Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP2/443-471/14-2/MT/RR
z 14 sierpnia 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy – przedstawione we wniosku z 14 maja 2014 r. (data wpływu 23 maja 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona metoda przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 maja 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona metoda przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego .

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej także jako: Spółka) jest przedsiębiorstwem z siedzibą na terytorium Polski, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT), Spółka otrzymuje w związku z nabywanymi towarami lub usługami faktury (w formie papierowej lub w formie elektronicznej). Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury poprzez stosowne środki kontroli biznesowej. Obecnie, procedura archiwizacji faktur prowadzona jest przez Wnioskodawcę w dwóch formach – papierowej i elektronicznej.

W przypadku faktur papierowych, każda faktura papierowa opatrywana jest pieczątką z indywidualnym numerem archiwizacyjnym, datą wpływu oraz oznaczeniem jednostki gospodarczej, której dotyczy. Natomiast archiwizacja elektroniczna faktur dokonywana jest poprzez zeskanowanie i wstępne wprowadzenie do systemu archiwizacyjnego każdej pojedynczej faktury wraz z nadaniem jej indywidualnego numeru referencyjnego (tzw. ID Number), pod którym zostanie zapisana. Numer ten zostanie następnie umieszczony na wersji papierowej tej faktury. Ponadto w wyniku wstępnego wprowadzenia nadawany jest indywidualny numer księgowania. Według tego numeru faktura jest wykazywana w rejestrze zakupowym VAT, natomiast nie jest on wskazywany na papierowej fakturze (w przeciwieństwie do numeru referencyjnego i archiwizacyjnego). W rejestrze zakupowym VAT nie ma z kolei odniesienia do numeru referencyjnego i archiwizacyjnego faktury, jednak do każdej faktury w rejestrze zakupowym dołączony jest skan otrzymanej faktury, na którym widnieje numer archiwizacyjny. W rezultacie, zgodnie z przyjętą procedurą, możliwe jest powiązanie danych zawartych w rejestrze zakupowym VAT zarówno ze skanem umieszczonym w systemie, jak i z papierową fakturą zakupową.

Powyższe zasady archiwizacji faktur mają odpowiednie zastosowanie także do faktur elektronicznych, które są drukowane po tym jak wpłyną na dedykowany fakturom elektronicznym adres e-mailowy. Jednak faktury elektroniczne (np. w formacie PDF) są dodatkowo archiwizowane w skrzynce odbiorczej programu pocztowego lub na innych nośnikach danych (np. płytach CD). Dodatkowo, papierowa wersja faktur elektronicznych jest także archiwizowana i przechowywana przez Wnioskodawcę.

Na podstawie skanu faktury zakupowej, niezależne od tego czy jest to faktura papierowa czy elektroniczna, dokonywane jest jej księgowanie.

Wnioskodawca planuje dokonać modyfikacji w sposobie archiwizowania i przechowywania faktur zakupowych. Zmiany te podyktowane są kwestiami technicznymi, wynikającymi z szybko przyrastającej ilości faktur zakupowych wpływających do Spółki. Analogicznie jak w ramach obecnego modelu, faktury będą przechowywane zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednak, w przypadku faktur papierowych, jednostkowe skanowanie osobno każdego dokumentu faktury zakupowej jest pracochłonne i staje się coraz mniej efektywne. W efekcie, Wnioskodawca planuje dokonanie zmian, zakładających objęcie jednym numerem archiwizacyjnym średnio kilkudziesięciu faktur. Zgodnie z założeniami nowej procedury, w ciągu dnia generowane będą (najprawdopodobniej dwa lub więcej) pliki zbiorczego skanowania (tzw. paczki). Każdy z nich będzie zawierał około kilkudziesięciu elektronicznych obrazów faktur, w zależności od ich ilości otrzymanej w danym dniu. Poszczególne zeskanowane faktury będą opatrywane datą wpływu, natomiast numer archiwizacyjny będzie nadawany jedynie dla całego pliku zbiorczego zeskanowanych faktur. Każda faktura z paczki w momencie wstępnego wprowadzenia do systemu otrzyma indywidualny numer referencyjny, który nie będzie umieszczany na fakturze papierowej. Identyfikacja i w razie potrzeby, odnalezienie w archiwum faktury papierowej będą możliwe dzięki zbiorczemu numerowi archiwizacyjnemu przypisanemu do każdego numeru referencyjnego. Ponadto, tak jak w dotychczasowej procedurze, faktura otrzyma indywidualny numer księgowania w momencie zaksięgowania. Zgodnie również z nową procedurą, wypełniając wymogi przewidziane przepisami prawa podatkowego, Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur zakupowych – przechowywanych w czytelnej wersji elektronicznej. Faktury te będą mogły być bezzwłocznie pobrane z systemu. Możliwe będzie również przetwarzanie danych w nich zawartych, w rozumieniu dyspozycji art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT. Cały system będzie tak zorganizowany, by spełniał wymóg łatwości odszukania poszczególnych faktur w formie przede wszystkim elektronicznej.

