Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach
IBPP3/4512-407/14/KG
z 19 sierpnia 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) w związku z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego z dnia 22 kwietnia 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 643) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 15 maja 2015 r. (data wpływu 21 maja 2015 r.), uzupełnionym pismem z 29 czerwca 2015 r. (data wpływu 2 lipca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur VAT wydrukowanych przy użyciu drukarek fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii oraz wystawionych przy użyciu oprogramowania Sygnity, Optima, IFS;
• braku obowiązku dołączania do faktury zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, paragonu dokumentującego sprzedaż, w przypadku przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego z drukarki fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii bądź też odpowiedniego oprogramowania)

–jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur VAT wydrukowanych przy użyciu drukarek fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii oraz wystawionych przy użyciu oprogramowania Sygnity, Optima, IFS, oraz braku obowiązku dołączania do faktury zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, paragonu dokumentującego sprzedaż, w przypadku przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego z drukarki fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii bądź też odpowiedniego oprogramowania). Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 29 czerwca 2015 r. (data wpływu 2 lipca 2015 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z 19 czerwca 2015 r. znak: IBPP3/4512-407/15/KG.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Z uwagi na charakter swojej działalności, w ciągu roku Spółka A. P. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) realizuje bardzo dużą liczbę transakcji sprzedażowych w sklepach przy stacjach benzynowych i hurtowniach paliw, olejów i smarów.

Ze względu na ciągły wzrost swoich obrotów, Wnioskodawca zamierza drukować z systemów komputerowych Sygnity, Optima i IFS tylko jeden egzemplarz faktury i przesyłać do kontrahentów, natomiast drugi egzemplarz pozostawałby w systemie, przy czym w każdym czasie można go będzie wydrukować. Ponadto, Wnioskodawca w zakresie transakcji realizowanych na rzecz klientów zamierza drukować faktury w formie papierowej przy użyciu kas rejestrujących (drukarek fiskalnych) z elektronicznym zapisem kopii. W przypadku Wnioskodawcy faktury zawsze będą wystawiane przy użyciu konkretnego oprogramowania, a sam ich wydruk może się odbywać na drukarce fiskalnej bądź standardowym urządzeniu drukującym. W tym miejscu Spółka nadmienia, że posiadane przez nią kasy z elektronicznym zapisem kopii, są konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych (w tym m.in. faktur) w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych (wbudowanej pamięci kasy w module kopii elektronicznej) i spełniają wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz.U. z 2013 r. poz. 1076). Aplikacja archiwizująca nie pozwala na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur i faktur korygujących. Jednocześnie, informatyczne nośniki danych (dyski), na których Spółka przechowuje faktury wystawione przy użyciu kas z elektronicznym zapisem kopii lub w ramach systemu Sygnity (w tym faktur korygujących wystawianych w systemie Sygnity), umożliwiają przechowywanie tych faktur w formie elektronicznego zapisu w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, dostęp, pobór i przetwarzanie.

W konsekwencji rozważany sposób przechowywania faktur w postaci elektronicznego zapisu na informatycznych nośnikach danych gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur.

Ponadto, ww. sposób przechowywania faktur umożliwia do nich stały dostęp, np. w razie kontroli podatkowej, oraz zapewnia możliwość wydrukowania kopii tych faktur w niezmienionym kształcie w dowolnym momencie.

Spółka zaznacza, że niniejsza sprawa nie dotyczy faktur elektronicznych, o których mowa w obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r. art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

Zmiany w archiwizowaniu faktur Wnioskodawca uzasadnia faktem, że narastająca ilość kopii faktur jakie przechowuje, staje się dla niego bardzo poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Z jednej strony Wnioskodawca ponosi ogromne koszty zakupu papieru i wydruku kopii, a z drugiej wynikające z przepisów prawa podatkowego koszty archiwizowania dokumentów księgowych.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

System archiwizacji kopii faktur, kopii faktur korygujących, kopii faktur – not korygujących, który zamierza wprowadzić, zapewni autentyczność, integralność i czytelność ich treści.

