Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi
IPTPB1/415-429/14-2/MR
z 31 października 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 4 sierpnia 2014 r. (data wpływu 6 sierpnia 2014 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 sierpnia 2014 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej również jako Spółka lub Firma) jest agencją zatrudnienia zatrudniającą specjalistów ds. rekrutacji, specjalistów ds. administracyjnych i kadr oraz pełnomocnika Spółki. Poza podstawowymi obowiązkami służbowymi osobom pracującym na ww. stanowiskach powierzono dodatkowe czynności, w tym m.in.:

• sprzątanie stanowiska pracy i biura z użyciem środków chemicznych;
  

• sprzątanie obejścia (w tym uprzątnięcie ze śmieci, w okresie zimowym odśnieżanie oraz sypanie solą drogową wejścia do biura);
  

• przygotowywanie ciepłych i zimnych napojów w pomieszczeniu socjalnym oraz zmywanie naczyń;
  

• dbanie o czystość urządzeń w kuchni;
  

• czyszczenie i odkamienianie ekspresu do kawy;
  

• wymienianie butli z wodą dostępną dla klientów Spółki;
  

• drobne prace konserwacyjne (jak wymiana żarówek, dopuszczanie wody do instalacji CO, dokręcanie klamek, regulacja samozamykaczy drzwi);
  

• w zakresie samochodu firmowego mycie auta, sprawdzanie i uzupełnianie poziomu płynów, wymiana żarówek, czyszczenie tapicerki, tankowanie i in.;
  

• wymianę tonerów i tuszy w drukarkach oraz urządzeniach wielofunkcyjnych, napełnianie tuszem pieczątek;
  

• zakupy i dostawę materiałów biurowych, magazynowanie ich;
  

• odbieranie i przyjmowanie przesyłek, w tym kartonów ważących od kilku do kilkunastu kilogramów, folderów reklamowych, przesyłek dla kandydatów do pracy i in.; przekazywanie ich za pomocą firm transportowych – miejsce przekazywania przesyłek znajduje się poza siedzibą Spółki, co jest związane z wyjściem z biura, niezależnie od panujących warunków atmosferycznych (odległość ok. 1-1,5 km);
  

• odprowadzanie autokaru z kandydatami wyjeżdżającymi do Holandii;
  

• wyjścia na pocztę w celu nadania lub odebrania korespondencji, do banku, biura rachunkowego oraz innych instytucji;
  

• segregację odpadów, wystawianie pojemników z odpadami komunalnymi.
  
  

Spółka dokonała szczegółowej analizy realizowanych procesów pracy i mogących wystąpić zagrożeń na ww. stanowiskach pracy, a następnie przeprowadziła weryfikację i aktualizację istniejącej oceny ryzyka zawodowego. Na podstawie otrzymanych wyników oraz w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i zapobieżenia zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu wierzchniej odzieży pracowników, Spółka zamierza wprowadzić do stosowania odzież i obuwie robocze, w tym: obowiązkowy uniform służbowy (umundurowanie) opatrzony logo i identyfikujący Firmę poprzez kolorystykę. Dodatkowo Spółka planuje wypłacać pracownikom co miesiąc, łącznie z wynagrodzeniem zasadniczym, ekwiwalent pieniężny z tytułu prania i prasowania przez nich tej odzieży we własnym zakresie w sytuacji, jeśli pracodawca nie będzie miał możliwości prania odzieży roboczej i za ich zgodą zleci to pranie pracownikom.

W celu wdrożenia powyższego Spółka przygotowała projekt zarządzenia w sprawie zasad przydzielenia odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także warunków ich używania, w którym ujęte zostały również zasady naliczania i wypłacania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Zgodnie z tym projektem zakres wyposażenia (przydziału) odzieży i obuwia roboczego wygląda następująco: kobiety - 5 koszul z krótkim rękawem, 5 koszul z długim rękawem, 2 pary spodni, 1 krótka spódnica, 1 żakiet, 1 fartuch, 1 kurtka i 1 para obuwia; mężczyźni - 5 koszul z krótkim rękawem, 5 koszul z długim rękawem, 3 pary spodni, 1 marynarka, 1 fartuch, 1 kurtka i 1 para obuwia. Natomiast wysokość ekwiwalentu pieniężnego za pranie i prasowanie pracodawca ustalił w formie stawki dziennej, uwzględniającej stopień brudzenia, częstotliwość prania i prasowania, asortyment odzieży oraz koszty prania i prasowania ponoszone przez pracownika, odpowiadające aktualnym rynkowym cenom usług pralniczych takiej odzieży. Stawka dzienna będzie wynikała z przyjętego założenia o następującej częstotliwości prania i prasowania: koszule - codziennie, spodnie i spódnica - raz w tygodniu, marynarki/żakiety - raz w miesiącu, fartuchy raz w miesiącu, kurtki - raz na kwartał. Jednocześnie dla potrzeb wypłaty ekwiwalentu stawka dzienna będzie podlegała przeliczeniu przez liczbę dni roboczych przepracowanych przez pracownika w danym miesiącu, a w przypadku nieobecności pracownika w pracy przypadającej w dni robocze - niezależnie od jej przyczyny (urlop, zwolnienie lekarskie i in.) - dla potrzeb wyliczenia ekwiwalentu będą uwzględnione jedynie dni robocze, w których pracownik świadczył pracę. Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej będzie podlegała corocznej aktualizacji (ze skutkiem od początku kolejnego roku kalendarzowego) na podstawie cenników pralni usługowych działających na rynku lokalnym w oparciu o najkorzystniejszą (najtańszą) ofertę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy planowana do przydzielenia pracownikom Spółki odzież w postaci uniformu służbowego składającego się z: koszuli z krótkim rękawem/koszuli z długim rękawem, spodni/spódnicy, marynarki/żakietu i kurtki stanowi odzież roboczą i w konsekwencji ekwiwalent pieniężny wypłacany przez Spółkę z tytułu prania i prasowania tej odzieży przez pracowników we własnym zakresie, obliczony w sposób przedstawiony przez Spółkę, podlega zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, nie generując obowiązku poboru tego podatku przez Spółkę jako płatnika?

