Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy
ITPP3/443-173/14/MD
z 23 czerwca 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 27 lutego 2014 r. (data wpływu 8 kwietnia 2014 r.), przesłanym przez Naczelnika Z. pismem z dnia 3 kwietnia 2014 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 kwietnia 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka (zwana dalej „Wnioskodawcą”) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się m.in.: sprzedażą hurtową odpadów, sprzedażą hurtową metali, produkcją konstrukcji metalowych i ich części. Transakcje zakupu towarów odbywają się na podstawie zawartych z kontrahentami umów ustnych lub pisemnych, które każdorazowo finalizowane są poprzez wystawienie faktury przez dostawców. Wszystkie faktury otrzymywane od kontrahentów krajowych księgowane są dopiero po otrzymaniu oryginałów faktur pocztą lub dostarczonych bezpośrednio do Wnioskodawcy przez ich wystawców. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Zawiera transakcje handlowe z firmami, które są również czynnymi podatnikami VAT (co na bieżąco weryfikuje). Poza tym przed zaksięgowaniem faktury dostawy są weryfikowane przez Dział Rozliczeń, co potwierdza dokonanie transakcji zakupu pomiędzy Wnioskodawcą a jego dostawcami.

Dla usprawnienia kontaktów z dostawcami Wnioskodawca wprowadził rozwiązanie, w ramach którego „faktury zakupu” są przesyłane i odbierane w formie PDF w drodze „mailowej”. Wnioskodawca udzielił (w formie pisemnej) akceptacji Kontrahentem (wystawcom faktur w formie papierowej) w zakresie możliwości przesyłania ich pocztą elektroniczną jako skan w formacie PDF (art. 106n ust. 1). Faktury sporządzone w formie papierowej, a następnie skanowane do pliku PDF i wysłane pocztą elektroniczną (e-mail), dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

• Czy Wnioskodawca może pomniejszyć podatek należny o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych od dostawców pocztą elektroniczna, które to faktury zostały sporządzone w formie papierowej tzn.: były drukowane z narzędzia informatycznego w formie papierowej, a następnie skanowane i w formacie PDF otrzymywane od kontrahenta w formie wiadomości e-mail oraz sporządzone odręcznie, a następnie skanowane i w formie PDF otrzymywane od kontrahenta również w formie wiadomości e-mail?
  

• Czy faktury drukowane z narzędzi informatycznych lub sporządzone odręcznie a następnie skanowane do formatu PDF otrzymywane od kontrahenta w formie wiadomości e-mail stanowią fakturę elektroniczną w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy?

Zdaniem Wnioskodawcy, od dnia 1 stycznia 2014 r. obowiązuje definicja faktury elektronicznej. Zgodnie z nowym przepisem art. 2 pkt 32 ustawy o podatku od towarów i usług, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura elektroniczna, dokładnie tak samo jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Dodatkowo, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona oraz także otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktury utworzone w formacie elektronicznym poprzez, przykładowo, programy księgowe lub edytory tekstu, które zostały wysłane lub otrzymane na papierze, choć są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT, nie są uznane za faktury elektroniczne w rozumieniu definicji z pkt 32. Natomiast faktury sporządzone w formie papierowej np. odręcznie, które zostały przetworzone na format elektroniczny np. zeskanowane, a następnie wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne pod warunkiem, że wersja papierowa nie została wprowadzona do obrotu, czyli nie została wysłana lub przekazana odbiorcy. Punkt 32 Wnioskodawca rozumie w ten sposób, że zeskanowanie faktury pierwotnej (wystawionej „ręcznie” lub z narzędzia informatycznego) i wysłanie „mailem” (ale nie wygenerowanej przy pomocy PDF) można uznać za e-fakturę, jak również faktura wygenerowana przy pomocy programu PDF jest e-fakturą. Wnioskodawca stwierdził, że ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury wystawionej w formacie elektronicznym np. w programie księgowym jak i sporządzonej odręcznie, które zostały przetworzone na format elektroniczny np. zeskanowane, a następnie wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, następnie wydrukowane i przechowywane w dokumentacji Wnioskodawcy w formie papierowej. Faktury będą drukowane i wpinane do segregatorów, które są podzielone i opisane na okresy. E- faktury będą również przechowywane na dysku komputera i dzielone na okresy przy pomocy opisanych folderów. Taki podział zapewni łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Wnioskodawca nie będzie miał możliwości ingerencji w tak wystawioną i przesłaną fakturę. Faktury te odzwierciedlają faktyczne transakcje.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej „ustawą” – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a) powołanego artykułu wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Jak stanowi art. 2 ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

(…)

31. fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
    
32. fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
    

W świetle art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W świetle art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Jako stanowi art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, zwrot „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Według art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

• w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) – dalej jako „Dyrektywa” – dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje).

Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Z treści złożonego wniosku wynika, że Wnioskodawca (czynny zarejestrowany podatnik podatku od towarów i usług) wprowadził – w celu usprawnienia kontaktów z dostawcami – rozwiązanie, w ramach którego „faktury zakupu” są przesyłane i odbierane w formie PDF pocztą elektroniczną. Wnioskodawca udzielił akceptacji Kontrahentem w zakresie możliwości przesyłania ich pocztą elektroniczną w formacie PDF (skanu). Faktury będą drukowane przez Wnioskodawcę i wpinane do segregatorów, które są podzielone i opisane na okresy. E-faktury będą również przechowywane na dysku komputera i dzielone na okresy przy pomocy opisanych folderów. Taki podział zapewni łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Wnioskodawca nie będzie miał możliwości ingerencji w tak wystawioną i przesłaną fakturę. Faktury te odzwierciedlają faktyczne transakcje. Faktury sporządzone w formie papierowej, a następnie skanowane do pliku PDF i wysłane pocztą elektroniczną, dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych VAT.

Na tym tle Wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji indywidualnej podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tutejszy organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Na tle powyższych uwag uznać należy – przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych – że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-mail`a jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez Wnioskodawcę faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.