Spółka wskazuje, że w przypadku ewentualnej kontroli, w kontekście planowanego funkcjonowania procedury archiwizowania faktur, Wnioskodawca będzie w stanie praktycznie natychmiast udostępnić dane zawarte na wskazanych do kontroli fakturach poprzez udostępnienie ich wersji elektronicznej. Biorąc jednak pod uwagę zmieniony system archiwizacji i oznaczania faktur, identyfikacja i przekazanie do wglądu wersji papierowej dokumentu będzie wymagało poświęcenia większej ilości czasu, niezbędnej na identyfikację danej faktury(r) po numerze skanowania przypadającym na zbiorcze „paczki” faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji i przechowywania faktur zakupowych przez Wnioskodawcę będzie spełniać wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego, w szczególności dotyczące zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur w rozumieniu przepisu art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W opinii Wnioskodawcy planowany sposób archiwizacji faktur i zasady ich udostępniania na żądanie zainteresowanemu organowi będzie wypełniał wymogi nałożone na Spółkę przepisami prawa podatkowego, a w szczególności, będzie umożliwiać zapewnienie bezzwłocznego dostępu do faktur. Tym samym, procedura będzie spełniać wymogi zawarte w art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT.

Poniżej Wnioskodawca przedstawia uzasadnienie swojego stanowiska:

Zgodnie z art. 112 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo, ustawodawca wskazuje, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT). Przy czym, zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, przez „fakturę” rozumie się zarówno dokument w formie papierowej, jak i elektronicznej, o ile zawiera dane wymagane Ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z brzmienia powyższych przepisów wynika, że obowiązkiem podatnika VAT jest m.in. przechowywanie w określony sposób faktur zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Przy czym, ustawodawca dał podatnikom dowolność, co do wyboru metody przechowywania - tj. decyzji, czy faktury przechowywane będą w formie papierowej, czy też elektronicznej. Obie metody są więc dopuszczalne przepisami prawa i traktowane są jednolicie, przy czym, zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT, w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Podatnik może więc wybrać dowolną metodę przechowywania, bez ponoszenia w związku z tym jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że zdecydował się na dokonywanie archiwizowania faktur zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Podkreślenia wymaga także fakt, że obie wersje archiwum są względem siebie tożsame co do zawartości, tj. każda faktura znajduje się zarówno w archiwum elektronicznym, jak i papierowym. Powyższe nie ulegnie zmianie w nowej procedurze. Jednak, zważywszy na planowaną modyfikację sposobu skanowania dokumentacji, która może wpłynąć na wydłużenie czasu niezbędnego do wyszukania faktur w wersji papierowej, Wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą zapewniania w nowej procedurze bezzwłocznego dostępu do faktur w rozumieniu art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku prowadzenia archiwum zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej, które są tożsame względem siebie, wystarczające jest, by którakolwiek z wersji zapewniała bezzwłoczny dostęp do faktur - co wypełniać będzie obowiązek nałożony na podatnika zawarty w art. 112a Ustawy o VAT.

