Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy
ITPP1/443-407/14/KM
z 14 lipca 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 10 kwietnia 2014 r. (data wpływu 14 kwietnia 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie korekty podatku naliczonego wykazanego w zniszczonych fakturach zakupu – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 kwietnia 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie korekty podatku naliczonego wykazanego w zniszczonych fakturach zakupu.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Z dniem 1 maja 2013 r. rozpoczęła Pani prowadzenie działalności gospodarczej - sklep spożywczo-przemysłowy „ …” w miejscowości …. Prowadzona działalność z tytułu podatku dochodowego rozliczana była na zasadach ogólnych na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z dniem rozpoczęcia działalności była Pani czynnym podatnikiem VAT, rozliczającym się z tego podatku na podstawie składanych do Urzędu Skarbowego w …. miesięcznych deklaracji VAT- 7. Dokumentacja firmy prowadzona była na bieżąco i przechowywana była zgodnie z wpisem w CEIGD w Pani miejscu zamieszkania.

W dniu 7 grudnia 2013 r. w domu mieszkalnym, w którym zamieszkuje Pani wraz z rodzicami i rodzeństwem wybuchł pożar - udokumentowany protokołem sporządzonym przez Straż Pożarną z dnia 7 grudnia 2013 r. i zaświadczeniem Straży Pożarnej o poniesionych szkodach – w wyniku, którego spaleniu i zniszczeniu uległa większa część pomieszczeń mieszkalnych. W związku z tym całkowitemu zniszczeniu uległa znajdująca się tam dokumentacja prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej za okres od rozpoczęcia działalności, tj. od maja 2013 r. do 6 grudnia 2013 r., obejmująca księgi przychodów i rozchodów, ewidencje zakupów VAT, ewidencje sprzedaży VAT, faktury VAT, rachunki i inne dokumenty źródłowe. O zaistniałym zdarzeniu powiadomiła Pani Naczelnika Urzędu Skarbowego w …. i otrzymała kopie składanych deklaracji VAT-7 za miesiące od maja 2013 r. do października 2013 r. Poczyniła Pani starania mające na celu odtworzenie zniszczonej dokumentacji. Niestety nie jest możliwe odtworzenie całej spalonej dokumentacji firmy za wskazany okres z uwagi na to, że dotyczyła ona różnych transakcji, w tym jednorazowych, z różnymi przedsiębiorcami i z różnymi przedstawicielami handlowymi, z których wielu już nie istnieje. Jedynymi dokumentami potwierdzającymi wysokość uzyskiwanych dochodów, jak również poniesionych kosztów są złożone deklaracje VAT-7.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w związku z przedstawionym stanem faktycznym powinna Pani dokonać korekty odliczonego podatku naliczonego wykazanego w zniszczonych fakturach zakupu?

Zdaniem Pani, nie powinna dokonywać korekty odliczonego podatku naliczonego wykazanego w zniszczonych fakturach zakupu, ponieważ deklaracje podatkowe VAT-7 składane do Urzędu Skarbowego w … za okres obejmujący zniszczone dowody powinny być uznane za jedyny dowód w sprawie ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego - podatku od towarów i usług. Utrata dokumentacji firmy spowodowana została działaniem siły wyższej niezależnej od Pani. Ponadto wskazuje Pani, iż na dzień sporządzania deklaracji podatkowych posiadała wszystkie faktury zawarte w rejestrach VAT i w oparciu o nie określiła prawidłową kwotę podatku VAT naliczonego oraz prawidłowo wyliczała za miesiąc maj, czerwiec i lipiec kwotę podatku VAT należnego według struktury zakupów towarów w danych miesiącach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Co do zasady kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług - z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4 (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r.).

Natomiast zgodnie z ust. 2 pkt 1 lit. a) tego artykułu, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jednocześnie wskazać należy, że zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy mają obowiązek przechowywać księgi podatkowe oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto w myśl art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2013 r.), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 68 poz. 360 ze. zm.) zwanego dalej „rozporządzeniem”.

