Rodzaj dokumentu
interpretacja indywidualna
Sygnatura
IPTPP2/443-483/12-2/JN
Data
2012.08.03
Autor
Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Temat
Podatek od towarów i usług --> Dokumentacja --> Faktury --> Wystawianie faktury
Słowa kluczowe
faktura elektroniczna
faktura VAT
kopia faktury
oryginał faktury
przechowywanie
Istota interpretacji
Przechowywanie kopii faktur oraz faktur korygujących w postaci elektronicznej, w przypadku gdy oryginały faktur i faktur korygujących przesłane zostały nabywcom w postaci papierowej.
Wniosek ORD-IN 193 kB
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 28 maja 2012 r. (data wpływu 4 czerwca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących w postaci elektronicznej, w przypadku gdy oryginały faktur i faktur korygujących przesłane zostały nabywcom w postaci papierowej – jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 4 czerwca 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących w postaci elektronicznej, w przypadku gdy oryginały faktur i faktur korygujących przesłane zostały nabywcom w postaci papierowej.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.
Wnioskodawca jest producentem płytek ceramicznych. W ramach prowadzonej działalności wystawia znaczne ilości faktur VAT oraz faktur korygujących VAT z tytułu zawartych umów sprzedaży produktów. Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na przesyłanie faktury w formie elektronicznej, Wnioskodawca wysyła w takim przypadku nabywcy faktury w formie papierowej. Wnioskodawca dysponuje systemem informatycznym, umożliwiającym przechowywanie, archiwizowane oraz łatwe wyszukiwanie kopii faktur VAT oraz faktur korygujących VAT w formie elektronicznej zapisywanych do pliku i przechowywanych na serwerze należącym do Wnioskodawcy. System ten pozwala również na wydruk kopii faktur z elektronicznego pliku w każdym czasie, w tym przypadku na każde żądanie kontrolującego w razie kontroli podatkowej. System jednocześnie uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii faktur. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na tym, że kopia faktury wysłanej w formie papierowej do kontrahenta nie będzie drukowana lecz jedynie zapisana do pliku elektronicznego i w ten sposób przechowywana. Dzięki temu Wnioskodawca ogranicza ilość zużywanego papieru, z oczywistą korzyścią dla środowiska naturalnego. Wnioskodawca zaznaczył, że przedmiotowy wniosek nie dotyczy faktur elektronicznych, do których stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2004 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz. U. Nr 133, poz. 1119, dalej „rozporządzenie z 14 lipca 2004 r.”).
W związku z powyższym zadano następujące pytanie.
Czy prawidłowe jest przechowywanie kopii faktur VAT i kopii faktur korygujących VAT w elektronicznym systemie informatycznym w formie plików elektronicznych w sytuacji, jeżeli oryginały faktur VAT i faktur korygujących VAT były przesłane nabywcom w postaci materialnej (papierowej), a elektroniczny system używany przez podatnika do wystawiania faktur VAT i faktur korygujących VAT pozwala podatnikowi na przechowywanie ich bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie kontrolującego...
Zdaniem Wnioskodawcy, obowiązujące przepisy prawa, to jest ustawy VAT, jak również Rozporządzenia nie wymagają od Wnioskodawcy posiadania wyłącznie papierowych kopii wystawionych faktur VAT i faktur korygujących VAT. Ich analiza prowadzi do wniosku, że żaden z przepisów prawa nie stanowi w jakiej formie ma być przechowywana kopia wystawionej faktury VAT (faktury korygującej VAT), jeśli oryginał faktury był wystawiony w formie papierowej.
Zgodnie z § 21 Rozporządzenia, Wnioskodawca jest jedynie obowiązany przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. A przechowanie ma się odbywać w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Autentyczność pochodzenia zgodnie z przepisami oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Ponadto, nie istnieją żadne przesłanki do uznania, iż „wystawienie” faktury VAT czy faktury korygującej VAT w rozumieniu § 19 ust. 1 Rozporządzenia należy rozumieć jedynie jako „wydrukowanie”. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny we wskazanym wyroku „»wystawienie« faktury VAT to zgromadzenie informacji do ich sporządzenia, a nie wydrukowanie. A zatem, wskazane (...) »wystawienie« faktury VAT nie może być rozumiane w ten sposób, że dokument będzie miał zawsze formę papierową, gdyż podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. Wydrukowanie oryginału faktury VAT lub faktury korygującej VAT jest dokonywane jedynie w celu przekazania go nabywcy.” Stanowisko zgodne z poglądem Wnioskodawcy wyraził również WSA w Warszawie w wyroku w sprawie z 2 czerwca 2011 roku. Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury. Wobec tego od woli poszczególnych państw zależy, czy skorzystają z uprawnienia przyznanego im w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur. Art. 247 ust. 2 dyrektywy VAT nie daje podstaw do twierdzenia, iż kopie wystawianych faktur i faktur korygujących winny być przechowywane w formie papierowej, a jedynie daje państwu członkowskiemu prawo do ustanowienia takiego obowiązku. W przypadku nieprawidłowej lub niepełnej implementacji przepisów dyrektywy VAT do krajowego porządku prawnego zastosowanie będą miały bezpośrednio przepisy dyrektywy VAT. Dyrektywa VAT zaś, nie przewiduje z żadnym miejscu obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Rzeczpospolita Polska nie skorzystała z przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 możliwości odmiennego uregulowania zasad przechowywania faktur. Zgodnie z § 21 ust. 1 Rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ustępie 2 § 21 Rozporządzenia zastrzeżono, że dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Minister Finansów w Rozporządzeniu zastrzegł jedynie obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur „w oryginalnej postaci”, bez jednoczesnego zastrzeżenia, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. Nie została też zastrzeżona w tym przepisie forma przechowywania faktur: papierowa lub elektroniczna. W ocenie WSA w Warszawie wyrażonej w wyroku w sprawie z 2 czerwca 2011 roku „taki zapis omawianego prawa krajowego nie pozwala na stwierdzenie, że pojęcie »oryginalna postać« mieści w sobie również pojęcie »formy« faktury: papierowej lub elektronicznej