2014.11.20 - Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPB2/415-660/14-4/MG
z 20 listopada 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 21 sierpnia 2014 r. (data wpływu 2 września 2014 r.) oraz w uzupełnieniu z dnia 31 października 2014 r. (data nadania 6 listopada 2014 r., data wpływu 7 listopada 2014 r.) na wezwanie organu z dnia 29 października 2014 r. Nr IPPB2/415-660/14-2/MG (data nadania 29 października 2014 r., data doręczenia 31 października 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych z rozliczeniem podróży służbowej pracowników oraz jazd lokalnych pracowników socjalnych i asystenta rodziny, z wykorzystaniem samochodów prywatnych do celów służbowych - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 września 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych z rozliczeniem podróży służbowej pracowników oraz jazd lokalnych pracowników socjalnych i asystenta rodziny, z wykorzystaniem samochodów prywatnych do celów służbowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Pracodawca zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Korzystanie ze środków komunikacji publicznej na terenie gminy, a także dojazd do miasta jest ograniczone ze względu na niską liczbę kursów. Dlatego też pracownicy posiadający prywatne samochody osobowe, udają się w delegacje zlecone przez pracodawcę, samochodami prywatnymi. Miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę z pracownikami jest teren Gminy D.. Kierownik GOPS w D. zleca pracownikom wyjazdy służbowe poza teren gminy na: szkolenia, dostarczanie dokumentów służbowych instytucjom, pomoc w załatwianiu spraw podopiecznych itp. Pracownicy otrzymują polecenie wyjazdu służbowego tzw. delegację służbową na ww. przejazdy samochodami prywatnymi, które są ich własnością, a które wykorzystują do celów służbowych. Delegacje te rozliczane są na podstawie przejechanych kilometrów i stawki 0,50 lub 0,40 zł - wynikającej z obowiązującego w jednostce Zarządzenia wydanego przez Kierownika GOPS w sprawie ustalenia kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych do podróży służbowych. Od wyliczonej kwoty (iloczynu) jest potrącana 18% zaliczka na podatek dochodowy i odprowadzana do Urzędu Skarbowego. Przychody z tytułu wypłacanej „kilometrówki” są wykazane w PIT-11 danego pracownika. Wyjazdy lokalne Pracowników socjalnych (obejmujące teren Gminy D.) są rozliczane także na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, co wynika z zawartej umowy o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych, jednak zaliczka na podatek nie jest w tym przypadku potrącana (do wysokości wynikającej z kilometrówki).

Z uwagi na braki formalne w złożonym wniosku, tutejszy organ podatkowy, pismem z dnia 29 października 2014 r. Nr IPPB2/415-660/14-2/MG wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku poprzez:

Doprecyzowanie przedstawionego we wniosku stanu faktycznego poprzez wskazanie, czy Wnioskodawca każdorazowo na wniosek pracownika wyraża zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym pracownika, zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
Doprecyzowanie stanowiska Wnioskodawcy odnośnie sformułowanego pytania, w części dotyczącej obowiązku wykazania uzyskanego przychodu pracownika w informacji PIT-11.
Wyjaśnienie, czy złożony wniosek dotyczy podróży służbowych pracowników Wnioskodawcy, na co wskazuje treść sformułowanego przez Wnioskodawcę pytania, czy też intencją Wnioskodawcy jest uzyskanie interpretacji indywidualnej także w zakresie wyjazdów lokalnych pracowników, ponieważ w stanowisku odnośnie zadanego pytania Wnioskodawca odnosi się również do jazd lokalnym pracowników socjalnych, pomimo że sformułowane pytanie nie dotyczy tego zagadnienia.

Zatem jeżeli interpretacja ma być wydana także w odniesieniu do jazd lokalnych pracowników socjalnych prosi się o:

przedstawienie stanu faktycznego w tym zakresie,
sformułowanie pytania podatkowego w powiązaniu z przedstawionym stanem faktycznym,
przedstawienie stanowiska Wnioskodawcy odnośnie sformułowanego pytania podatkowego,
uiszczenie dodatkowej opłaty w wysokości 40 zł.

