Art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Natomiast stosownie do art. 16 ust. 1 pkt c cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 16g ust. 13 powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Zgodnie z art. 16a ust. 2 cyt. wyżej ustawy amortyzacji podlegają również, z zastrzeżeniem art. 16c, niezależnie od przewidywanego okresu używania, przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych.

W przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności obcych składników majątku trwałego w oparciu o umowę najmu, podatnik może ponosić pewne wydatki związane z przystosowaniem obcych środków trwałych do swoich potrzeb. Wartość tych wydatków:

• może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli są to wydatki o charakterze remontowym,
• może zostać zaliczona do inwestycji w obcym środku trwałym i podlegać amortyzacji na zasadach określonych w ustawie
  o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli są to wydatki na ulepszenie środków trwałych.

Według utrwalonego orzecznictwa, ulepszenie środków trwałych obejmuje:

• przebudowę polegającą na zmianie (poprawieniu) istniejącego środka trwałego,
• rozbudowę, tj. powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności budowli, linii technologicznych,
• adaptację, tj. przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego albo nadanie mu nowych cech użytkowych,
• rekonstrukcję, tj. odtworzenie (odbudowanie) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych,
• modernizację, tj. unowocześnienie środka trwałego.

Treść przepisu art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazuje na istnienie trzech normatywnych warunków zaliczenia wydatków na ulepszenie do takich, które zwiększają wartość początkową środka trwałego:

1. zastosowanie jednego z pięciu zdefiniowanych wyżej „sposobów” ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, adaptacja, rekonstrukcja, modernizacja),
2. uzyskanie wzrostu wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do wartości z dnia jego przyjęcia do używania,
3. mierzalność wzrostu wartości użytkowej środka trwałego - np. wydłużenie okresu używania lub zmniejszenie kosztów eksploatacji.

Remontem - w rozumieniu przepisów prawa budowlanego (ustawa z dnia 07.07.1994 r. , Dz. U. z 2003 r. Nr 207, poz. 2016, ze zm.) - jest wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym (art. 3 pkt 8).
Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 2 cyt. wyżej ustawy, remont istniejących obiektów budowlanych podlega zgłoszeniu właściwemu organowi. Istotą remontu są wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, następujące w toku eksploatacji środka i będące wynikiem tej eksploatacji (zużycia), niezwiększające jego wartości początkowej, stanowiącej zgodnie z art. 16g ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego, powiększoną o koszty jego ulepszenia, które powodują, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową.

Pojęcia modernizacji i remontu nie zawsze muszą się wykluczać. Jeżeli podczas remontu (odnowienia) budynku wymienia się określone elementy na nowe, bardziej nowoczesne od wymienionych, co powoduje obniżenie kosztów eksploatacyjnych, poprawę jakości warunków w danym obiekcie i tym samym zwiększenie wartości użytkowej w porównaniu do wartości z dnia przyjęcia do używania, to wydatki te zwiększają wartość środka trwałego i zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne.

Aby zdecydować o tym, czy dany wydatek należy uznać za remont, czy ulepszenie środka trwałego trzeba dokonać precyzyjnych ustaleń faktycznych odnoszących się do tego środka trwałego.

W przedstawionym zapytaniu brak precyzyjnych ustaleń dot. m.in. zakresu planowanych do realizacji robót, materiałów
z jakich wykonany jest dach aktualnie oraz jakie będą użyte w toku prowadzonych prac. Nie pozwala to na jednoznaczne rozstrzygnięcie kwestii ewentualnego wzrostu wartości użytkowej środka trwałego (np. wydłużenie okresu używania, zmniejszenie kosztów eksploatacji), co wskazywałoby na ulepszenie środka trwałego, uniemożliwiając jednocześnie zakwalifikowanie całości wydatków do kosztów uzyskania przychodów - w dacie ich poniesienia.

Podatnik dysponujący pełną wiedzą odnośnie planowanych do realizacji prac - mając wątpliwości co do ich wpływu na zmianę wartości użytkowej przedmiotowego obiektu - winien skorzystać z opinii biegłych rzeczoznawców, którzy określą, czy planowane do przeprowadzenia roboty budowlane przyniosą „mierzalne” efekty wyrażające wzrost wartości użytkowej środka trwałego.

Reasumując - wydatki na remont mogą być zaliczone w dniu poniesienia do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że efektem wykonanych prac nie jest zwiększenie wartości technicznej, użytkowej, a w konsekwencji - wartości początkowej środka trwałego, stanowiącej podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Dodatkowo - w przypadku wynajmu części budynku - w sytuacji gdy wydatków poniesionych na remont nie można wyodrębnić
w stosunku do tej części, wydatki te należy ustalić proporcjonalnie do powierzchni wynajmowanej.