W przypadku ewentualnej kontroli ze strony organów podatkowych bądź kontroli skarbowej, Wnioskodawca przewiduje zapewnienie kontrolującym dostępu do faktur w wersji elektronicznej. Niezależnie, w przypadku wyraźnego żądania wniesionego przez kontrolujących, Wnioskodawca zapewni dostęp również do faktur papierowych, jednak ich udostępnienie będzie następowało po pewnym, niedającym się obecnie wyeliminować całkowicie, czasie niezbędnym na wyszukanie danej faktury(ur) w wersji papierowej. Mimo możliwości wystąpienia opóźnienia w przedstawieniu papierowych wersji faktur, organy nie powinny wywodzić negatywnych dla Wnioskodawcy konsekwencji z tytułu niedostarczenia bezzwłocznego faktur papierowych - dyspozycja art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT, nakazująca zapewnienie bezzwłocznego dostępu do faktur, wypełniona bowiem zostaje przez Spółkę poprzez bezzwłoczne udostępnienie faktur w postaci elektronicznej. Posiadanie dodatkowego, poza elektronicznym, archiwum, nie powinno więc rodzić negatywnych konsekwencji dla Wnioskodawcy.

Na potwierdzenie powyższego, w ocenie Spółki warto wskazać, że dopuszczalność przechowywania faktur w sposób elektroniczny uregulowana jest na gruncie unijnym w dyrektywie Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE. L 2006 Nr 347, str. 1; dalej: Dyrektywa VAT). Dyrektywa VAT w artykule 241 definiuje pojęcie „przechowywanie faktury w formie elektronicznej”, zaś z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wynika wprost możliwość przechowywania faktur w wersji zarówno papierowej, jak i elektronicznej.

Kluczowe jest przy tym, że polski prawodawca, na wzór unijnego, także dopuszcza możliwość archiwizowania faktur w sposób elektroniczny. Możliwość elektronicznej archiwizacji przez podatnika faktur papierowych, w tym faktur zakupowych, była wielokrotnie przedmiotem rozważań Ministra Finansów poprzez upoważnionych przez niego Dyrektorów Izb Skarbowych w indywidualnych interpretacjach podatkowych, co pozwoliło na ukształtowanie się w tym zakresie jednolitej linii interpretacyjnej.

Przykładowo w interpretacji z 2011 r. o sygn. ILPP4/443-643/11-4/EWW, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wskazuje wymogi, jakie musi spełnić podatnik, aby móc archiwizować faktury papierowe w sposób elektroniczny przy jednoczesnym nieprzechowywaniu wersji papierowych. Zgodnie z treścią interpretacji, podatnik „Musi jednak pamiętać o tym, że sposób przechowywania faktur ma zapewnić łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem ewentualnej kontroli uprawnionych organów oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”. Podobnie stwierdził także Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 2014 r. o sygn. IBPP2/443-1012/13/AB, w której stwierdził, że „(...) Wnioskodawca może przechowywać faktury sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej pod warunkiem faktycznego zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych”. Natomiast w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2011 r. o sygn. IPPP1 -443-1119/10-4/AS, organ podatkowy uznał, że „począwszy od dnia 1 stycznia 2011 r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury z uwzględnieniem warunków określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.” Możliwość archiwizowania faktur w sposób elektroniczny istnieje, ale wymaga od podatnika spełnienia przesłanek wskazanych w art. 106m Ustawy o VAT (stanowiących implementację art. 233 Dyrektywy VAT), co do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Co należy podkreślić, wprawdzie wskazane interpretacje znajdują częściowo oparcie w przepisach rozporządzeń, które utraciły aktualnie moc, jednak ich treść została wprost przeniesiona do Ustawy o VAT z dniem 1 stycznia 2014 r. Zatem przesłanki z nich płynące nie utraciły na ważności, zmianie uległo jedynie umiejscowienie przepisów, a nie ich merytoryczna treść.