Wnioskodawca uzupełnił braki formalne wniosku w wyznaczonym terminie, pismem z dnia 31 października 2014 r. (data wpływu 7 listopada 2014 r.), w którym m.in. wyjaśnił, że:

Pracownicy Wnioskodawcy dzielą się na pracowników socjalnych (pracujących w terenie z podopiecznymi) i pracowników administracyjnych, tj. kierownika, głównego księgowego oraz pracującego z rodzinami w terenie asystenta rodziny.

Mając na względzie powyższe wyjazdy służbowe pracowników także dzielą się na:

jazdy lokalne - obejmujące teren gminy wyjazdy pracowników socjalnych oraz asystenta rodziny w celu wykonywania obowiązków służbowych w ramach powierzonych zadań w domach podopiecznych, oraz
podróże służbowe - do których zaliczane są wyjazdy na szkolenia, a także inne wyjazdy w celu załatwienia sprawy służbowej w innej instytucji, na które udają się w szczególności pracownicy administracyjni, ale zdarza się również, że w podróż służbową delegowani są także pracownicy socjalni i asystent rodziny.

Wnioskodawca wyjaśnił, że intencją Wnioskodawcy, w związku ze złożonym wnioskiem z dnia 21 sierpnia 2014 r. o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, było uzyskanie interpretacji indywidualnej w zakresie podróży służbowych, a także wyjazdów lokalnych.

Jazdy lokalne.

Wyjazdy lokalne, jak wspomniano powyżej dotyczą pracowników socjalnych i asystenta rodziny, udających się w celu wykonywania obowiązków służbowych w ramach powierzonych zadań do miejsca zamieszkania podopiecznych. Miejscem wykonywania pracy pracowników socjalnych i asystenta rodziny, wskazanym w umowie o pracę, jest teren gminy D., dlatego też rejon obejmujący wszystkie wyjazdy lokalne jest tożsamy z terytorium gminy. Korzystanie ze środków komunikacji publicznej jest niemożliwe ze względu na niską liczbę kursów. Dlatego też, pracownicy posiadający prywatne samochody osobowe, za zgodą pracodawcy, udają się w delegacje samochodami prywatnymi. Pracodawca zawarł z pracownikami socjalnymi umowę cywilnoprawną dotyczącą używania przez pracownika do celów służbowych własnych pojazdów, tym samym ustalając maksymalną liczbę kilometrów do miejscowości przynależących do gminy oraz miesięczny limit przejechanych kilometrów określony na 300 km. W Ośrodku na podstawie Zarządzenia z dnia 2 stycznia 2009 r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w D. w sprawie ustalenia kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, obowiązuje stała stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosząca 0,50 zł za 1 km. Każdy wyjazd pracownika socjalnego w teren jest zlecany przez pracodawcę na podstawie wystawionego polecenia wyjazdu służbowego i rozliczany po odbytym wyjeździe w sposób następujący:

liczba przejechanych km x 0,50 zł (stawka wynikająca z Zarządzenia) = kwota do zwrotu

Od wyliczonej kwoty zwrotu zaliczki na podatek nie potrąca się.

Podróże służbowe.

Podróże służbowe, obejmują wyjazdy zlecane przez pracodawcę w celu załatwienia sprawy służbowej poza rejonem działania Ośrodka Pomocy Społecznej, do których zaliczamy wyjazdy na szkolenia, a także inne wyjazdy w celu załatwienia sprawy służbowej w innej instytucji, na które udają się w szczególności pracownicy administracyjni, ale zdarza się również, że w podróż służbową delegowani są także pracownicy socjalni i asystent rodziny. Korzystanie ze środków komunikacji publicznej, jak wspominano powyżej, jest utrudnione ze względu na małą liczbę kursów autobusów PKS i komunikacji prywatnej i uniemożliwiałoby wykonanie celu podróży służbowej w określonych godzinach. Dlatego też, pracownicy posiadający prywatne samochody osobowe, za zgodą pracodawcy, udają się w delegacje samochodami prywatnymi. Pracodawca zleca podróż służbową na podstawie wystawionego polecenia wyjazdu służbowego i wskazuje w nim miejsce docelowe podróży służbowej, a także środek lokomocji, którym pracownik ma się przemieszczać. W tutejszym Ośrodku na podstawie Zarządzenia z dnia 2 stycznia 2009 r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w D. w sprawie ustalenia kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, obowiązuje stała stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosząca 0,50 zł za 1 km. Każdy wyjazd pracownika jest rozliczany niezwłocznie po odbytej podróży w sposób następujący:

samochód prywatny: liczba przejechanych km x 0,50 zł (stawka wynikająca z Zarządzenia) = kwota do zwrotu.

