INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 9 grudnia 2011 r. (data wpływu 16 grudnia 2011 r.), uzupełnionym w dniach 1 i 19 marca 2012 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 grudnia 2011 r. został złożony wniosek, uzupełniony w dniu 1 i 19 marca 2012 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

W złożonym wniosku i uzupełnieniu do niego przedstawiono następujący stan faktyczny.

W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka podpisała z kontrahentem pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Faktury otrzymywane są za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. Otrzymane faktury są drukowane i kontrolowane pod względem merytorycznym przez osoby odpowiedzialne za zgodną z zamówieniem realizację dostaw i usług przez kontrahenta zewnętrznego, co potwierdzają swoim podpisem i umieszczają na wydruku datę otrzymania e-maila , która jest dla Spółki datą wpływu dla danej faktury.

Sprawdzone faktury są przekazywane do działu księgowości celem zarejestrowania w systemie finansowo-księgowym. Faktury otrzymane w formie pliku PDF są przez Spółkę przechowywane jako papierowe wydruki faktur, opisane jak wyżej, w podziale na okresy rozliczeniowe.

Spółka nie zamierza archiwizować i przechowywać otrzymanych e-maili z załączonymi w formacie PDF fakturami. Zamierza przechowywać faktury, otrzymane w formie elektronicznej, tylko w formie papierowej. Spółka wypełnia warunki zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W chwili obecnej Spółka dysponuje wyłącznie fakturami wydrukowanymi z poczty elektronicznej, na których jest ręcznie umieszczona data otrzymania e-maila potwierdzona podpisem osoby, która pocztę odebrała, co rozumie jako datę otrzymania faktury. Ta data decyduje o okresie odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie, sformułowane ostatecznie w uzupełnieniu wniosku z dnia 1 marca 2012 r.

1. Czy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymanych drogą elektroniczną, następnie wydrukowanych i opatrzonych ręcznie datą otrzymania e-maila, Spółka może dokonać w rozliczeniu za okres, w którym otrzymała fakturę w formacie PDF( data umieszczona na wydruku faktury), bądź w deklaracjach podatkowych za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych...
2. Czy w celu potwierdzenia daty wpływu faktury, po jej wydrukowaniu z formatu PDF, Spółka powinna przechowywać treść e-maili z załączoną fakturą w formacie PDF...

Zdaniem Wnioskodawcy, wpisanie na wydrukowanej fakturze ręczne daty otrzymania e-maila jest potwierdzeniem otrzymania faktury i pozwala Spółce na obniżenie podatku należnego „zgodnie z art. 86 par. 10 i 11 ustawy o podatku od towarów i usług” w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Ponadto, w ocenie Spółki, zgodnie z rozdziałem 4 ustawy o podatku od towarów i usług – art. 112, Spółka będzie przechowywać wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem podatku w formie papierowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) – § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

• autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
• integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak wynika z § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

§ 6 ww. rozporządzenia wskazuje, iż faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur (§ 7).

Natomiast z § 8 wynika, iż faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Koniecznym zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę przesyłaną w formie elektronicznej należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści, i który został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Należy również wskazać, iż zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ze złożonego wniosku wynika, iż Spółka podpisała z kontrahentem pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Faktury otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, są drukowane i kontrolowane pod względem merytorycznym przez osoby odpowiedzialne za zgodną z zamówieniem realizację dostaw i usług przez kontrahenta zewnętrznego, co potwierdzają swoim podpisem i umieszczają na wydruku datę otrzymania e-maila, która jest dla Spółki datą wpływu dla danej faktury co rozumie jako datę otrzymania faktury. Ta data decyduje o okresie odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego. Faktury otrzymane w formie pliku PDF są przechowywane w postaci papierowego wydruku, przy czym Spółka nie zamierza archiwizować i przechowywać otrzymanych e-maili z załączonymi w formacie PDF fakturami. Spółka wypełnia warunki zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, bowiem jak wskazała, zgodnie z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, będzie przechowywać wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem podatku w formie papierowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem otrzymywanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Tym samym, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, stosownie do zapisu art. 86 ust. 10 i 11, Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF za okres, w którym tą fakturę otrzymał lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, pod warunkiem, że nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług). Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Trzeba w tym miejscu podkreślić, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do niej nie regulują obowiązku dokumentowania i potwierdzania daty odbioru otrzymywanych faktur, bez względu na formę, w jakiej te faktury są otrzymywane. Otrzymanie faktury jest zatem czynnością faktyczną i data jej rzeczywistego odbioru decyduje o terminie, w którym podatnik ma prawo do odliczenia podatku zawartego w danej fakturze VAT.

Powyższe prowadzi do wniosku, iż potwierdzenie daty odbioru faktury dokumentującej dokonane zakupy może następować w dowolnej formie, zarówno poprzez np. dokonanie odpowiednich adnotacji na wydrukowanej z otrzymanego e-mailem pliku PDF, dokonanie wydruku treści wiadomości e-mail, lub poprzez archiwizowanie otrzymanych wiadomości e-mail zawierających fakturę VAT w formie załączonego pliku PDF. Należy jednak podkreślić, iż to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg.

W świetle powyższego należy wskazać, iż proponowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania w formie papierowej faktur, na których ręcznie odnotowano datę otrzymania, wiadomości e-mail zawierającej plik PDF, nie narusza obowiązujących przepisów, o ile faktycznie dokumentuje rzeczywisty przebieg transakcji.

Końcowo zaznaczyć należy, iż ocena prawidłowości prowadzenia urządzeń księgowych nie mieści się w ramach art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Ocena taka będzie mogła zostać przeprowadzona przez właściwy organ pierwszej instancji w toku przeprowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska Nr 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.