Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach
IBPP4/443-135/14/LG
z 25 czerwca 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z 25 marca 2014 r. (data wpływu 27 marca 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymywanych drogą mailową w formie pliku elektronicznego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 marca 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymywanych drogą mailową w formie pliku elektronicznego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca kupuje materiały do produkcji u kontrahentów krajowych, którzy są podatnikami czynnymi podatku VAT.

Niektórzy z tych kontrahentów, powołując się na zapisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług, obowiązujące od dnia 1 stycznia 2014 r. w zakresie faktur elektronicznych, zaproponowali zmianę sposobu przesyłania faktur za wykonane dostawy materiałów. W miejsce przesyłania faktury papierowej tradycyjnie w kopercie, drogą pocztową proponują przesyłanie faktury w formacie elektronicznym (plik elektroniczny), jako załącznik do maila przesyłanego drogą internetową.

Kontrahentów, którzy zaproponowali ten nowy sposób przesyłania faktur drogą internetową można podzielić na dwie grupy:

1. Pierwsza grupa kontrahentów nadal wystawia faktury papierowe. Faktura papierowa będzie skanowana przez kontrahenta i w formie elektronicznego pliku PDF będzie przesłana drogą internetową do Wnioskodawcy. Kontrahent oraz Wnioskodawca ustalą na piśmie adres e-mailowy, z którego plik będzie wysyłany i adres e- mailowy, na który plik będzie przychodził. Wnioskodawca wydrukuje fakturę z pliku, który otrzyma i taki wydruk papierowy faktury wykorzysta do rozliczeń podatku VAT, do innych rozliczeń podatkowych i do rozliczeń finansowych. Dostawca i odbiorca będą posiadać faktury papierowe, natomiast internet zastępuje w tym przypadku tylko listonosza (tradycyjny pocztowy sposób przesyłania faktur).
2. Druga grupa kontrahentów wystawia faktury elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o podatku od towarów i usług. Faktura elektroniczna w formie pliku typu PDF będzie przesłana drogą internetową do Wnioskodawcy. Kontrahent oraz Wnioskodawca ustalą na piśmie adres mailowy, z którego plik będzie wysyłany i adres mailowy, na który plik będzie przychodził. Ponieważ Wnioskodawca nie posiada programów komputerowych do obsługi takiej faktury elektronicznej - wykony więc zostanie wydruk z pliku PDF. Wydruk papierowy faktury z pliku PDF będzie używany do rozliczeń finansowych, w tym do rozliczeń z tytułu podatku VAT.
   
   

Kontrahent będzie posiadał faktury elektroniczne, natomiast Wnioskodawca będzie posiadać papierowe wydruki faktur z otrzymanego drogą internetową pliku PDF.

Wnioskodawca zaznaczył, że faktury, które Wnioskodawca drukowałby na papierze z otrzymanych plików elektronicznych (zarówno z pliku będącego skanem faktury papierowej jak i z pliku, będącego fakturą elektroniczną), podlegałyby akceptacji przez uprawnionych pracowników. Na awersie lub rewersie wydrukowanej z pliku elektronicznego faktury papierowej wpisana zostanie data przyjęcia faktury, podpisy pracowników akceptujących fakturę merytorycznie i formalnie, wpisany zostanie indeks materiałowy pozycji z faktury przyjętej do magazynu, będzie adnotacja o wykonaniu przelewu oraz numer pozycji ujęcia w księgach rachunkowych, itp. Zapewniona jest więc integralność i czytelność wydrukowanej faktury papierowej oraz autentyczność pochodzenia. Kontrahent i Wnioskodawca pisemnie mają ustalić adresy poczty e-mail (adres poczty wysyłającej plik elektroniczny i adres poczty otrzymującej plik elektroniczny).

Wnioskodawca nadmienił, że propozycje kontrahentów przedstawione powyżej będą mogły być przyjęte do stosowania po wyrażeniu przez Niego pisemnej zgody.

Ponadto Wnioskodawca we własnym stanowisku wskazał istotne elementy zdarzenia przyszłego, tj. że autentyczność, integralność i czytelność wydrukowanej faktury zapewniać będzie następujące postępowanie:

1. uzyskanie pisemnej zgody między kontrahentem-dostawcą oraz wnioskodawcą na przesyłanie plików elektronicznych zawierających bądź skan faktury papierowej, bądź fakturę elektroniczną,
2. pisemne ustalenie adresów e-mail (adres, z którego plik jest wysyłany i adres na który plik przyjdzie),
3. akceptacja wydruku faktury papierowej przez uprawnionych pracowników, adnotacje na awersie lub rewersie faktury (data przyjęcia faktury, akcept merytoryczny i formalny, indeks materiałowy przyjętych z faktury materiałów do magazynu, wykonanie przelewu, pozycja rejestracji w księgach rachunkowych),
4. typ PDF plików elektronicznych (zawierających skan faktury papierowej lub fakturę elektroniczną).
   
   

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.Czy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktury, która jest wydrukiem ze skanu faktury, który to skan będzie przesłany do wnioskodawcy drogą internetową w formie pliku elektronicznego?

