INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 8 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 547/10 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 16 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 156/11 – stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, reprezentowanej przez pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 11 lutego 2010 r. (data wpływu: 16 lutego 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 lutego 2010 r. został złożony ww wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Zainteresowany – zgodnie z ogólnymi zasadami – za dostawy towarów i świadczenie usług wystawia kontrahentom faktury VAT. Faktury wystawiane są za pomocą systemu księgowego, który umożliwia wydrukowanie kopii faktury VAT w dowolnym momencie. Jednocześnie system po wprowadzeniu danych do faktury i wydrukowaniu oryginału, nie pozwala na jakąkolwiek ingerencję w treść faktury, a zatem drukowana w dowolnym momencie kopia jest identyczna z oryginałem faktury (poza użyciem na fakturach słów „oryginał” i „kopia”).

System księgowy, dane z faktur ujmuje automatycznie do ewidencji księgowej w rejestrze podatku należnego, a także dane te uwzględnia przy generowaniu deklaracji VAT-7.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka zobowiązana jest do drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur, skoro w dowolnym momencie może wydrukować kopię faktury, której treść będzie identyczna jak w sytuacji, gdy kopia faktury zostałaby wydrukowana w tym samym czasie co oryginał faktury...

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma potrzeby drukowania i przechowywania kopii faktur, gdyż system księgowy umożliwia zarówno wygenerowanie, jak i wydrukowanie kopii w dowolnym momencie, a treść tak wydrukowanej faktury będzie identyczna, jak w sytuacji, gdyby kopia faktury została wydrukowana w tym samym czasie co oryginał faktury.

Spółka uważa, iż za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta. Natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Uzasadnienie:

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast zgodnie z ust. 2 tego przepisu, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Spółka stoi na stanowisku, iż przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Zdaniem Spółki, żaden przepis rozporządzenia nie określa w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę (§ 19 ust. 1 i § 21).

Spółka uważa również, że skoro faktury należy przechowywać w oryginalnej postaci, to taką postacią może być oryginalny zapis w systemie księgowym. Z żadnego przepisu nie wynika bowiem, ze oryginalną postacią jest forma papierowa faktury.

Ponadto, bez znaczenia jest fakt, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku od towarów i usług zostanie wydrukowany oryginał i kopia faktury, czy też sam oryginał, bowiem decydujące znaczenie ma to, czy wystawiona faktura została ujęta w ewidencji księgowej i rejestrze podatku należnego oraz to, czy sposób przechowywania faktury wyklucza możliwość zmodyfikowania treści jej zapisów po wystawieniu i ujęciu w ewidencji, a te wszystkie warunki w przedstawionym zdarzeniu przyszłym są spełnione.

Spółka pragnie również wskazać, że jej zdaniem nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone w ww. rozporządzeniu są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury.

Zdaniem Zainteresowanego żaden przepis rozporządzenia nie wskazuje terminu w jakim ma być wystawiona kopia faktury VAT. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oryginały faktur są wprowadzane do obiegu prawnego (znajdują się u kontrahenta). Tym samym identyczność treści kopii faktury z oryginałem zawsze może zostać potwierdzona z dokumentami źródłowymi zaewidencjonowanymi przez podmiot trzeci – kontrahenta.

Ponadto, Spółka jest zdania, że skoro ani oryginał, ani kopia faktury nie musi zawierać podpisów wystawcy i odbiorcy faktury, to stanowisko Spółki jest tym bardziej uzasadnione, że nie ma potrzeby jednoczesnego drukowania oryginału i kopii faktury i przechowywania kopii w formie materialnej (papierowej).

Mając na uwadze powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że w prawie podatkowym nie można stosować wykładni rozszerzającej, która skutkowałaby nałożeniem na podatników innych obowiązków aniżeli wprost wynikających z przepisów prawa. A jeżeli żaden przepis prawa wprost nie nakazuje podatnikom przechowywania kopii faktur w formie papierowej, to takiego obowiązku na podatnika nie można nakładać.

W dniu 12 kwietnia 2010 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wydał interpretację indywidualną nr ILPP1/443-170/10-2/BD stwierdzając, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 11 lutego 2010 r. - jest nieprawidłowe.

