Zgodnie z art. 281 Ordynacji podatkowej, organy podatkowe pierwszej instancji przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych w celu sprawdzenia czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Kontrolowany jest obowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności. Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej, doręcza się upoważnienie oraz okazuje legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi lub innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw. W razie nieobecności ww. osób doręcza się upoważnienie oraz okazuje legitymację służbową pracownikowi lub innej osobie wykonującej czynności na rzecz kontrolowanego w miejscu wszczęcia kontroli. Zawiadamia się o tym kontrolowanego, gdy stawi się w miejscu prowadzenia kontroli, oraz wskazuje osobę, której doręczono upoważnienie art. 284 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 285 § 1 Ordynacji podatkowej, czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Jeżeli kontrolowanym jest osoba lub jednostka wymieniona w art. 284 § 2, czynności kontrolnych dokonuje się w obecności osób upoważnionych. Oświadczenie o rezygnacji z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych składane jest na piśmie. W razie odmowy złożenia oświadczenia kontrolujący dokonuje odpowiedniej adnotacji, dołączając ją do protokołu.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji orazw miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia. W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostępność do ksiąg rachunkowych w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

W sprawach nie uregulowanych w art. 281-291 Ordynacji podatkowej stosuje się odpowiednio przepisy art. 102 § 2 i 3, art. 135 - 138, art. 139 § 4, art. 140 § 2, art. 141 i art. 142 oraz przepisy rozdziałów 1, 2, 5, 6, 9 - 12, 14, 16, 22 oraz 23 działu IV – art. 292 cytowanej ustawy.

Zgodnie z art. 284 § 1 kontrolowany jest obowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności (reprezentowanie kogoś oznacza bycie jego przedstawicielem). Osobę wskazaną do reprezentowania kontrolowanego w trybie art. 284 § 1 należy traktować jak jego przedstawiciela, a zatem osobę upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu kontrolowanego oraz zastępowania go w czynnościach kontrolnych. Przedstawicielstwo jest instytucją prawa cywilnego uregulowaną w art. 95-109 kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 96 cytowanego kodeksu umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo). Zgodnie z art. 137 § 2 Ordynacji podatkowej, pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu.

Skuteczne podjęcie czynności kontrolnych przez upoważnionego pracownika jednostki kontrolującej uzależnione jest nie tyle od fizycznego otrzymania upoważnienia przez kontrolowanego lub osobę go reprezentującą, co od otrzymania upoważnienia przez te osoby w kategoriach prawnych; w przypadku, gdy:

1. kontrolowanym jest osoba fizyczna – upoważnienie powinno być doręczone zasadniczo tej osobie,
2. kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej – upoważnienie powinno być doręczone zasadniczo w zależności od formy prawnej kontrolowanego członkowi zarządu (w jednostkach, w których zarząd występuje, np. w osobach prawnych oraz spółkach osobowych prawa handlowego), wspólnikowi (w jednostkach, w których zarząd nie istnieje) lub innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego, przy czym upoważnienie to musi wynikać bądź bezpośrednio ze statutu (umowy), bądź z innego dokumentu; nie może być dorozumiane.

Ustawodawca umożliwia rozpoczęcie kontroli podatkowej również podczas nieobecności kontrolowanego (gdy jest on osobą fizyczną) lub w przypadku, gdy kontrola dotyczy osób prawnych, bądź jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej – członka zarządu, wspólnika lub osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego albo prowadzenia jego spraw; kontrola podatkowa może być wówczas wszczęta w obecności bądź pracownika podmiotu kontrolowanego, bądź innej osoby wykonującej czynności na rzecz kontrolowanego w miejscu wszczęcia kontroli. Osobą tym, podobnie jak kontrolowanemu, członkom zarządu, wspólnikom doręcza się upoważnienie oraz okazuje legitymację służbowąo fakcie podjęcia kontroli w ten sposób powinien być powiadomiony kontrolowany, który musi otrzymać informację o osobie której doręczono upoważnienie. Ustawodawca nie precyzuje formy powiadomienia kontrolowanego o fakcie podjęcia kontroli podczas jego nieobecności i wskazania osoby, której upoważnienie doręczono, jednak ze względów procesowych konieczna jest forma pisemna która czyni zadość postanowieniom art. 126 Ordynacji podatkowej.

Jeżeli kontrolowany pisemnie wskaże osobę upoważnioną do reprezentowania go w trakcie kontroli a osobą tą będzie pełnomocnik słuszne jest Pani stanowisko iż w tym wypadku ma zastosowanie art. 136-137 Ordynacji podatkowej.