Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kętrzynie w odpowiedzi na pismo z dnia 08.03.2004 r. w sprawie udzielenia pisemnej informacji o stosowanie przepisów prawa podatkowego odnośnie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu - na podstawie art. 14a § 1 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), informuje:

Z infomacji zawartej w piśmie wynika, że działalność Pana polega na świadczeniu usług usług transportowych. Ma Pan podpisaną umowę z Firmą O., na podstawie której świądczy Pan usługi pomocnicze przy transporcie, które obejmują:

• usługi marketingowe,
• opiekę nad powierzonym taborem samochodowym,
• kierowanie pojazdami do przewozu gazu.
  
  

Miejscem prowadzenia działalności jest miejscowość B., a docelowym Rozlewnia Gazu w K., gdzie dojeżdża Pan swoim prywatnym samochodem. Zwraca się Pan z zapytaniem czy koszty związane z dojazdem do Rozlewni w K. można zaliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt. 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) nie uważa się za koszty uzyskania poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania, z zastrzeżeniem pkt. 36, z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46 powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszystkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Tym samym wydatki poniesione w związku z przejazdami osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą z miejsca zamieszkania do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i z powrotem stanowią koszty uzyskania przychodów z zachowaniem warunków opisanych wyżej.