Jest to przypadek kiedy kontrahent wystawia fakturę papierową na potwierdzenie dostawy materiału, skanuje ją i skan w formie pliku elektronicznego typu PDF przesyła drogą internetową na uzgodniony pisemnie adres e-mailowy Wnioskodawcy. Z takiego pliku (skanu) Wnioskodawca wykonałby wydruk faktury na papierze i taką fakturą papierową posługiwałby się w rozliczeniach (odliczenie VAT naliczonego) oraz w takiej formie papierowej fakturę by przechowywał. W tej sytuacji kontrahent oraz Wnioskodawca posiadają tylko faktury papierowe. Internet służy jedynie do przesłania faktury.

2.Czy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktury, która jest wydrukiem faktury elektronicznej, która to faktura elektroniczna przesłana zostanie do Wnioskodawcy w formie pliku elektronicznego typu PDF ?

Jest to sytuacja, w której kontrahent wystawia faktury elektroniczne (art. 2 pkt 32 ustawy o podatku od towarów i usług). Faktura elektroniczna w formie pliku typu PDF będzie przesyłana drogą internetową na uzgodniony pisemnie adres e-mailowy Wnioskodawcy. Z takiego pliku Wnioskodawca wykonałby wydruk faktury na papierze i taką fakturą papierową posługiwałby się w rozliczeniach (odliczenie VAT naliczonego) oraz w takiej formie papierowej fakturę by przechowywał. W tej sytuacji kontrahent posiadałby faktury elektroniczne, natomiast Wnioskodawca posiadałby faktury papierowe.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Wydruki faktur na papierze, wykonane z plików elektronicznych, zawierających postać elektroniczną faktur mogą być przyjęte do rozliczeń z tytułu podatku VAT- mogą być użyte do odliczenia podatku VAT naliczonego VAT obu przedstawionych wyżej sytuacjach:

1. w przypadku, kiedy wydruk wykonany jest z pliku przesłanego drogą internetową, który to plik zawiera skan faktury papierowej, na potwierdzenie wykonanej dostawy (internet wykorzystany jest tylko jako sposób przesłania faktury papierowej),
2. w przypadku kiedy jest wykonany wydruk faktury elektronicznej z pliku zawierającego tą fakturę - plik przesłany jest drogą internetową przez kontrahenta- dostawcę towarów na potwierdzenie wykonanej dostawy.
   
   

Wprowadzenie systemu otrzymywania faktur drogą internetową w formie załączonych plików elektronicznych przyśpieszy znacznie przesyłanie faktur. Otrzymane w plikach elektronicznych faktury będą drukowane i przechowywane w formie papierowej u Wnioskodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 i 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), zwana dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, natomiast przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106a ustawy, przepisy rozdziału 1 Faktury, Działu XI ustawy o podatku od towarów i usług, stosuje się do:

1.sprzedaży, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 1a, w których usługodawca lub dokonujący dostawy towarów nie rozlicza podatku należnego i faktura dokumentująca te transakcje nie jest wystawiana przez usługobiorcę lub nabywcę towarów w imieniu i na rzecz usługodawcy lub dokonującego dostawy towarów;

2.dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium:

1. państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,
2. państwa trzeciego.
   
   

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106m ust. 1, 2, 3, 4 i 5 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur można gwarantować wg metody określonej przez podatnika.

Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. przepisy nie precyzują, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Należy jednak zauważyć, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Wg treści przepisu art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art.112a ust. 2).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (ust. 3 tego artykułu).

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Kwestię prawa do odliczenia podatku naliczonego regulują przepisy działu XI „Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe.” ustawy o podatku od towarów i usług.

I tak, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy nadmienić, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Zgodnie z przedstawionym opisem sprawy Wnioskodawca rozważa możliwość wyrażenia zgody na otrzymywanie od swoich kontrahentów drogą mailową faktur VAT w formacie elektronicznym. Część kontrahentów dokonywałoby przesyłania scanów faktur VAT, które zostałyby następnie wydrukowane przez Wnioskodawcę. Z kolei inna grupa kontrahentów wystawi faktury elektroniczne, które również będą wydrukowane z pliku elektronicznego.

Wnioskodawca wskazał, że zapewniona jest integralność i czytelność wydrukowanej faktury papierowej oraz autentyczność pochodzenia, a autentyczność, integralność i czytelność wydrukowanej faktury zapewniać będzie następujące postępowanie:

1. uzyskanie pisemnej zgody między kontrahentem-dostawcą oraz wnioskodawcą na przesyłanie plików elektronicznych zawierających bądź skan faktury papierowej, bądź fakturę elektroniczną,
2. pisemne ustalenie adresów e-mail (adres, z którego plik jest wysyłany i adres na który plik przyjdzie),
3. akceptacja wydruku faktury papierowej przez uprawnionych pracowników, adnotacje na awersie lub rewersie faktury (data przyjęcia faktury, akcept merytoryczny i formalny, indeks materiałowy przyjętych z faktury materiałów do magazynu, wykonanie przelewu, pozycja rejestracji w księgach rachunkowych),
4. typ PDF plików elektronicznych (zawierających skan faktury papierowej lub fakturę elektroniczną).
   
   

Zatem w przedmiocie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych drogą mailową w formie elektronicznego pliku w formacie PDF i przechowywanych po ich wydruku w formie papierowej dla których Wnioskodawca zapewnił ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur, w zakresie wskazanym w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, o ile nie wystąpią okoliczności wskazane w art. 88 tej ustawy.

Tym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.