W odpowiedzi na zapytanie spółki z o.o. zawarte w piśmie z dnia 16.12.2003 r., które zostało uzupełnione pismem z dnia 19.12.2003 r. w sprawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych a dot. zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi (noclegi, przeloty, usługi gastronomiczne), oraz używaniem samochodu osobowego stanowiącego własność wspólnika Spółki a zarazem członka zarządu - Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Bielsku-Białej zgodnie z art. 14 a ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z 1997 r. ze zm.) - informuje :

W myśl przepisu art. 15 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia tych przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z punktem art. 16 ust. 1 punkt 38 a ww. ustawy nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych (z wyjątkiem wypłacanych im wynagrodzeń).

A contrario wynika, że wszystkie inne wydatki, które są poniesione w celu osiągnięcia przychodów i pozostają w związku z prowadzoną działalnością mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 38 kodeksu cywilnego osoba prawna działa przez swoje organy.

Z treści art. 163 kodeksu spółek handlowych wynika ,iż warunkiem niezbędnym do powstania spółki z o.o. jest powołanie Zarządu. Do prawidłowego funkcjonowania Spółki musi ona ponosić wydatki związane z funkcjonowaniem swoich organów. Wydatki konieczne i pożyteczne ponoszone dla prawidłowego funkcjonowania Zarządu są kosztami funkcjonowania danej osoby prawnej. Przywołując dalej przedstawiony pogląd należy stwierdzić, że wydatki konieczne to takie, które należy ponieść aby uzyskać przychód.

Wydatki poniesione na przeloty, oraz noclegi Członka Zarząd, które związane są bezpośrednio z uzyskanym przychodem i wpływają bezpośrednio na jego uzyskanie oraz zwrot wydatków z tyt. używania samochodu będącego własnością wspólnika a zarazem Członka Zarządu na potrzeby spółki można w świetle powyższego stanowiska zaliczyć do wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Każdy z tych wydatków by był uznany za koszt musi mieć związek z uzyskanym przychodem i nie może być wyłączony z kosztów na podstawie innego przepisu, np. kosztem będzie używanie samochodu ale tylko do limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt. 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie będą natomiast kosztem uzyskania przychodów wydatki jednostronne świadczone przez Spółkę dla potrzeb udziałowca będącego jednocześnie jej członkiem zarządu.

Należy jednakże podkreślić, że do Członka Zarządu Spółki nie pozostającego z nią w stosunku pracy nie znajdą zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z 30 grudnia 2002 r.) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 z 30 grudnia 2002 r.)

Oznacza to, że wyjazdu Członka Zarządu w sprawach Spółki nie należy traktować jako podróży służbowej w rozumieniu przepisów tych Rozporządzeń. Nie jest wymagane polecenie wyjazdu służbowego, nie przysługują też diety z tytułu podróży służbowej lub ryczałty za dojazd i noclegi.

Jednocześnie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Bielsku-Białej informuje, iż wydatki dotyczące usług gastronomicznych przeznaczonych m.in. na poczęstunki dla klientów mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jeżeli będą mieściły się w ustawowym limicie kosztów reprezentacji i reklamy limitowanych i będą związane z uzyskanym przychodem.

Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 16 ust. 1 pkt. 28 ustawy z dn. 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 % przychodów , chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Powyższa informacja udzielona została w przedstawionym stanie faktycznym w oparciu o obowiązujące w chwili jej wydania przepisy prawne.