Aplikacje archiwizujące, którymi Wnioskodawca zamierza się posługiwać, nie pozwalają na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur, faktur korygujących oraz faktur – not korygujących. Jednocześnie, informatyczne nośniki danych (dyski), na których Wnioskodawca przechowuje faktury wystawione przy użyciu kas z elektronicznym zapisem kopii lub w ramach system Sygnity, Optima i IFS umożliwiają przechowywanie tych faktur w formie elektronicznego zapisu w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, dostęp, pobór i przetwarzanie.

W konsekwencji rozważany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania faktur w postaci elektronicznego zapisu na informatycznych nośnikach danych gwarantuje ich autentyczność przechowywania (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostaw towarów/usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (tj. pewność że w fakturze nie zmieniono danych, które faktura powinna zawierać) oraz czytelność (możliwość odczytu faktury i zweryfikowania jej treści ze stanem faktycznym).

Ponadto, ww. sposób przechowywania faktur umożliwia do nich stały dostęp, np. w razie kontroli podatkowej, oraz zapewnia możliwość wydrukowania kopii faktur w niezmienionym kształcie w dowolnym momencie.

Wnioskodawca zapewnia, że wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. Są to bowiem informacje, będące podstawą rozliczenia podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy kopie faktur oraz kopie faktur korygujących, faktur – not korygujących:
1. wydrukowanych przy użyciu drukarek fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii;
2. wystawionych przy użyciu oprogramowania Sygnity, Optima, IFS (których oryginały wydawane/przesyłane są/będą do odbiorców w formie papierowej)
   Spółka może przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego z drukarki z elektronicznym zapisem kopii bądź też odpowiedniego oprogramowania), bez konieczności drukowania i magazynowania tych kopii faktur w wersji papierowej?
   (w przypadku Wnioskodawcy faktury zawsze będą wystawiane przy użyciu konkretnego oprogramowania, a sam ich wydruk może się odbywać na drukarce fiskalnej bądź standardowym urządzeniu drukującym).
2. Czy w przypadku przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego z drukarki fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii bądź też odpowiedniego oprogramowania), bez konieczności drukowania i magazynowania tych kopii faktur w wersji papierowej w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, Spółka ma obowiązek dołączenia do faktury, paragonu dokumentującego sprzedaż?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on mógł przechowywać kopie faktur oraz kopie faktur korygujących wystawionych przy użyciu kas z elektronicznym zapisem kopii, czy też systemu Sygnity (których oryginały wydawane/przesyłane będą do odbiorców w formie papierowej), wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego, bez konieczności drukowania i magazynowania tych kopii faktur i kopii faktur korygujących w wersji papierowej). W ocenie Wnioskodawcy, przechowywanie ww. faktur na nośnikach (dyskach) będzie gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, ww. sposób przechowywania przedmiotowych faktur będzie umożliwiać organom podatkowym stały dostęp do przechowywanych faktur, np. w razie kontroli podatkowej oraz zapewniać możliwość wydrukowania kopii tych faktur w niezmienionym kształcie w dowolnym momencie.

Zdaniem Wnioskodawcy (doprecyzowanym w piśmie z 29 czerwca 2015 r.), będzie on mógł przechowywać kopie faktur – not korygujących, jak i kopie faktur oraz kopie faktur korygujących wystawionych przy użyciu kas z elektronicznym zapisem kopii, czy też systemu Sygnity, Optima i IFS (których oryginały wydawane/przesyłane będą do odbiorców w formie papierowej), wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego, bez konieczności drukowania i magazynowania tych kopii faktur i kopii faktur korygujących w wersji papierowej).

Argumentacja, którą Wnioskodawca posłużył się w przedstawieniu własnego stanowiska w odniesieniu do kopii faktur i kopii faktur korygujących, pozostaje adekwatna również w odniesieniu do kopii faktur – not korygujących.

