Stosownie do przepisu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Pracownikowi uzyskującemu przychody z tytułu stosunku służbowego przysługuje, zgodnie z przepisem art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odliczenie jednej, pełnej miesięcznej normy kosztów uzyskania przychodów niezależnie od wymiaru czasu pracy. W przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położona poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskiwał dodatku za rozłąkę, norma ta wynosiła w 2003r. 124,95 zł i w 2004r. 127,82 zł.

Przytoczona powyżej regulacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie pozwala na rutynowe odliczanie określonej przez ustawodawcę kwoty kosztów w każdym miesiącu trwania stosunku pracy lub stosunku służbowego. Dokonanie tego odliczenia jest bowiem uwarunkowane uzyskaniem przez pracownika w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy lub stosunku pokrewnego. Jest to o tyle istotne, iż pracownika może z pracodawcą łączyć wymagany stosunek, ale może on w tym samym czasie nie otrzymywać żadnego przychodu (np. pracownik przebywa na urlopie wychowawczym lub z uwagi na trudną sytuację zakładu pracy wypłata wynagrodzenia została przesunięta na inny miesiąc niż ten, za który się należy) lub otrzymywać przychód, który nie jest przychodem ze stosunku pracy, choć pozostaje w związku z istnieniem tego stosunku (np. zasiłek chorobowy lub zasiłek macierzyński). W powyższych sytuacjach, czyli wtedy, gdy mimo istnienia stosunku pracy, pracownik w danym miesiącu nie otrzymuje przychodu z tego tytułów, pracodawca nie ma prawa do uwzględnienia w tym miesiącu kosztów uzyskania przychodów.

Ponieważ prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego jest jednym z jego podstawowych uprawnień i wynika ono zarówno z przepisów Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej jak i unormowań prawa pracy, to wynagrodzenie otrzymywane za czas tego urlopu traktowane jest jako przychód ze stosunku pracy, na który składa się m. in. wynagrodzenie zasadnicze.

Jeżeli zatem pracownik przebywał przez cały miesiąc na urlopie wypoczynkowym i otrzymywał wynagrodzenie, które stanowi przychód ze stosunku pracy (określony w przepisie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), to jako taki powinien być on pomniejszony o koszty jego uzyskania.

Informacja udzielona w oparciu o stan prawny obowiązujący w dniu jej sporządzenia.