Jeżeli podróż odbywana jest komunikacją publiczną, na podstawie wykupionego biletu - przy rozliczeniu „delegacji” zaliczki na podatek nie potrąca się.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy można z pracownikiem socjalnym zawrzeć umowę cywilnoprawną o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych ustalającą stały miesięczny ryczałt (stała stawka przyznanych kilometrów x stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynikająca z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury) bez potrącania zaliczki na podatek wypłacany raz w miesiącu na podstawie oświadczenia pracownika?
Czy pracodawca postępuje prawidłowo potrącając zaliczkę na podatek od stałej stawki ryczałtowej asystenta rodziny?
Czy Pracodawca postępuje prawidłowo potrącając zaliczkę na podatek dochodowy od przysługującego pracownikowi zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym do celów służbowych, a tym samym wykazywania otrzymanego przez pracownika zwrotu kosztów podróży służbowej w informacji PIT-11?

Zdaniem Wnioskodawcy, podstawą podróży służbowej jest polecenie wyjazdu, które określa konkretne zadanie służbowe oraz termin jego wykonania. Po odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie okazanych biletów bądź tzw. kilometrówki, czyli w wysokości wynikającej z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr, ustalonej przez pracodawcę w wysokości odpowiednio 0,50 lub 0,40 zł za 1 km przejazdu. Zdaniem Wnioskodawcy w obu przypadkach (bilet i kilometrówka) zwrócone koszty przejazdu pracownikowi są wolne od podatku dochodowego (do wysokości wynikającej z kilometrówki). W przypadku jazd lokalnych pracownicy winni być rozliczani, w granicach obowiązującej strony umowy, w formie miesięcznego ryczałtu bądź tzw. kilometrówki. Zwrot kosztów winien następować na podstawie przedłożonego oświadczenia pracownika i będzie on podlegał opodatkowaniu za wyjątkiem zwrotu kosztów dojazdów dokonywanych na rzecz Pracowników Socjalnych, którzy na mocy ustaw odrębnych, tj. ustawy o pomocy społecznej są z tego podatku zwolnieni (do wysokości wynikającej z umowy a nie przekraczającej 300 km).

W uzupełnieniu wniosku z dnia 31 października 2014 r. na wezwanie organu Wnioskodawca doprecyzował własne stanowisko, wyjaśniając, że:

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku jazd lokalnych pracownicy powinni być rozliczani, w granicach obowiązującej strony umowy w formie miesięcznego ryczałtu, bądź tzw. kilometrówki. Umowa powinna określać stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Zwrot kosztów winien następować na podstawie przedłożonego oświadczenia pracownika i co do zasady podlega opodatkowaniu za wyjątkiem zwrotów dokonywanych na rzecz pracowników socjalnych, którzy na mocy ustaw odrębnych, tj. ustawy o pomocy społecznej są z tego podatku zwolnieni (do wysokości wynikającej z umowy, a nie przekraczającej 300 km).