Poniżej Wnioskodawca przedstawia argumentację uzasadniającą jej stanowisko dotyczące pytania 1:

1. Przepisy ustawy o VAT w zakresie przechowywania faktur-w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014r.

Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r. art. art. 112a ust. 1 pkt l ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani przechowywać wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, z ust. 4 tego artykułu wynika, że do obowiązków podatnika należy zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m, podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Spółka stoi zatem na stanowisku, że może przechowywać kopie faktur oraz kopie faktur korygujących wydrukowanych przy użyciu kas z elektronicznym zapisem kopii czy też systemu Sygnity wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego, bez konieczności drukowania i magazynowania tych kopii faktur i kopii faktur korygujących w wersji papierowej).

2. Przepisy Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE. L 2006 r. Nr 347, poz. 1 ze zm., dalej: „Dyrektywa VAT”).

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone przez Dyrektywę VAT. Art. 244 Dyrektywy VAT określa, że każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Wreszcie art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wyraźnie wskazuje, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Skoro zaś państwo członkowskie nie skorzystało z możliwości wprowadzenia obligatoryjnego obowiązku przechowywania kopii faktur w formie pisemnej, to nie można go domniemywać.

W świetle powyższego, w opinii Spółki nie ma żadnych normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, polegającego na przekazywaniu nabywcom oryginałów faktur oraz faktur korygujących na nośniku papierowym i przechowywaniu kopii tych dokumentów na nośniku elektronicznym.

3. Stanowisko organów podatkowych:

Spółka podkreśla, że jej stanowisko znajduje poparcie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, przykładowo:

• w interpretacji indywidualnej z 4 marca 2013 r. Nr. IPPP1/443-1244/12-2/AP Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że: „(…) mając na uwadze fakt, że wykorzystywane systemy finansowo-księgowe nie pozwalają na jakąkolwiek modyfikację treści zapisów przechowywanych tam kopii faktur i faktur korygujących i umożliwiają wydrukowanie na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie – proponowana przez Spółkę metoda przechowywania wystawionych faktur w formie elektronicznej spełnia warunki, o których mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów. Zatem, zapewnienie autentyczności i integralności treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, umożliwia archiwizowanie faktur i faktur korygujących wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności ich drukowania i przechowywania w wersji papierowej. Stwierdzić należy, że – z uwagi na to, że wystawione faktury i faktury korygujące będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 rozporządzenia – Spółka może przechowywać wystawione w formie papierowej faktury w oryginalnej postaci elektronicznej w systemie finansowo-księgowym”;
  
• w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2013 r. Nr IBPP3/443-743/12/UH Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach;
  
• w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2014 r. Nr ILPP2/443-470/14-2/MR Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu;
  
• w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2013 r. Nr ITPP1/443-1226/12/AT Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy;
  
• interpretacji indywidualnej z 5 grudnia 2012 r. Nr IPPP1/443-429/10/12-5/S/IGo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.
  
  

4. Stanowisko sądów administracyjnych:

Spółka podkreśla, że jej stanowisko znajduje poparcie w orzecznictwie sądów administracyjnych, przykładowo:

• w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 czerwca 2012 r. o sygn. I FSK 1592/11 stwierdzono: „Nie można podzielić stanowiska, iż faktury VAT przesłane faksem lub w formie pliku PDF nie rodzą żadnych skutków prawnych, a stanowią jedynie przekazanie do wiadomości odbiorcy treści faktury.”
• w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 20 czerwca 2012 r. o sygn. I FSK 1469/11 stwierdzono: „Wykładnię funkcjonalną dynamiczną sądy administracyjne jak i organy podatkowe, w tym minister finansów, przy interpretacji przepisów prawa powinny uwzględniać postęp techniczny i powszechny udział informatycznych systemów występujący w gospodarce wolnorynkowej w drugiej dekadzie XXI wieku. Nakładanie na podatników obowiązków, które mogą generować dodatkowe koszty i uciążliwości oraz odbiegają od aktualnych osiągnięć cywilizacyjnych powinno być eliminowane z obrotu gospodarczego.”
• w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 28 września 2011 r. o sygn. I FSK 1283/10 stwierdzono: „Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się do przechowywania nośników informacji, dlatego jeśli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie (...) Nie podważając tego, że faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, nie można stwierdzić, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana kontrahentowi”.
  
