Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPB2/415-468/14-3/ES
z 8 lipca 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 7 kwietnia 2014 r. (data wpływu 8 kwietnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika, w odniesieniu do pytania nr 2 – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 kwietnia 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością świadczy następujące usługi:

• kontrole stanu technicznego instalacji i urządzeń elektrycznych oraz piorunochronnych,
• prace konserwacyjne, remontowe i modernizacyjne w zakresie instalacji elektrycznych i urządzeń elektrycznych oraz piorunochronnych,
• badanie elektroizolacyjnego sprzętu ochronnego.
  
  

Podstawowy przychód firmy (ok. 60%) osiągany jest z tytułu prac związanych z kontrolą stanu technicznego instalacji i urządzeń elektrycznych oraz piorunochronnych.

Siedzibą Spółki jest zakład usytuowany w Z.

Usługi wymienione powyżej, świadczone przez Wnioskodawcę, są wykonywane na podstawie:

1. Umów zawartych na okres 1 roku lub dłuższy, często odnawianych z uwagi na fakt, że zleceniodawcy Spółki, zgodnie z prawem budowlanym (Dz.U. Nr 243 poz. 1623 ze zm.) zobowiązani są do wykonywania kontroli nie rzadziej niż co 5 lat. Umowy zawierane są głównie na świadczenie usług związanych z kontrolą stanu technicznego instalacji i urządzeń. Umowy te mają bardzo krótki okres wypowiedzenia (1 miesiąc lub 3 miesiące) i są to umowy wiodące, czyli ogólnie określają prace, które być może będą w ramach tej umowy wykonywane. Przystąpienie do wykonania konkretnych prac uzależnione jest od wystawienia przez kontrahenta zlecenia/zamówienia/zapotrzebowania w określonym czasie i miejscu.
2. Zleceń jednorazowych dotyczących wykonania konkretnej pracy – przekazywanych pisemnie, telefonicznie i w formie e-maili.
3. Powiadomień o jednostkowych awariach.
   
   

Prace Spółki wykonywane są głównie w średnich i dużych zakładach przemysłowych, których w rejonie działania Firmy (głównie woj. lubuskie) nie ma zbyt wiele.

Powtarzalność zleceń dotyczących kontroli stanu technicznego instalacji i urządzeń elektrycznych oraz piorunochronnych wynika z wymagań prawa budowlanego (art. 62 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane) i zatwierdzonych zakładowych instrukcji eksploatacji instalacji i urządzeń elektrycznych.

Częstotliwość wykonywania kontroli stanu technicznego zgodnie z prawem budowlanym to co najmniej raz na 5 lat. Natomiast zakładowe instrukcje dla obiektów, gdzie występuje zagrożenie wybuchowe i pożarowe zwiększają częstotliwość do 2 lat czy jednego roku.

Spółka nigdy nie ma pewności na ponowne otrzymanie zlecenia. Kieruje tym prawo rynku i czyhająca konkurencja. Zlecenia, zarówno te jednorazowe, jak i te określające dokładnie prace do wykonania w ramach zawartych umów, spływają sukcesywnie. Dopiero otrzymanie pisemnie, telefonicznie lub w formie maila zlecenie/zamówienie/zapotrzebowanie umożliwia Wnioskodawcy planowanie wykonywanych prac.

Żeby wykonać pracę określoną w zleceniu musi zostać wyłączone napięcie zasilania danego obiektu czy linii technologicznej. Dokładny termin – dzień i godzina – wyłączenia spod napięcia ciągu technologicznego lub urządzenia określana jest z 1, 2-dniowym wyprzedzeniem.

Zlecenia wykonywane są indywidualnie, w sposób nieprzewidywalny, zależny od ilości zleceń i ich rodzaju, a co za tym idzie czasu niezbędnego na ich realizację. W większości prace wykonywane są przy wyłączeniu ciągów technologicznych lub przy postoju zakładu (są to zakłady produkcyjne o ruchu ciągłym, np.: „K” Sp. z o.o., „B” Sp. z o. o., „N” S.A. Oddział w K.). Zleceniodawca, z uwagi na ekonomiczne skutki przerwania produkcji, wymaga ich wykonania w dogodnym dla niego czasie – często zrealizowanie zlecenia wymaga prac na wydłużonym czasie pracy lub w dni wolne od pracy.