Podstawą podróży służbowej jest polecenie wyjazdu, które określa konkretne zadanie służbowe oraz termin jego wykonania. Po odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie okazanych biletów bądź tzw. kilometrówki, czyli w wysokości wynikającej z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr, ustalonej przez pracodawcę w wysokości odpowiednio 0,50 lub 0,40 zł za 1 km przejazdu. Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku przedstawionego biletu lub wyliczonej kilometrówki zwrócone koszty przejazdu wszystkich pracowników, bez względu na zajmowane stanowisko, są wolne od podatku dochodowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei w art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, ustawodawca określił źródło przychodu, do którego zaliczył: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego i jego uzupełnienia wynika, że Wnioskodawca zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Pracownicy Wnioskodawcy dzielą się na pracowników socjalnych (pracujących w terenie z podopiecznymi) i pracowników administracyjnych, tj. kierownika, głównego księgowego oraz pracującego z rodzinami w terenie asystenta rodziny. Miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę z pracownikami jest teren gminy. Korzystanie ze środków komunikacji publicznej na terenie gminy jest ograniczone, ze względu na niską liczbę kursów. Dlatego też pracownicy posiadający prywatne samochody osobowe, udają się w delegacje zlecone przez pracodawcę samochodami prywatnymi. Kierownik zleca pracownikom wyjazdy służbowe poza teren gminy na: szkolenia, dostarczanie dokumentów służbowych instytucjom, pomoc w załatwianiu spraw podopiecznych itp. Pracownicy otrzymują polecenie wyjazdu służbowego, tzw. delegację służbową na ww. przejazdy samochodami prywatnymi, które są ich własnością, a które wykorzystują do celów służbowych. Delegacje te rozliczane są na podstawie przejechanych kilometrów i stawki 0,50 lub 0,40 zł - wynikającej z obowiązującego w jednostce Zarządzenia wydanego przez Kierownika GOPS w sprawie ustalenia kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych do podróży służbowych. Od wyliczonej kwoty (iloczynu) jest potrącana 18% zaliczka na podatek dochodowy i odprowadzana do urzędu skarbowego. Przychody z tytułu wypłacanej „kilometrówki” są wykazane w PIT-11 danego pracownika. Wyjazdy lokalne Pracowników socjalnych (obejmujące teren Gminy) są rozliczane także na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, co wynika z zawartej umowy o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych, jednak zaliczka na podatek nie jest w tym przypadku potrącana (do wysokości wynikającej z kilometrówki). Wyjazdy służbowe pracowników dzielą się na:

jazdy lokalne - obejmujące teren gminy - wyjazdy pracowników socjalnych oraz asystenta rodziny w celu wykonywania obowiązków służbowych w ramach powierzonych zadań w domach podopiecznych, oraz
podróże służbowe - do których zaliczane są wyjazdy na szkolenia, a także inne wyjazdy w celu załatwienia sprawy służbowej w innej instytucji, na które udają się w szczególności pracownicy administracyjni, jak również delegowani są pracownicy socjalni i asystent rodziny.

Wyjazdy lokalne dotyczą pracowników socjalnych i asystenta rodziny, udających się w celu wykonywania obowiązków służbowych w ramach powierzonych zadań do miejsca zamieszkania podopiecznych. Miejscem wykonywania pracy pracowników socjalnych i asystenta rodziny, wskazanym w umowie o pracę, jest teren gminy, dlatego też rejon obejmujący wszystkie wyjazdy lokalne jest tożsamy z terytorium gminy. Korzystanie ze środków komunikacji publicznej jest niemożliwe, ze względu na niską liczbę kursów. Dlatego też, pracownicy posiadający prywatne samochody osobowe, za zgodą pracodawcy, udają się w delegacje samochodami prywatnymi. Wnioskodawca zawarł z pracownikami socjalnymi umowę cywilnoprawną dotyczącą używania przez pracownika do celów służbowych własnych pojazdów, tym samym ustalając maksymalną liczbę kilometrów do miejscowości przynależących do gminy oraz miesięczny limit przejechanych kilometrów określony na 300 km. W Ośrodku na podstawie Zarządzenia z dnia 2 stycznia 2009 r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w sprawie ustalenia kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, obowiązuje stała stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosząca 0,50 zł za 1 km. Każdy wyjazd pracownika socjalnego w teren jest zlecany przez pracodawcę, na podstawie wystawionego polecenia wyjazdu służbowego i rozliczany po odbytym wyjeździe następująco:

liczba przejechanych km x 0,50 zł (stawka wynikająca z Zarządzenia) = kwota do zwrotu.

Od wyliczonej kwoty zwrotu zaliczki na podatek nie potrąca się.

