Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Górna, w związku z pismem z dnia 01.03.2004 r., adresowanym do Izby Skarbowej w Łodzi i przekazanym do tutejszego organu podatkowego w dniu 05.03.2004 r. oraz pismem z dnia 09.03.2004 r. (data wpływu 10.03.2004 r.) w sprawie uznania paragonu za dowód księgowy dokumentujący zakup paliwa do samochodu ciężarowego za granicą, po stwierdzeniu, że zapytanie dotyczy indywidualnej sprawy podatnika, w której nie jest prowadzone postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym, działając na podstawie przepisów art. 14a § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), zgodnie z którymi urząd skarbowy ma obowiązek udzielić pisemnej odpowiedzi o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, wyjaśnia, co następuje.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego prowadzi Pan pozarolniczą działalność gospodarczą w spółce jawnej, zdarzenia gospodarcze ewidencjonowane są w księgach rachunkowych. W związku z wyjazdami zagranicznymi dokonywane są zakupy paliwa do samochodu ciężarowego, dokumentowane paragonami fiskalnymi.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Z powyższej regulacji wynika, iż aby koszt stanowił koszty uzyskania przychodów powinny być spełnione następujące przesłanki:

• koszt został przez podatnika poniesiony,
• poniesienie kosztu ma służyć osiągnięciu przychodu,
• koszt nie jest wymieniony w przepisach art. 23 cytowanej wyżej ustawy, enumeratywnie określających wydatki, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Natomiast zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”, w tym m.in. dowody źródłowe zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów. W myśl przepisów art. 22 ust. 1 cytowanej ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy oraz wolne od błędów rachunkowych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 powołanej ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli paragony potwierdzające zakup za granicą paliwa (o ile jednostka uzasadni brak obowiązującej przy tego rodzaju zakupach faktury lub rachunku) zostaną uzupełnione o brakujące dane wymagane przez przepisy art. 21 ust. 1 cytowanej ustawy o rachunkowości, tak aby zostały spełnione wymogi rzetelności dowodu księgowego, paragony te mogą stanowić podstawę dokonania zapisów w księgach i zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.