Wnioskodawca podkreśla, że przedstawiona we wniosku zmiana procedury dotycząca oznaczania faktur nie wpłynie na czas oczekiwania przez organ na przedstawienie faktur ujętych w rozliczeniach Spółki - wciąż Wnioskodawca na żądanie organu będzie przedstawiał bezzwłocznie faktury zakupowe poprzez przekazanie wersji elektronicznej faktury(r). Natomiast, możliwe jest potencjalne wydłużenie okresu oczekiwania, po jakim Wnioskodawca będzie w stanie przedstawić organowi kontrolującemu, na jego żądanie, dodatkową wersję uprzednio już przedstawionych faktur - tj. tym razem faktur w postaci papierowej. W razie konieczności, przedstawienie faktur w wersji papierowej będzie następowało bez zbędnej zwłoki po pewnym, niedającym się obecnie wyeliminować całkowicie, czasie niezbędnym na wyszukanie danej faktury(ur) w wersji papierowej w archiwum zorganizowanym wedle zasad opisanych powyżej. Wskazana większa potencjalna (tj. może ona nie występować w każdym przypadku) czasochłonność przedstawienia organowi papierowych faktur na jego żądanie będzie wynikała z konieczności przeszukania, dla każdej wskazanej przez organ kontrolujący faktury, właściwego zestawu faktur oznaczonych tym samym numerem skanowania. Po opisanej identyfikacji zażądanych faktur papierowych nastąpi, ich bezzwłoczne udostępnienie odpowiedniemu organowi.

Mając na uwadze przedstawione powyżej: (i) aktualną procedurę w zakresie archiwizowania i przechowywania faktur zakupowych oraz (ii) przyszłą metodologię w tym zakresie, Spółka wnosi o potwierdzenie poprawności pod kątem przepisów podatkowych planowanej procedury archiwizowania i przechowywania faktur zakupowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy o VAT - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
   
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
   
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
   
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Art. 106g ust. 1 ustawy o VAT - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT- podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
   
   

w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Natomiast, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawionych i wysyłanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednak sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka otrzymuje w związku z nabywanymi towarami lub usługami faktury (w formie papierowej lub w formie elektronicznej). Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury poprzez stosowane środki kontroli biznesowej. Obecnie procedura archiwizacji faktur prowadzona jest przez Wnioskodawcę w dwóch formach - papierowej i elektronicznej.

Wnioskodawca planuje dokonać modyfikacji w sposobie archiwizowania i przechowywania faktur zakupowych wpływających do Spółki. Faktury, tak jak do tej pory, będą przechowywane zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca chce dokonać zmian w przypadku faktur papierowych, ponieważ ich jednostkowe skanowanie osobno jest pracochłonne i staje się coraz mniej efektywne. Zmiany mają na celu objęcie jednym numerem archiwizacyjnym średnio kilkudziesięciu faktur (w zależności od ilości otrzymanej w danym dniu) w postaci pliku zbiorczego skanowania (tzw. paczki). Zeskanowane faktury będą opatrywane datą wpływu, indywidualnym numerem referencyjnym i indywidalnym numerem ksiegowania, natomiast dla całego pliku zeskanowanych faktur będzie nadawany jeden numer archiwizacyjny.

Nowe procedury zapewnią pełny i bezwłoczny dostęp do faktur zakupowych, przechowywanych w czytelnej wersji elektronicznej, które będą mogły być bezzwłocznie pobrane z systemu.

W związku ze zmianą procedury archiwizowania i oznaczania faktur, wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawidłowości identyfikacji i przekazania do wglądu faktur przechowywanych zarówno w wersji elektronicznej oraz papierowej.

Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednak sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z uwagi na powołane wyżej przepisy oraz uwzględniając fakt, że proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej jak również papierowej będą spełniać warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT oraz pozwala na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do wersji elektronicznej, a także umożliwia organom przetwarzanie danych w nich zawartych - należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie faktur jest zgodne z powyższymi przepisami i nie będzie rodzić negatywnych konsekwencji dla Wnioskodawcy, pomimo konieczności poświęcenia większej ilości czasu na przedłożenie faktury w formie papierowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.