INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 28 maja 2012 r. (data wpływu 4 czerwca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących w postaci elektronicznej, w przypadku gdy oryginały faktur i faktur korygujących przesłane zostały nabywcom w postaci papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 czerwca 2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących w postaci elektronicznej, w przypadku gdy oryginały faktur i faktur korygujących przesłane zostały nabywcom w postaci papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest producentem płytek ceramicznych. W ramach prowadzonej działalności wystawia znaczne ilości faktur VAT oraz faktur korygujących VAT z tytułu zawartych umów sprzedaży produktów. Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, Wnioskodawca wysyła w takim przypadku nabywcy faktury w formie papierowej. Wnioskodawca dysponuje systemem informatycznym, umożliwiającym przechowywanie, archiwizowanie oraz łatwe wyszukiwanie kopii faktur VAT oraz faktur korygujących VAT w formie elektronicznej zapisywanych do pliku i przechowywanych na serwerze należącym do Wnioskodawcy. System ten pozwala również na wydruk kopii faktur z elektronicznego pliku w każdym czasie, w tym na przykład na każde żądanie kontrolującego w razie kontroli podatkowej. System jednocześnie uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii faktur. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na tym, że kopia faktury wysłanej w formie papierowej do kontrahenta nie będzie drukowana lecz jedynie zapisana do pliku elektronicznego i w ten sposób przechowywana. Dzięki temu Wnioskodawca ograniczy ilość zużywanego papieru, z oczywistą korzyścią dla środowiska naturalnego.

Wnioskodawca zaznacza, że niniejszy wniosek nie dotyczy faktur elektronicznych, do których stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2004 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz. U. Nr 133, poz. 1119, dalej "rozporządzenie z 14 lipca 2004 r.").

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest przechowywanie kopii faktur VAT i kopii faktur korygujących VAT w elektronicznym systemie informatycznym w formie plików elektronicznych w sytuacji, jeżeli oryginały faktur VAT i faktur korygujących VAT były przesłane nabywcom w postaci materialnej (papierowej) a elektroniczny system używany przez Wnioskodawcę do wystawiania faktur VAT i faktur korygujących VAT pozwala na przechowywanie ich bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie kontrolującego...

Zdaniem Wnioskodawcy, obowiązujące przepisy prawa, to jest ustawy VAT, jak również rozporządzenia nie wymagają posiadania wyłącznie papierowych kopii wystawionych faktur VAT i faktur korygujących VAT. Ich analiza prowadzi do wniosku, że żaden z przepisów prawa nie stanowi w jakiej formie ma być przechowywana kopia wystawionej faktury VAT (faktury korygującej VAT), jeśli oryginał faktury był wystawiony w formie papierowej.

W ocenie Zainteresowanego, zgodnie z § 21 rozporządzenia, jest jedynie obowiązany przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. A przechowanie ma się odbywać w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Autentyczność pochodzenia zgodnie z przepisami oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto zdaniem Wnioskodawcy, nie istnieją żadne przesłanki do uznania, iż „wystawienie” faktury VAT czy faktury korygującej VAT w rozumieniu § 19 ust. 1 rozporządzenia należy rozumieć jedynie jako „wydrukowanie”. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny we wskazanym wyroku „»wystawienie« faktury VAT to zgromadzenie informacji do ich sporządzenia, a nie wydrukowanie. A zatem, wskazane (...)»wystawienie« faktury VAT nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. Wydrukowanie oryginału faktury VAT lub faktury korygującej VAT jest dokonywane jedynie w celu przekazania go nabywcy”.

W ocenie Zainteresowanego, stanowisko zgodne z poglądem Wnioskodawcy wyraził również WSA w Warszawie.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury. Wobec tego od woli poszczególnych państw zależy, czy skorzystają z uprawnienia przyznanego im w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur.

Art. 247 ust. 2 dyrektywy VAT nie daje podstaw do twierdzenia, iż kopie wystawianych faktur i faktur korygujących winny być przechowywane w formie papierowej, a jedynie daje państwu członkowskiemu prawo do ustanowienia takiego obowiązku. W przypadku nieprawidłowej lub niepełnej implementacji przepisów dyrektywy VAT do krajowego porządku prawnego zastosowanie będą miały bezpośrednio przepisy dyrektywy VAT. Dyrektywa VAT zaś, nie przewiduje w żadnym miejscu obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Rzeczpospolita Polska nie skorzystała z przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 możliwości odmiennego uregulowania zasad przechowywania faktur. Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ustępie 2 § 21 rozporządzenia zastrzeżono, że dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Minister Finansów w rozporządzeniu zastrzegł jedynie obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur "w oryginalnej postaci", bez jednoczesnego zastrzeżenia, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. Nie została też zastrzeżona w tym przepisie forma przechowywania faktur: papierowa lub elektroniczna.