Z asystentem rodziny pracodawca ma zawartą umowę cywilnoprawną o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, ustalającą limit w jazdach lokalnych na 179 km i stały miesięczny ryczałt w wysokości 149,61 zł, wyliczony zgodnie ze stawką określoną w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Ryczałt wypłacany jest po zakończeniu danego miesiąca na podstawie oświadczenia pracownika. Od kwoty tej potrącana jest i odprowadzana do urzędu skarbowego zaliczka na podatek dochodowy. Podróże służbowe, obejmują wyjazdy zlecane przez pracodawcę w celu załatwienia sprawy służbowej poza rejonem działania Ośrodka Pomocy Społecznej, do których zaliczamy wyjazdy na szkolenia, a także inne wyjazdy w celu załatwienia sprawy służbowej w innej instytucji, na które udają się w szczególności pracownicy administracyjni, ale zdarza się, że w podróż służbową delegowani są także pracownicy socjalni i asystent rodziny. Korzystanie ze środków komunikacji publicznej, jak wspominano powyżej, jest utrudnione ze względu na małą liczbę kursów autobusów PKS i komunikacji prywatnej i uniemożliwiałoby wykonanie celu podróży służbowej w określonych godzinach. Dlatego też, pracownicy posiadający prywatne samochody osobowe, za zgodą pracodawcy, udają się w delegacje samochodami prywatnymi. Pracodawca zleca podróż służbową na podstawie wystawionego polecenia wyjazdu służbowego i wskazuje w nim miejsce docelowe podróży służbowej, a także środek lokomocji, którym pracownik ma się przemieszczać. W Ośrodku na podstawie Zarządzenia z dnia 2 stycznia 2009 r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w sprawie ustalenia kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, obowiązuje stała stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosząca 0,50 zł za 1 km. Każdy wyjazd pracownika jest rozliczany niezwłocznie po odbytej podróży następująco:

samochód prywatny: liczba przejechanych km x 0,50 zł (stawka wynikająca z Zarządzenia) = kwota do zwrotu.

Od wyliczonej kwoty zwrotu dokonuje się potrącenia zaliczki na podatek dochodowy. Po zakończeniu roku wypłaconą „kilometrówkę” oraz pobraną zaliczkę na podatek wykazuje w informacji PIT-11 jako przychód pracownika. Jeżeli podróż odbywa się komunikacją publiczną, na podstawie wykupionego biletu - przy rozliczeniu „delegacji” zaliczki na podatek nie są potrącane.

W pierwszej kolejności organ podatkowy odniesie się do stanowiska Wnioskodawcy dotyczącego pytania Nr 1 i 2 wniosku, odnoszących się do pracownika socjalnego i asystenta rodziny.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Stosownie do treści art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r., poz. 182 z późn. zm.), pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu, w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy, zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Z2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych” następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Jak stanowi ust. 2 § 1 ww. rozporządzenia, zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zgodnie z § 2 cytowanego rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

dla samochodu osobowego:
1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
dla motocykla - 0,2302 zł,
dla motoroweru - 0,1382 zł.

Natomiast w myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca. Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:

300 km - do 100 tys. mieszkańców,
500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Stosownie do § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Mając na uwadze przywołane uregulowania prawne, należy zgodzić się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że w przypadku jazd lokalnych pracownika socjalnego, z którym Wnioskodawca zawarł umowę cywilnoprawną o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych, ustalającą stały miesięczny ryczałt, przy założeniu, że umowa z pracownikiem socjalnym o używanie pojazdu do celów służbowych została zawarta na warunkach określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., Wnioskodawca wypłacając miesięczny ryczałt nie jest obowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, ponieważ przedmiotowy ryczałt korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast wypłacając asystentowi rodziny stały miesięczny ryczałt, wynikający z zawartej umowy cywilnoprawnej o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, wyliczony zgodnie ze stawką określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., po zakończeniu danego miesiąca, na podstawie oświadczenia pracownika, Wnioskodawca obowiązany jest pobrać od uzyskanego przez asystenta rodziny przychodu zaliczkę na podatek dochodowy i odprowadzić ją do właściwego urzędu skarbowego, łącznie z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy asystenta rodziny.