W tym miejscu wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. powołane wyżej rozporządzenie zostało zmienione rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428).

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

• w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z powyższego, na gruncie podatku od towarów i usług kluczowe w kontekście wykazania prawidłowości rozliczeń jest posiadanie faktur VAT (zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu), gdyż to one są dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT (i sprawdzenia zgodności tych zapisów ze stanem rzeczywistym) oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej należy też posiadać kopie paragonów fiskalnych oraz raporty dobowe.

W świetle brzmienia cytowanych przepisów art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, § 23 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. oraz art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa i art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, należy stwierdzić, iż w przypadku utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, podatnik powinien podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej dokumentacji.

Przede wszystkim podatnik powinien uzyskać duplikaty faktur zakupu od ich wystawców. Na podstawie bowiem § 20 ust. 1 pkt 1 lit. a i ust. 2 ww. rozporządzenia, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika. Faktura wystawiona ponownie zawiera wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia.

Z powyższych przepisów wynika, że duplikat jest ponownie wystawioną na wniosek nabywcy fakturą, zawierającą dane zawarte w fakturze, która uległa zniszczeniu albo zaginęła, opatrzoną wyrazem „duplikat”. Duplikat faktury, ma moc prawną równą fakturze pierwotnej (duplikat faktury stanowi powtórzenie danych zawartych w fakturze pierwotnej), dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura „pierwotna” i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Reasumując, duplikat faktury VAT wystawia sprzedawca na wniosek nabywcy wyłącznie w przypadku gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu bądź zaginie.

W tym miejscu wskazać należy, że żaden z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie zwalnia podatnika z obowiązku udokumentowania fakturą VAT (lub duplikatem takiej faktury) prawa do obniżenia podatku należnego o określoną kwotę podatku naliczonego nawet w przypadku, gdy utrata dokumentów źródłowych nastąpiła wskutek działania siły wyższej (np. powodzi, czy pożaru).

Podsumowując, podatnik jest zobowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres, lecz przez cały okres po odliczeniu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten okres. W przypadku braku faktur VAT lub ich duplikatów, podatnik jest więc zobowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono.

Ponadto art. 23 § 1 ust. 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, iż organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli: brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Organ podatkowy odstępuje od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Przez księgi podatkowe rozumie się przy tym księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci (art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej), a więc także ewidencje i rejestry VAT, o których mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Jak wskazano wyżej, posiadanie faktur VAT - zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu - i ewentualnie kopii paragonów fiskalnych i raportów dobowych ma podstawowe znaczenie w zakresie wykazywania prawidłowości i zgodności z rzeczywistością dokonanych rozliczeń podatku od towarów i usług oraz zapisów podatku należnego i naliczonego w ewidencjach VAT. Wszelkie konsekwencje wynikające z faktu niewypełnienia (nawet bez swojej winy) obowiązku przechowywania przez wskazany przepisami czas dokumentów źródłowych obciążają podatnika. W przypadku, jeśli brak będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania (niezależnie od przyczyn braku tych danych, w tym okoliczności utraty wymaganych przepisami dokumentów), organ podatkowy dokonując kontroli i ewentualnej korekty rozliczeń wykonanych przez podatnika będzie uprawniony do określenia podstawy opodatkowania w drodze szacowania. Zniszczenie dokumentacji źródłowej, obrazującej przebieg zdarzeń gospodarczych (wykonanych czynności opodatkowanych i dokonanych zakupów uprawniających do odliczeń) powoduje, że organ podatkowy może stanąć w obliczu braku danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania, co mogłoby skutkować koniecznością oszacowania podstawy opodatkowania. Fakt, iż dokumenty źródłowe uległy zniszczeniu nie wskutek zawinionych działań podatnika, lecz wskutek działania żywiołu w postaci powodzi, czy pożaru nie może przy tym stanowić przesłanki negatywnej do zastosowania instytucji szacowania podstawy opodatkowania.

