W odpowiedzi na zapytanie z dnia 27.02.2004 r. uzupełnione w dniu 19.03.2004 r. w sprawie zwrotu kosztów przejazdu samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcą w celu odbycia podróży służbowej, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Jaśle, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), informuje:

Z treści przedmiotowego zapytania wynika, że Urząd Gminy zatrudnia pracowników, którzy ze względu na zakres swoich obowiązków służbowych, zobowiązani są do podróży służbowych na terenie gminy lub poza jej granicami. Pracownicy ci otrzymują polecenie wyjazdu służbowego, z tym że podróż tą odbywają własnym samochodem.

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52 i 52a oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W myśl przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 cytowanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Stosownie do art. 77 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju określa w drodze rozporządzenia Minister właściwy do spraw pracy. Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów
   a. przejazdów,
   b. noclegów,
   c. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy - § 8 ust. 3 cyt. rozporządzenia. Zgodnie natomiast z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia na przejazd w podróży pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż kwota określona w tym przepisie.

W świetle powyższego w przedstawionym w zapytaniu stanie faktycznym sprawy zwrot kosztów z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego pracownika dla potrzeb zakładu pracy ustalonych zgodnie z powołanym powyżej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej – korzysta ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o której mowa na wstępie.