Zdaniem Wnioskodawcy, odzież stanowiąca uniform służbowy (umundurowanie), składający się z: koszuli z krótkim rękawem/koszuli z długim rękawem, spodni/spódnicy, marynarki/żakietu i kurtki, może zostać uznana za odzież roboczą i w konsekwencji ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikom z tytułu prania przez nich tej odzieży będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji Spółka jako płatnik nie będzie zobowiązana do poboru tego podatku. Jednocześnie zwolnieniu z opodatkowania wypłacanego ekwiwalentu nie stoi na przeszkodzie metoda przyjęta przez Spółkę do jego ustalenia.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty ze niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zatem wypłacone pracownikom ekwiwalenty pieniężne stanowią przychód ze stosunku pracy, a zakłady pracy, o których mowa w art. 31 tej ustawy, co do zasady mają obowiązek jako płatnicy obliczać i pobierać podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich tenże przychód ze stosunku pracy.

Jednakże na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Te odrębne przepisy, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawarte są m.in. w dziale X Kodeksu pracy pt. „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, w rozdziale IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze”.

Stosownie do postanowień art. 207 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Natomiast zgodnie z art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
   
   

Natomiast stosownie do art. 2378 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2377 § 1 oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego.

Ponadto na podstawia art. 2379 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Wobec takiego brzmienia przepisów planowana do przydzielenia przez Spółkę odzież może stanowić odzież roboczą w myśl Kodeksu pracy. W pierwszej kolejności - zważywszy na przedstawione na wstępie czynności dodatkowe wykonywane przez pracowników, uniformy służbowe spełniają swoją, zabezpieczającą przed zabrudzeniom, rolę. Ryzyko zabrudzenia, a co za tym idzie zniszczenia odzieży wynika z częstych kontaktów pracowników z substancjami typu tonery, środki czyszczące oraz płyny samochodowe i paliwa. Uznaniu ich za odzież roboczą nie stoi przy tym w żaden sposób na przeszkodzie fakt, że są one opatrzone w oznaczenia firmowe i identyfikującą Spółkę kolorystykę. Dodatkowo zgodnie z art. 2378 § 1 Kodeksu pracy, to w gestii pracodawcy leży decyzja co w jego zakładzie pracy będzie stanowić odzież roboczą chroniącą odzież własną pracownika lub też służącą, wykonywaniu pracy przez pracowników w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Stąd przyjęcie przez Spółkę koncepcji uniformu służbowego jako odzieży roboczej i jednocześnie narzędzia marketingowego wyróżniającego pracowników Spółki na tle pozostałych agencji zatrudnienia jest w pełni dopuszczalne.

W konsekwencji miesięczny ekwiwalent pieniężny wypłacany przez Spółkę podlega zwolnieniu z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a Spółka jako płatnik nie jest zobowiązana do poboru zaliczek na podatek dochodowy od tego rodzaju przychodu pracowników.

Ponadto żadne przepisy nie wymagają, by pracodawca dokonywał wypłaty ekwiwalentu za pranie i prasowanie odzieży roboczej jako zwrotu faktycznych, tj. udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. Należy też mieć na uwadze, że ustalenie faktycznych kosztów prania przez pracowników byłoby utrudniono choćby ze względu na pranie odzieży roboczej łącznie z inną prywatną odzieżą pracownika lub też w przypadku korzystania przez pracownika z usług pralni, ze względu na konieczność systematycznego gromadzenia dowodów zapłaty za usługi. Dlatego też dodatkowo Spółka stoi na stanowisku, że wysokość ekwiwalentu może być kalkulowana w oparciu o przyjęte przez nią uproszczenie, tj. - przez metodologię uśrednionych dziennych kosztów prania i prasowania ustalonych na podstawie najkorzystniejszej oferty cenowej wybranej spośród ofert usług lokalnych pralni, z uwzględnieniem również rodzaju odzieży, częstotliwości prania, a także faktycznego użytkowania w pracy tejże odzieży poprzez odniesienie do przepracowanych dni. Powyższe powoduje zindywidualizowanie wysokości wypłaconego ekwiwalentu, a więc nie określanie go w postaci jednakowej dla wszystkich pracowników miesięcznej kwoty ryczałtowej, oderwanej od ww. czynników.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania.