W niniejszej sprawie wskazano, że w wyniku pożaru domu mieszkalnego całkowitemu zniszczeniu uległa znajdująca się tam dokumentacja prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej za okres od rozpoczęcia działalności, tj. od m-ca maja 2013 r. do dnia 6 grudnia 2013 r., obejmująca księgi przychodów i rozchodów, ewidencje zakupów VAT, ewidencje sprzedaży VAT, faktury VAT, rachunki i inne dokumenty źródłowe (o zaistniałym zdarzeniu powiadomiono Naczelnika Urzędu Skarbowego w …..). Jednocześnie wskazała Pani, że nie jest możliwe odtworzenie całej spalonej dokumentacji firmy za wskazany okres z uwagi na to, że dotyczyła ona różnych transakcji, w tym jednorazowych, z różnymi przedsiębiorcami, z których wielu już nie istnieje, a jedynymi dokumentami potwierdzającymi wysokość uzyskiwanych dochodów, jak również poniesionych kosztów są złożone deklaracje VAT-7.

Zdaniem tut. organu, w sytuacji zaistnienia zdarzenia losowego jakim jest pożar domu mieszkalnego (potwierdzony stosownym protokołem Straży Pożarnej), obowiązkiem Pani jest poczynić niezwłocznie starania mające na celu odtworzenie zniszczonej dokumentacji. Podkreślić należy, że to przede wszystkim Pani posiada wiedzę dotyczącą zaistniałych zdarzeń gospodarczych, a z uwagi na krótki okres prowadzonej działalności i stosunkowo niedługi okres, jaki minął od wystawienia oryginałów dokumentów, możliwości ich odtworzenia wydają się duże. Brak wiarygodnych, rzeczywistych danych i to niezależnie od okoliczności, które spowodowały utratę dokumentacji podatkowej obciąża podatnika, zatem w Pani interesie powinno być dołożenie wszelkich starań, aby odtworzyć w miarę możliwości jak największą ilość dokumentów źródłowych, bowiem to na podatniku, a nie na organach podatkowych spoczywa ciężar dowodu w zakresie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych. W odtworzeniu dokumentacji pomocne okazać się mogą także zestawienia transakcji potwierdzone przez kontrahentów czy też elektroniczne kopie dokumentów i ewidencji, a także wyciągi bankowe, które pozwolą na wykazanie przepływów finansowych.

Mając na względzie powyższe, nie można podzielić Pani stanowiska, że jedynymi dokumentami potwierdzającymi wysokość poniesionych kosztów są złożone deklaracje VAT-7, bowiem nie stanowią one całościowego materiału dowodowego, a tym samym nie można ich uznać za jedyny dowód w sprawie ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych.

W przypadku braku faktur VAT lub ich duplikatów, podatnik jest więc zobowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono.

W tym miejscu wskazać należy, że powoływanie się na okoliczność dokonywania jednorazowych transakcji z „różnymi przedstawicielami handlowymi, z których wielu już nie istnieje” nie może wywołać oczekiwanego skutku w postaci prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zakupu od tych podmiotów bez konieczności weryfikacji przedstawionych faktów.

Jednocześnie wskazać należy, że tryb art. 14a ustawy - Ordynacja podatkowa nie jest trybem przewidzianym do weryfikacji zobowiązań podatkowych deklarowanych przez podatnika. To podatnik musi dokonać oceny, czy posiadane przez niego faktury i duplikaty dokumentują przebieg zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce oraz potwierdzają skorzystanie przez niego z prawa obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, który został w nich wykazany. Podatnik musi sam zadecydować, czy konieczna jest korekta tego odliczenia, czy też nie. Organ podatkowy w przypadku kontroli prawidłowości rozliczeń dokonanych przez podatnika może posłużyć się procedurą szacowania podstawy opodatkowania, jeśli brak będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania.

Ponadto należy podkreślić, że niniejsza interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie przedstawione w opisie stanu faktycznego i stanowisku Wnioskodawcy, które nie zostały objęte pytaniem - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14c ust. 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.