Prace konserwacyjne, remontowe i modernizacyjne w zakresie instalacji elektrycznych i urządzeń elektrycznych oraz piorunochronnych wykonywane są głównie na podstawie zleceń jednorazowych. 85% tych prac Spółka wykonuje w miejscowości Ż.

Wnioskodawca zatrudnia głównie pracowników na stanowiskach specjalisty prac regulacyjno-pomiarowych, pomocnika specjalisty prac regulacyjno-pomiarowych, elektromontera i pomocnika elektromontera.

Z pracownikami tymi zawarto następujące umowy o pracę:

• specjaliści prac regulacyjno-pomiarowych i pomocnicy specjalistów prac regulacyjno-pomiarowych wynagradzani są prowizyjnie,
• elektromonterzy i pomocnicy elektromontera wynagradzani są według godzinowej stawki zaszeregowania.
  
  

Miejscem pracy jest:

1. dla specjalistów prac regulacyjno-pomiarowych i oraz pomocników specjalistów prac regulacyjno-pomiarowych - siedziba spółki,
2. dla elektromonterów/pomocników elektromonterów – w zależności od zawartej umowy:
   • powiaty (…) lub
   • miasto (…).
   
   

Charakterystyka pracy na poszczególnych stanowiskach w Spółce:

1.

Pracownicy na stanowisku specjalisty prac regulacyjno-pomiarowych oraz pomocnika specjalisty prac regulacyjno-pomiarowych (praca wykonywana jest głównie w grupach 2-osobowych) na podstawie posiadanych kwalifikacji zawodowych E i D nadanych przez komisje egzaminacyjne powołane przez prezesa Urzędu Regulacji Energetyki (art. 54 Prawa energetycznego, tekst jednolity Dz.U. 2012 r. poz. 1059) wykonują kontrole stanu technicznego instalacji i urządzeń elektrycznych oraz piorunochronnych w zakresie sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów w obiektach kontrahentów Wnioskodawcy pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami i normami technicznymi.

W celu możliwości usuwania stwierdzonych podczas wykonywania prac usterek oraz awaryjnego wykonywania prac konserwacyjnych, remontowych i modernizacyjnych w zakresie instalacji elektrycznych i urządzeń elektrycznych oraz piorunochronnych, dodatkowo specjaliści prac regulacyjno-pomiarowych w umowie o pracę mają wpisane stanowisko elektromontera (a pomocnicy specjalistów prac regulacyjno-pomiarowych stanowisko pomocnika elektromontera).

W siedzibie Wnioskodawcy pracownicy:

• wykonują badania elektroizolacyjnego sprzętu ochronnego w laboratorium wysokich napięć, usytuowanym w siedzibie Spółki,
• zapoznają się z dokumentacją i instrukcjami związanymi z kontrolowaną instalacją i urządzeniami,
• określają spodziewany czas potrzebny do wykonania prac (zadania wynikającego z konkretnego zlecenia) – czas potrzebny do przygotowania, wykonania prac kontrolno- pomiarowych (czas wyłączenia badanego ciągu technologicznego lub obiektu z ruchu) i czas pisania protokołów,
• sporządzają ofertę cenową dotyczącą konkretnego zapytania ofertowego przedstawionego przez danego kontrahenta,
• przygotowują i sprawdzają sprawność aparatury kontrolno-pomiarowej i narzędzi, które są niezbędne do wykonania prac kontrolnych,
• opracowują protokoły pokontrolne z przeprowadzonych czynności u kontrahentów Wnioskodawcy, wykorzystując do tego odpowiednie programy. Każda strona opracowania zawiera wyniki przeprowadzonych prac kontrolnych wraz z wydaniem orzeczenia o zgodności kontrolowanej instalacji lub urządzenia z aktualnie obowiązującymi normami technicznymi i przepisami. Poszczególne strony opracowania opatrzone są imienną pieczęcią pracowników z podaniem numeru aktualnych świadectw kwalifikacyjnych „E” – eksploatacji i „D” – dozoru oraz ich podpisem. Każdy z pracowników imiennie odpowiada za poprawność orzeczeń wydanych w swoim opracowaniu. Wielkość opracowania w zależności od wielkości instalacji i ilości badanych urządzeń w kontrolowanym obiekcie czy linii technologicznej wynosi średnio od 10 do 50 stron protokołów i załączników do protokołów z wynikami pomiarów i orzeczeń przedstawionymi w formie tabelarycznej.
  
  

W zakładzie kontrahenta wykonywane są oględziny oraz prace pomiarowo-kontrolne sprawdzanych instalacji i urządzeń elektrycznych lub piorunochronnych w zakresie i dla obiektów lub ciągów technologicznych określonych w zleceniu otrzymanym od danego kontrahenta. Przy okazji wykonywania oględzin i prac pomiarowo-kontrolnych usuwane są również stwierdzone podczas wykonywania tych prac usterki instalacji i urządzeń (jeśli tak wynika ze zlecenia). Oględziny i prace pomiarowo-kontrolne, czy też usuwanie usterek, są częścią przeprowadzanej kontroli instalacji i urządzeń elektrycznych i piorunochronnych.

Stosunek czasu pracy poświęcanego na wykonanie zadań służbowych w terenie do czasu pracy w siedzibie firmy w poszczególnych miesiącach bywa różny – w zależności od ilości wyłączeń z ruchu ciągów produkcyjnych u kontrahentów Wnioskodawcy. Grupa 2-osobowa miesięcznie realizuje 3-5 zleceń kontrahentów. W skali miesiąca nie wszystkie zlecenia udaje się zakończyć całkowicie. W skali roku czas wykonywania zadań służbowych poza miejscem pracy do czasu wykonywania pracy jest porównywalny.

Ponieważ równolegle trwają prace danej grupy 2-osobowej u kilku kontrahentów lub na kilku obiektach dużego kontrahenta (np. „K” ma corocznie ponad 100 ocenianych obiektów), ze ściśle określonym terminem zakończenia prac, nie ma możliwości stałego, osobowego przypisania grupy kontrolnej do danego obiektu.

2.

Pracownicy zatrudnieni na stanowisku elektromonterów/pomocników elektromonterów wykonują prace konserwacyjne, remontowe i modernizacyjne instalacji i urządzeń elektrycznych na podstawie otrzymanych przez Spółkę zleceń. Zdarza się, że wykonują również zadania polegające na usunięciu usterek stwierdzonych podczas kontroli stanu technicznego instalacji i urządzeń elektrycznych oraz odgromowych, przeprowadzonej przez specjalistów Spółki prac regulacyjno-pomiarowych. Praca wykonywana jest stale „w terenie” u jednego lub kilku kontrahentów. Średnio ok 90% prac wykonywanych jest przez elektromonterów/pomocników elektromonterów w miejscowości Ż., pozostałe 10% w miejscowościach B., K. i innych.

Zadania służbowe, niezbędne do wykonania na terenie zakładu zleceniodawcy, realizowane są w godzinach pracy. Dojazd pracowników i dowiezienie przez nich niezbędnych do wykonania prac przyrządów pomiarowych, narzędzi i materiałów odbywa się przede wszystkim samochodami służbowymi. W jednostkowych przypadkach zdarza się, że przy wyjazdach zamiejscowych pracownicy dojeżdżają na teren zakładu zleceniodawcy samochodem prywatnym, na który zawarta jest umowa o używanie go do celów służbowych, lub autobusem.

W przypadku wyjazdów służbowych w celu wykonania zadań w miejscowości B., trwających łącznie 2 lub 3 dni pracownicy korzystają z noclegu w tej miejscowości. Noclegi finansowane są przez Firmę na podstawie faktur VAT rachunków wystawianych przez firmy świadczące usługi noclegowe bezpośrednio na Spółkę i przez Spółkę opłacane.

Cel wyjazdów pracowników jest związany z otrzymanym zleceniem. Szczegółowe zadania dla każdego pracownika przekazywane są ustnie przez kierownika Spółki a na dokumencie polecenia wyjazdu służbowego zadanie określane jest ogólnie.

W przypadku kontroli stanu technicznego instalacji urządzeń szczegółowy zakres wykonanego zadania opisany jest w protokołach z kontroli instalacji i urządzeń elektrycznych lub odgromowych sporządzanych przez pracowników.

Zadania służbowe realizowane na polecenie kierownika Spółki poza wymienionym w umowie miejscem pracy i poza terenem gminy rozliczane są zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi rozliczeń wyjazdów służbowych (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 r. poz. 167)). Za wyjazdy służbowe wypłacane są następujące należności:

diety:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  1. mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
  2. od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
  3. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
  1. do 8 godzin - przysługuje 50% diety.
  2. ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  
  

W przypadku zapewnienia będącym w podróży służbowej pracownikom bezpłatnego wyżywienia, kwoty wypłacanych diet są pomniejszane zgodnie z rozporządzeniem,

• zwrot kosztów:
  1. przejazdów,
  2. noclegów,
  3. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określanych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
  
  

W przypadku, gdy pracownik dojeżdżał do miejsca wykonania pracy swoim prywatnym samochodem, na który była podpisana umowa o używanie go do celów służbowych, otrzymywał za to wynagrodzenie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 wraz z późniejszymi zmianami).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy zatrudnionym w Spółce pracownikom, realizującym opisane powyżej zadania służbowe poza miejscem pracy, prawidłowo naliczane są i zlecane wyjazdy służbowe, tj. zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) i Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późniejszymi zmianami)?
2. Czy diety i inne należności z tytułu podróży służbowych (noclegi, zwrot kosztów przejazdu komunikacją publiczną lub samochodem prywatnym, na który zawarta jest z pracownikiem umowa o używanie go do celów służbowych i inne) zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzystają ze zwolnienia przedmiotowego?
   
   

Tut. Organ informuje, że przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest kwestia dotycząca pytania drugiego, natomiast w zakresie pytania pierwszego zostało wydane w dniu 8 lipca 2014 r. odrębne rozstrzygnięcie nr ILPB2/415-468/14-2/ES.

Zdaniem Wnioskodawcy, z tytułu zadań służbowych wykonywanych poza miejscem pracy, czyli w przypadku:

1. specjalistów prac regulacyjno-pomiarowych i oraz pomocników specjalistów prac regulacyjno-pomiarowych – siedzibą Spółki,
2. elektromonterów/pomocników elektromonterów – w zależności od zawartej umowy:
   • powiatami (…) lub
   • miastem (…),
   pracownikom przysługują diety i inne należności z tytułu podróży służbowych (noclegi, zwrot kosztów przejazdu komunikacją publiczną lub samochodem prywatnym, na który zawarta jest z pracownikiem umowa o używanie go do celów służbowych i inne), wypłacane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) oraz Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27. poz. 271 z późniejszymi zmianami).
   
   

Wnioskodawca uważa, że wymienione powyżej należności zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego, w odniesieniu do pytania nr 2 jest prawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że z tytułu zadań wykonywanych poza miejscem pracy Spółka wypłaca zatrudnionym pracownikom świadczenia, które obejmują diety i inne należności z tytułu podróży służbowych (noclegi, zwrot kosztów przejazdu komunikacją publiczną lub samochodem prywatnym, na który zawarta jest z pracownikiem umowa o używanie go do celów służbowych i inne).

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, w odniesieniu do podróży służbowych na obszarze kraju jest m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U z 2013 r. poz. 167).

W myśl § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia.

Stosownie do § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r., poz. 1265 oraz Dz.U. z 2013 r. poz. 21).

Jak stanowi § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2). W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3).

W myśl § 7 ust. 1 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 8 ust. 3 rozporządzenia, pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Stosownie do § 9 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (§ 9 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 9 ust. 3 rozporządzenia).

Zatem przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę diety, zwrot kosztów dojazdu, noclegów oraz innych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się do tej sytuacji należy uznać, że przepisy ww. rozporządzenia nie wymieniają o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ograniczają również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, ponadto być prawidłowo udokumentowane.

Ponadto warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, dlatego też w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego.

Zatem należy stwierdzić, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowych (noclegi, zwrot kosztów przejazdu komunikacją publiczną lub samochodem prywatnym, na który zawarta jest z pracownikiem umowa o używanie go do celów służbowych i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb wypłacane pracownikom Wnioskodawcy z tytułu zadań służbowych wykonywanych poza miejscem pracy, czyli w przypadku:

1. specjalistów prac regulacyjno-pomiarowych i oraz pomocników specjalistów prac regulacyjno-pomiarowych – siedzibą Spółki,
2. elektromonterów/pomocników elektromonterów – w zależności od zawartej umowy:
   • powiatami (…), lub
   • miastem (…),

zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzystają ze zwolnienia przedmiotowego.

W świetle powyższego, z tytułu wypłacanych należności korzystających ze zwolnienia przedmiotowego na Pracodawcy/Zainteresowanym nie ciążą obowiązki płatnika.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.