W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Na mocy art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc powyższe pod uwagę, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Natomiast zasady poboru przez płatników w Polsce zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, które uzyskują przychody ze stosunku pracy i obowiązki tych płatników regulują m.in. przepisy art. 31, 32, 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z brzmieniem art. 31 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w półdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

W myśl art. 32 ust. 1 tej ustawy, zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą:

1. za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali - 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2. za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.
   
   

Za dochód, o którym mowa w ust. 1 i 1a, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) lub pkt 2a. Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, zakład pracy, na wniosek podatnika, ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc i pobierze pozostałą część zaliczki w następnych miesiącach roku podatkowego (art. 32 ust. 2 ww. ustawy).

Z kolei art. 38 ust. 1 cyt. ustawy wskazuje, iż płatnicy, o których mowa w art. 31 i 33-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby (…).

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza wprowadzić do stosowania, dla swoich pracowników (specjalistów ds. rekrutacji, specjalistów ds. administracyjnych i kadr oraz pełnomocnika Spółki), odzież i obuwie robocze, w tym: obowiązkowy uniform służbowy (umundurowanie) opatrzony logo i identyfikujący firmę poprzez kolorystykę. Dodatkowo planuje wypłacać pracownikom co miesiąc, łącznie z wynagrodzeniem zasadniczym, ekwiwalent pieniężny z tytułu prania i prasowania przez nich tej odzieży we własnym zakresie w sytuacji, jeśli Wnioskodawca nie będzie miał możliwości prania odzieży roboczej i za ich zgodą zleci to pranie pracownikom.

Zgodnie z projektem zarządzenia w sprawie zasad przydzielenia odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także warunków ich używania, zakres wyposażenia (przydziału) odzieży i obuwia roboczego wygląda następująco: kobiety - 5 koszu z krótkim rękawem, 5 koszul z długim rękawem, 2 pary spodni, 1 krótka spódnica, 1 żakiet, 1 fartuch, 1 kurtka i 1 para obuwia; mężczyźni - 5 koszul z krótkim rękawem, 5 koszul z długim rękawem, 3 pary spodni, 1 marynarka, 1 fartuch, 1 kurtka i 1 para obuwia. Natomiast wysokość ekwiwalentu pieniężnego za pranie i prasowanie Wnioskodawca ustalił w formie stawki dziennej, uwzględniającej stopień brudzenia, częstotliwość prania i prasowania, asortyment odzieży oraz koszty prania i prasowania ponoszone przez pracownika, odpowiadające aktualnym rynkowym cenom usług pralniczych takiej odzieży.

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.).

Stosownie do postanowień art. 2377 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
   
   

Ponadto na podstawie art. 2379 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, stosownie do treści art. 2379 § 3 Kodeksu pracy.

Skoro zatem z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a w przypadku braku możliwości prania – wypłaty ekwiwalentu w wysokości kosztów poniesionych przez pracowników, to wysokość ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikom, zwolniona jest z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych.

W przypadku określenia „ubiór służbowy” ustawodawca ani w przepisach prawa podatkowego, ani w innych aktach prawnych nie sprecyzował jego zakresu znaczeniowego. Tym samym, wykładni omawianego przepisu należy dokonywać w oparciu o językowe znaczenie słów „ubiór” i „służbowy”. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem „ubrania” – „to, co się nosi; ubranie, strój”, „służbowy” – „dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy”.

Wobec powyższego uznać należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp.

W świetle powyższego, aby uznać dany strój za ubiór służbowy muszą zostać spełnione dwa warunki:

• jego noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym z regulaminu czy umowy o pracę),
  

• musi posiadać charakterystyczne cechy (np. naszyte logo firmy, charakterystyczny krój i kolor, itp.) – tj. tak zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.
  
  

Opisana we wniosku odzież, którą Wnioskodawca zamierza wprowadzić do stosowania, posiada cechy charakterystyczne dla ubioru służbowego noszonego w trakcie wykonywania pracy, ponieważ posiadane cechy, takie jak: logo i kolorystyka, wskazują, że osoby w nie ubrane należą do konkretnej grupy zawodowej pracowników i są wyłącznie z nimi kojarzone. W związku z tym odzież ta nie stanowi odzieży roboczej, której przyznawanie wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, ponieważ należy uznać ją za ubiór służbowy.

Jednocześnie zauważyć należy, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe stwierdzić należy, że wartość planowanej do przydzielenia pracownikom Spółki odzieży w postaci uniformu służbowego stanowić będzie przychód pracowników, jednakże korzystający ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ww. ustawy. W związku z tym na Wnioskodawcy nie będą ciążyć obowiązki płatnika w związku z przydzieleniem pracownikom ubioru służbowego.

Natomiast ekwiwalent pieniężny z tytułu prania i prasowania ubioru służbowego przez pracowników nie korzysta ze zwolnienia od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym, przyznanie tego ekwiwalentu stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, a na Wnioskodawcy będą ciążyć obowiązki płatnika, wynikające z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.