Należy bowiem zauważyć, że odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak już wyżej wskazano jest m.in. ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r., poz. 182 z późn. zm.), jednakże wskazani we wniosku asystenci rodziny nie są pracownikami socjalnymi, w myśl powołanej ustawy o pomocy społecznej, a tym samym zacytowany art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej nie znajduje zastosowania, co oznacza, że Wnioskodawca nie jest obowiązany do zwrotu kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania czynności zawodowych asystenta rodziny.

Stwierdzić zatem należy, że zwrot kosztów wypłaconych w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego asystentowi rodziny z tytułu używania własnego samochodu w jazdach lokalnych dla celów służbowych podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jako przychód ze źródła określonego w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca postępuje zatem prawidłowo opodatkowując uzyskany z tego tytułu przychód asystenta rodziny podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się w następnej kolejności do stanowiska Wnioskodawcy dotyczącego pytania Nr 3, organ podatkowy stwierdza:

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

podróży służbowej pracownika,
podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze

Od dnia 1 marca 2013 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z treścią § 2 rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

diety;
zwrot kosztów:
1. przejazdów,
2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3. noclegów,
4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Jak stanowi § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia, w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. Z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Należy jednak podkreślić, że warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się treścią art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W związku z powyższym podróże służbowe pracowników (pracownicy administracji, pracownicy socjalni, asystenci rodziny), poza rejon działania Wnioskodawcy, związane z załatwianiem spraw służbowych, tj. m.in. szkolenia, załatwianie spraw w innej instytucji, na podstawie polecenia wyjazdu służbowego pracodawcy, wykorzystujących prywatne samochody osobowe do celów służbowych, za każdorazową zgodą pracodawcy na przejazd samochodem prywatnym w podróży służbowej, spełniają definicję podróży służbowej. Zatem zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym do celów służbowych w podróży służbowej pracowników Wnioskodawcy korzysta ze zwolnienia z opodatkowania, na podstawie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości limitu stanowiącego iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustaloną przez Wnioskodawcę, o ile stawka ta spełnia wymogi rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.

W sytuacji, gdy ustalona przez Wnioskodawcę stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu przekracza stawkę określoną w obowiązujących przepisach prawa, zwrot kosztów ponad ustalony limit przebiegu pojazdu podlega opodatkowaniu, tj. Wnioskodawca obowiązany jest do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy, i wykazania osiągniętego przychodu oraz zaliczki podatku w sporządzanej informacji PIT-11.

Reasumując:

w przypadku jazd lokalnych pracownika socjalnego, z którym Wnioskodawca zawarł umowę cywilnoprawną o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych, ustalającą stały miesięczny ryczałt, przy założeniu, że umowa z pracownikiem socjalnym o używanie pojazdu do celów służbowych została zawarta na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., Wnioskodawca wypłacając miesięczny ryczałt nie jest obowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, ponieważ przedmiotowy ryczałt korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
wypłacając asystentowi rodziny stały miesięczny ryczałt, wynikający z zawartej umowy cywilnoprawnej o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, wyliczony zgodnie ze stawką określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., po zakończeniu danego miesiąca, na podstawie oświadczenia pracownika, Wnioskodawca obowiązany jest pobrać od uzyskanego przez asystenta rodziny przychodu zaliczkę na podatek dochodowy i odprowadzić ją do właściwego urzędu skarbowego, łącznie z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy asystenta rodziny,
zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym do celów służbowych w podróży służbowej pracowników Wnioskodawcy (pracownicy administracji, pracownicy socjalni, asystenci rodziny), korzysta ze zwolnienia z opodatkowania, na podstawie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości limitu stanowiącego iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustaloną przez Wnioskodawcę, o ile stawka ta spełnia wymogi rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. W sytuacji, gdy ustalona przez Wnioskodawcę stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu przekracza stawkę określoną w obowiązujących przepisach prawa, zwrot kosztów ponad ustalony limit przebiegu pojazdu podlega opodatkowaniu, tj. Wnioskodawca obowiązany jest do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy, i wykazania osiągniętego przychodu ze stosunku pracy oraz zaliczki podatku w sporządzanej informacji PIT-11.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin