Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Stosownie natomiast do treści art. 210 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037, ze zm., dalej zwana „ksh”) w umowie między spółką a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Jednakże przepisu tego nie stosuje się na mocy art. 210 § 2 ww. ustawy, w sytuacji, gdy wspólnik spółki jednoosobowej jest zarazem jedynym członkiem zarządu. W takiej bowiem sytuacji, czynność prawna musi być dokonana w formie aktu notarialnego. Wobec powyższego należy stwierdzić, iż zawarta w formie aktu notarialnego umowa pomiędzy osobą fizyczną a podatnikiem zawarta została z zachowaniem przepisów ksh i jest ważnym tytułem do ponoszenia przez spółkę wydatków.

Rozpatrując wymóg, aby ponoszone wydatki miały związek z prowadzona działalnością i wpływały na uzyskiwanie przychodów przez podatnika, należy stwierdzić, że ksh wymaga, aby spółka z ograniczona odpowiedzialnością posiadała organ w postaci zarządu, który niezbędny jest do prowadzenia spraw spółki i reprezentacji jej na zewnątrz. Skoro zatem posiadanie zarządu przez spółkę z o.o. jest niezbędne, to wydatki ponoszone z tego tytułu należy uznać za celowe dla uzyskania przychodów. Z kolei stałe zlecenie w zakresie handlu, zaopatrzenia Spółki w materiały, towary oraz dotyczące zbytu produktów i towarów, marketingu i reklamy należy uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów - jeśli związane są one z prowadzoną przez podatnika działalnością. O ile zatem usługi w ww. zakresie będą przez osobę fizyczną faktycznie świadczone oraz podatnik będzie w stanie udowodnić ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, to ponoszone koszty wynagrodzenia za świadczone na rzecz spółki usługi należy uznać za związane z uzyskiwaniem przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 38 i pkt. 38a ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców oraz wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń z tytułu pełnionych funkcji. Jednakże należy stwierdzić, iż zgodnie z utrwalonym poglądem wyłączenia te nie dotyczą zapłaty ceny bądź wynagrodzenia z tytułu dostawy towarów bądź świadczenia usług na rzecz podatnika na podstawie ważnej umowy cywilnoprawnej. Przepis ten nie ma zastosowania w przypadku zawartej przez podatnika umowy.

W sprawie wykonywania przez prezesa zarządu, na warunkach stałego zlecenia samodzielnych obowiązków w zakresie m.in. reklamy, należy zauważyć:

Przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy uznaje wydatki na reprezentację i reklamę za koszt uzyskania przychodu tylko do wysokości 0,25% przychodów. Limit ten nie obowiązuje w przypadku reklamy publicznej. Ustawa nie definiuje pojęcia reklamy. Zgodnie z wykładnią językową, pod pojęciem reklamy należy rozumieć rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartościach miejscach i możliwościach nabycia, chwalenia kogoś, zlecanie czegoś przez prasę radio i telewizję (Słownik języka polskiego, Szymczak M.(red.) PWN, Warszawa 1981, t.II, str.39). W wyroku NSA z dnia 12.06.1997r. sygn akt I S.A./Ka 192-193/97 Sąd uznał, że reklama to działanie mające kształtować popyt poprzez poszerzanie wiedzy przyszłych nabywców o towarach, w celu zachęcenia ich do nabycia towarów od tego, a nie innego podmiotu gospodarczego. Reklama musi zawierać elementy wartościujące towar lub zachęcające do jego kupna. Za reklamę należy uznać wszystko, co zawiera informacje, które nie są niezbędne do zawarcia umowy. (Komentarz 2003, Podatek dochodowy od osób prawnych, Oficyna wydawnicza Unimex str.414).

Podatnik powinien zatem ocenić, czy wykonywanie przez prezesa zarządu obowiązków w zakresie reklamy będzie charakteryzowało działanie opisane wyżej, np. gdy w ramach stałego zlecenia będzie sam prowadził kampanię reklamową, rozpowszechniając informację o towarach i zachęcając do ich kupna. Jeżeli jednak do jego obowiązków należało będzie organizowanie działań mających na celu reklamowanie towarów firmy (np. zlecenie druku ulotek, opłacanie reklamy w środkach masowego przekazu) to ta działalność nie powinna być wówczas wyodrębniana z kosztów stałego zlecenia. Jest to bowiem związane z ogólnym funkcjonowaniem firmy i nie należy uznać takiej działalności za reklamę, stosownie do przedstawionej definicji.