanie przez Spółkę od danego kontrahenta faktur w formacie elektronicznym następuje po wcześniejszej akceptacji tej formy przesyłania i przyjmowania faktur VAT przez Spółkę w odniesieniu do każdego z kontrahentów z osobna. Planowany system zapewnia autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur. Faktury są przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz w podziale na okresy rozrachunkowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Ponadto Spółka wskazała, że pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej mają zapewniony (na żądanie, przedstawione zgodnie z odrębnymi przepisami) bezzwłoczny dostęp on-line do przechowywanych faktur oraz bezzwłoczną możliwość ich poboru poprzez system SAP dostępny wyłącznie na komputerach Spółki zlokalizowanych w jej siedzibie na terytorium kraju. Pracownicy tych organów mogą przetwarzać dane zawarte w fakturach.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Podsumowując, opisany sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.