zwłaszcza, że pojęcie forma występuje w innych przepisach rozporządzenia – o elektronicznej »formie« faktury mowa jest w § 19 ust. 3, § 20 ust. 2 i ust. 5 oraz w § 21 ust. 3 tego rozporządzenia. Przy zachowaniu jednolitości terminologii występującej w danym akcie prawnym należałoby używać określenia »forma« zarówno elektroniczna, jak i papierowa. Oznacza to, że literalne odczytanie § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej. Oznacza to również, że nie ma tym samym normatywnych przeciwwskazań dla istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur. Przedstawione wyżej stanowisko potwierdza wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009 r. i z 20 maja 2010 r., a także wyroki WSA w Bydgoszczy z dnia 7 sierpnia 2010 r., i z 21 października 2010 r., WSA w Opolu z dnia 18 sierpnia 2010 r„ oraz z dnia 22 września 2010 r., WSA we Wrocławiu z dnia 27 lipca 2010 r., WSA w Poznaniu z 9 września 2010 roku, wyrok tutejszego sądu z 28 lutego 2011 roku. WSA w Warszawie we wskazanym powyżej wyroku uwzględnił również zmianę w przepisach dyrektywy VAT i stwierdził, że „nie uległa natomiast zmianie zasada, że Państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, natomiast nie jest do tego zobligowane. W konsekwencji, rozważania zawarte w zarówno w uzasadnieniu niniejszego wyroku, jak i w powyższych wyrokach a dotyczące możliwości przechowywania faktur w innej postaci niż oryginalna, zachowują aktualność w zmienionym w powyższym zakresie stanie prawnym.” Analogiczne stanowisko zawarte jest w wyroku WSA w Warszawie w sprawie z 13 czerwca 2011 roku. Należy też zauważyć, że z punktu widzenia funkcji, jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur, nie można przyjąć, że nieprawidłowe jest przechowywanie kopii faktur w systemie elektronicznym, w sytuacji gdy faktury te wystawiono w tym systemie, system zapewnia należytą ochronę faktur, a także dostęp do nich. Za taką wykładnią przemawiają także względy ekonomiczne oraz względy ekologiczne. Wskazać także należy na fundamentalną dla porządku prawnego kształtowanego przez prawo europejskie zasadę proporcjonalności, z której wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki, które są niezbędne dla osiągnięcia zakładanych przez dyrektywy celów (por. wyroki Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich w sprawach C-446/03 MarksSpencer, C- 361/96 Social Generale). Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej w sytuacji, gdy inne metody ich przechowywania (np. w formie elektronicznej) zapewniają realizację celu, jakim jest możliwość kontroli, tj. celów wynikających z art. 233 ust.1 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i w związku z tym niezgodnym z prawem.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: - określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
- może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
- może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r. Na mocy § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.
Przepis § 5 ust. 1 tego rozporządzenia określa, iż faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej: - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
- numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11,
- numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
- dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonywanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawki podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonywanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
W świetle § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z powyższych przepisów wynika, iż faktury powinny być wystawiane w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej otrzymuje nabywca, a kopię faktury i faktury korygującej – zatrzymuje sprzedawca. Na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak stanowi § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia). Zgodnie z brzmieniem § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Na mocy § 22 rozporządzenia, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. W oparciu o art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zatem, powyższe przepisy przewidują możliwość przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Z treści wniosku wynika, że Wnioskodawca jest producentem płytek ceramicznych. W ramach prowadzonej działalności wystawia znaczne ilości faktur VAT oraz faktur korygujących VAT z tytułu zawartych umów sprzedaży produktów. Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na przesyłanie faktury w formie elektronicznej, Wnioskodawca wysyła w takim przypadku nabywcy faktury w formie papierowej. Wnioskodawca dysponuje systemem informatycznym, umożliwiającym przechowywanie, archiwizowane oraz łatwe wyszukiwanie kopii faktur VAT oraz faktur korygujących VAT w formie elektronicznej zapisywanych do pliku i przechowywanych na serwerze należącym do Wnioskodawcy. System ten pozwala również na wydruk kopii faktur z elektronicznego pliku w każdym czasie, w tym przypadku na każde żądanie kontrolującego w razie kontroli podatkowej. System jednocześnie uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii faktur. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na tym, że kopia faktury wysłanej w formie papierowej do kontrahenta nie będzie drukowana lecz jedynie zapisana do pliku elektronicznego i w ten sposób przechowywana. Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii czy prawidłowe jest przechowywanie kopii faktur VAT i kopii faktur korygujących VAT w elektronicznym systemie informatycznym w formie plików elektronicznych w sytuacji, jeżeli oryginały faktur VAT i faktur korygujących VAT były przesłane nabywcom w postaci materialnej (papierowej) a elektroniczny system używany przez Zainteresowanego do wystawiania faktur VAT i faktur korygujących VAT pozwala na przechowywanie ich bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, z możliwością ich wydrukowania na każde żądanie kontrolującego... Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że Wnioskodawca wystawiając faktury oraz faktury korygujące w formie papierowej będzie mógł przechowywać kopie faktur dokumentujących sprzedaż oraz faktur korygujących w postaci elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów, o których mowa w § 21 ust. 2 rozporządzenia.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.
|