  

Pytanie 2:

Zdaniem Spółki, na mocy art. 106 ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek dołączenia do faktury paragonu dokumentującego sprzedaż nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. W związku z faktem, że sprzedaż udokumentowana fakturą wydrukowaną za pomocą drukarki fiskalnej dotyczyć będzie sprzedaży zafiskalizowanej, a wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy, Spółka nie będzie mieć obowiązku dołączania paragonów do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Ponadto, zdaniem Spółki, celem zadośćuczynienia obowiązkom wynikającym z art. 106h ust. 3 ustawy o VAT wystarczające będzie powiązanie paragonu z wystawioną do niego fakturą (np. przez wskazanie w treści faktury numeru paragonu).

Poniżej Spółka przedstawia argument uzasadniający jej stanowisko dotyczące pytania 2:

Przepisy ustawy o VAT w zakresie przechowywania faktur – w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r.

Wniosek swój Spółka uzasadnia literalnym brzmieniem ustawy o VAT. W artykule 106h ustawy o VAT wprost uregulowano:

„1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

1. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
2. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę”.
   
   

Wnioski takie wynikają z brzmienia ustępów 2 i 3 przytoczonego przepisu. Przedstawiane są również w komentarzach do ustawy. Tak na przykład: Tomasz Michalik, VAT. Komentarz, wydanie 2014 czy Jerzy Martini, Podatek od towarów i usług. Komentarz, Wydanie 2014.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (art. 106h ust. 2 ustawy). W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy).

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Z art. 111 ust. 6a ustawy wynika, że kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2013 r., poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Przez paragon fiskalnym w myśl § 2 pkt 12 rozporządzenia – rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Przez kasę z elektronicznym zapisem kopii – rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych – § 2 pkt 4 rozporządzenia.

Program archiwizujący w myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia stanowi zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Program pracy kasy – to program zainstalowany w module fiskalnym, odpowiedzialny za realizację funkcji kasy, zapewniający prawidłowy, jednokrotny i niezmienialny zapis wysokości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych, a także zapis kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – § 2 pkt 18 rozporządzenia.

Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 pkt 19 rozporządzenia).

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1, 3, 7 i 8 cyt. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy, prowadząc ewidencję m.in.:

• wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny;
• sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
• dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej;
• przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330).
  
  

W myśl § 14 ust. 8 rozporządzenia podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1. prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2. stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3. stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.
   
   

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 1 cyt. ustawy, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą dopuszczalności przechowywania kopii faktur oraz kopii faktur korygujących, kopii faktur – not korygujących tylko w formie elektronicznej.

Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

W konsekwencji, Wnioskodawca będzie mógł przechowywać kopie faktur, kopie faktur korygujących oraz kopie faktur – not korygujących, wystawionych przy użyciu kas z elektronicznym zapisem kopii, czy też systemu Sygnity, Optima i IFS (których oryginały wydawane/przesyłane będą do odbiorców w formie papierowej), wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego, bez konieczności drukowania i magazynowania ich w wersji papierowej), ponieważ, jak wynika z wniosku, system archiwizacji kopii faktur, kopii faktur korygujących, kopii faktur – not korygujących, który Wnioskodawca zamierza wprowadzić, zapewni autentyczność, integralność i czytelność ich treści.

Przechodząc do kolejnej kwestii, a dotyczącej obowiązku dołączania do faktury zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, paragonu dokumentującego sprzedaż, w przypadku przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego z drukarki fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii bądź też odpowiedniego oprogramowania), stwierdzić należy, że – skoro jak wynika z wniosku – sprzedaż dokumentowana jest fakturą emitowaną przez kasę rejestrującą, a wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy, to w świetle powołanych przepisów, prawidłowe jest postępowanie Wnioskodawcy, polegające na przechowywaniu faktur w formie elektronicznej, bez konieczności dołączania do nich paragonów.

W konsekwencji, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie:

• przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur VAT wydrukowanych przy użyciu drukarek fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii oraz wystawionych przy użyciu oprogramowania Sygnity, Optima, IFS;
• braku obowiązku dołączania do faktury zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, paragonu dokumentującego sprzedaż, w przypadku przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego z drukarki fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii bądź też odpowiedniego oprogramowania)

–jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z dnia 14 marca 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.