Na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na zapytanie z dnia 12-12-2003 r. o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego Naczelnik Lubuskiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze uprzejmie wyjaśnia:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54 z 2000 r., poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Z powyższego unormowania wynika, że musi istnieć bezpośredni (lub pośredni) związek przyczynowy między poniesionym przez podatnika wydatkiem a osiągniętym przez niego przychodem lub przynajmniej realnie zakładaną możliwością uzyskania wymiernego przychodu w wyniku poniesienia tego właśnie wydatku. Podatnik ma bowiem obowiązek wykazania faktu poniesienia kosztu i jego związku z uzyskanym przychodem.

Oprócz wyżej wymienionych warunków, aby odliczyć koszty od przychodów przy ustalaniu dochodu do opodatkowania, koszty te muszą spełniać kryterium formalne, a więc zostać prawidłowo udokumentowane. Postanowienia ww. ustawy w art. 9 ust. 1 określają w sposób pośredni zasady i sposoby dokumentowania wydatków. Przepis ten w powiązaniu z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 76 z 2002 r., poz. 694 ze zm.) oznacza, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów i uzyskania przychodów. Odwołanie się w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do norm prawa bilansowego, wskazuje, że transakcje powinny być udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj: dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ponadto w ust. 5 art. 21 ustawy o rachunkowości zapisano, że na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Ze złożonego przez Spółkę zapytania wynika, że wątpliwości dotyczące uznania za koszty uzyskania przychodu, budzą wydatki poniesione za granicą, ze względu na sposób ich udokumentowania, tj:
• za noclegi w hotelu pracownika, które udokumentowano rachunkami wystawionymi na nazwisko oddelegowanego pracownika,
• za paliwo do samochodu służbowego oraz usługi parkingowe, których zapłata udokumentowana jest pokwitowaniem pozbawionym nazwy odbiorcy,
• opłaty notarialne, skarbowe i administracyjne pobierane przez stosowne urzędy obcych państw, za pokwitowaniem odbioru gotówki,
• zakup usług gastronomicznych, pocztowych, art. spożywczych, usług ksero, drobnych napraw i innych dla których najczęściej wystawione są paragony z kas fiskalnych i pokwitowania lub samo pokwitowanie lub sam paragon kasowy,
• kosztów związanych z funkcjonowaniem przedstawicielstwa w Rosji w tym zakupu wyposażenia.

Poświadczenie transakcji dowodem, który nie spełnia wymogów art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nie pozbawia podatnika możliwości wykazania, że transakcje tak udokumentowane mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. W takim wypadku należy jednak spełnić dodatkowe warunki tzn.:
• zdarzenie takie powinno zostać udokumentowane dodatkowym dowodem zastępczym, w którym zostaną uzupełnione brakujące elementy wyszczególnione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
• po drugie podatnik powinien mieć możliwość potwierdzenia transakcji przez kontrahenta,
• po trzecie powinien istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem.

Reasumując wszelkie wydatki mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, oraz że wydatek (należycie opisany) poniesiono i był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy. Innymi słowy, aby podatnik miał możliwość odliczenia dla celów ustalenia dochodu wszelkich kosztów, konieczne jest, aby wykazał (a więc udokumentował) ich bezpośredni (lub pośredni) wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązek udowodnienia związku wydatku z przychodem spoczywa na podatniku, gdyż to on wywodzi z niego skutki prawne w postaci obniżenia swojego zobowiązania podatkowego.