Wezwanie do usunięcia naruszenia prawa wniesiono w dniu 23 kwietnia 2010 r., zaś odpowiedzi na ww. wezwanie udzielono pismem z dnia 19 maja 2010 r., nr ILPP1/443/W-42/10-2/HMW (skutecznie doręczonym w dniu 21 maja 2010 r.), w którym stwierdzono brak podstaw do zmiany ww. interpretacji indywidualnej.

W dniu 21 czerwca 2010 r. wpłynęła do tut. Organu skarga na ww. interpretację, w której wniesiono o uchylenie zaskarżonej interpretacji indywidualnej z dnia 12 kwietnia 2010 r.

Wyrokiem z dnia 8 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 547/10 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu uchylił zaskarżoną interpretację.

Pismem z dnia 6 grudnia 2010 r. Minister Finansów złożył skargę kasacyjną od wyżej powołanego wyroku WSA.

Wyrokiem z dnia 16 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 156/11 Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę kasacyjną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego – biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 8 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 547/10 oraz wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 16 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 156/11 – stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3. numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4. dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6. miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9. stawki podatku;
10. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ponadto, § 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność.

Powyższy przepis Dyrektywy 112 nie wskazuje w jakiej formie winny być przechowywane faktury i ich kopie, jednakże wymagane jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, a także zapewnienie ich czytelności oraz uniemożliwienie zmiany danych.

Również dalsze zapisy Dyrektywy 112 potwierdzają, że ustawodawca wspólnotowy nie określił, w jakiej formie winny być przechowywane faktury i ich kopie. Zgodnie bowiem z art. 247 ust. 2, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Powyższe oznacza, że państwo członkowskie może wymagać, w celu zapewnienia warunków z art. 246 Dyrektywy 112, przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wobec tego od woli poszczególnych państw zależy, czy skorzystają z uprawnienia przyznanego im w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur.

Zdaniem Sądu wyrażonym w wyroku z dnia 8 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 547/10, użyte w § 21 ust. 2 rozporządzenia sformułowanie „przechowuje się w oryginalnej postaci” wskazuje, że polski prawodawca zamierzał skorzystać z przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 możliwości ustalenia zasad przechowywania faktur. Zgodnie z brzmieniem § 21 ust. 2 Minister Finansów zastrzegł obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur „w oryginalnej postaci”, nie zastrzegając jednocześnie, tak jak to uczynił prawodawca wspólnotowy, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. Nie została też zastrzeżona w tym przepisie przez Ministra Finansów forma przechowywania faktur: papierowa lub elektroniczna. Taki zapis prawa krajowego nie pozwala na stwierdzenie, że pojęcie „oryginalna postać” mieści w sobie również pojęcie „formy” faktury: papierowej lub elektronicznej, zwłaszcza że pojęcie „forma” występuje w innych przepisach rozporządzenia.

O elektronicznej „formie” faktury mowa jest w § 19 ust. 3, § 20 ust. 2 i ust. 5 oraz w § 21 ust. 3 rozporządzenia. Przy zachowaniu jednolitości terminologii występującej w danym akcie prawnym należałoby używać określenia „forma” zarówno elektroniczna, jak i papierowa.

Ponadto, powołując się na uzasadnienie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z dnia 23 czerwca 2010 r. sygn. akt I SA/Op 177/10, Sąd w analizowanej sprawie stwierdził, że z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy, czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego zapisu nie prowadzi zaś do prezentowanej w skarżonej interpretacji konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w określonej formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.

W opinii Sądu, Dyrektywa 2006/112/WE nie wprowadziła obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Również z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę a otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, odnoszących się do przeprowadzonej transakcji.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, dokumentującym dostawy towarów i świadczenie usług za pomocą faktur VAT.

Faktury wystawiane są za pomocą systemu księgowego, który umożliwia wydrukowanie kopii faktury VAT w dowolnym momencie. Jednocześnie system po wprowadzeniu danych do faktury i wydrukowaniu oryginału, nie pozwala na jakąkolwiek ingerencję w treść faktury, a zatem drukowana w dowolnym momencie kopia jest identyczna z oryginałem faktury (poza użyciem na fakturach słów „oryginał” i „kopia”). System księgowy, dane z faktur ujmuje automatycznie do ewidencji księgowej w rejestrze podatku należnego, a także dane te uwzględnia przy generowaniu deklaracji VAT-7.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż w rozpatrywanej sprawie możliwe będzie przechowywanie kopii wystawianych faktur za pomocą elektronicznego systemu księgowego, jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji, tj. w dniu 12 kwietnia 2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.