W ocenie WSA w Warszawie „taki zapis omawianego prawa krajowego nie pozwala na stwierdzenie, że pojęcie »oryginalna postać« mieści w sobie również pojęcie »formy« faktury: papierowej lub elektronicznej zwłaszcza, że pojęcie »forma« występuje w innych przepisach rozporządzenia – o elektronicznej »formie« faktury mowa jest w § 19 ust. 3, § 20 ust. 2 i ust. 5 oraz w § 21 ust. 3 tego rozporządzenia. Przy zachowaniu jednolitości terminologii występującej w danym akcie prawnym należałoby używać określenia »forma« zarówno elektroniczna, jak i papierowa. Oznacza to, że literalne odczytanie § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej. Oznacza to również, że nie ma tym samym normatywnych przeciwwskazań dla istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur. Przedstawione wyżej stanowisko potwierdza wyrok NSA z dn.3 listopada 2009r.,a także wyroki WSA w Bydgoszczy z dnia 7 sierpnia 2010r. i z dnia 21 października 2010r.,WSA w Opolu z dnia 18 sierpnia 2010r. oraz z dnia 22 września 2010r., WSA we Wrocławiu z dnia 27 lipca 2010r., WSA w Poznaniu z dnia 9 września 2010r., wyrok tutejszego sądu z 28 lutego 2011r.

WSA w Warszawie we wskazanym powyżej wyroku uwzględnił również zmianę w przepisach dyrektywy VAT i stwierdził, że „nie uległa natomiast zmianie zasada, że Państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, natomiast nie jest do tego zobligowane. W konsekwencji, rozważania zawarte zarówno w uzasadnieniu niniejszego wyroku, jak i w powyższych wyrokach a dotyczące możliwości przechowywania faktur w innej postaci niż oryginalna, zachowują aktualność w zmienionym w powyższym zakresie stanie prawnym”. Analogiczne stanowisko zawarte jest w wyroku WSA w Warszawie z l3 czerwca 2011 r.

Zdaniem Wnioskodawcy, należy też zauważyć, że z punktu widzenia funkcji, jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur, nie można przyjąć, że nieprawidłowe jest przechowywanie kopii faktur w systemie elektronicznym, w sytuacji gdy faktury te wystawiono w tym systemie, system zapewnia należytą ochronę faktur, a także dostęp do nich. Za taką wykładnią przemawiają także względy ekonomiczne oraz względy ekologiczne. Wskazać także należy na fundamentalną dla porządku prawnego kształtowanego przez prawo europejskie zasadę proporcjonalności, z której wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki, które są niezbędne dla osiągnięcia zakładanych przez dyrektywy celów (por. wyroki Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich w sprawach C-446/03 MarksSpencer, C-361/96 Social Generale). W ocenie Zainteresowanego, obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej w sytuacji, gdy inne metody ich przechowywania (np. w formie elektronicznej) zapewniają realizację celu, jakim jest możliwość kontroli, tj. celów wynikających z art. 233 ust. l Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i w związku z tym niezgodnym z prawem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
   
   

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r.

Na mocy § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Przepis § 5 ust. 1 tego rozporządzenia określa, iż faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11,
3. numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4. dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
5. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6. miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonywanych usług;
7. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
8. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
9. stawki podatku,
10. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonywanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
11. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
12. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
    
    

W świetle § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Z powyższych przepisów wynika, iż faktury powinny być wystawiane w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej otrzymuje nabywca, a kopię faktury i faktury korygującej – zatrzymuje sprzedawca.

Na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z brzmieniem § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy § 22 rozporządzenia, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W oparciu o art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zatem, powyższe przepisy przewidują możliwość przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca jest producentem płytek ceramicznych. W ramach prowadzonej działalności wystawia znaczne ilości faktur VAT oraz faktur korygujących VAT z tytułu zawartych umów sprzedaży produktów. Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, Wnioskodawca wysyła w takim przypadku nabywcy faktury w formie papierowej. Wnioskodawca dysponuje systemem informatycznym, umożliwiającym przechowywanie, archiwizowanie oraz łatwe wyszukiwanie kopii faktur VAT oraz faktur korygujących VAT w formie elektronicznej zapisywanych do pliku i przechowywanych na serwerze należącym do Wnioskodawcy. System ten pozwala również na wydruk kopii faktur z elektronicznego pliku w każdym czasie, w tym na przykład na każde żądanie kontrolującego w razie kontroli podatkowej. System jednocześnie uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii faktur. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na tym, że kopia faktury wysłanej w formie papierowej do kontrahenta nie będzie drukowana lecz jedynie zapisana do pliku elektronicznego i w ten sposób przechowywana.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii czy prawidłowe jest przechowywanie kopii faktur VAT i kopii faktur korygujących VAT w elektronicznym systemie informatycznym w formie plików elektronicznych w sytuacji, jeżeli oryginały faktur VAT i faktur korygujących VAT były przesłane nabywcom w postaci materialnej (papierowej) a elektroniczny system używany przez Zainteresowanego do wystawiania faktur VAT i faktur korygujących VAT pozwala na przechowywanie ich bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie kontrolującego...

Biorą pod uwagę powołane przepisy oraz opis sprawy, stwierdzić należy, że Wnioskodawca wystawiając faktury oraz faktury korygujące w formie papierowej będzie mógł przechowywać kopie faktur dokumentujących sprzedaż oraz faktur korygujących w postaci elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów, o których mowa w § 21 ust. 2 rozporządzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.