W dniu 11.03.2004 r. zwrócił się pan do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z prośbą o udzielenie informacji odnośnie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów delegacji krajowych i zagranicznych przy prowadzeniu działalności gospodarczej polegającej na usługowym kierowaniu pojazdami samochodowymi.

Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), wyjaśnia:

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) w art. 23 ust. 1 pkt 52 reguluje zagadnienie zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, a także osób z nimi współpracujących. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych ww. osób – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990).

Powołane rozporządzenie nie zawiera definicji podróży służbowej. Została ona natomiast zawarta w art. 77⁵ § 1 ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). W kodeksie pracy pojęcie podróży służbowej zostało określone jako wykonywanie zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Ogólnie pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia.

Zgodnie z posiadanym przez pana zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej przedmiotem wykonywanej przez pana działalności gospodarczej są usługi kierowania pojazdami samochodowymi i mechanika samochodowa na terenie kraju i zagranicą. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w podanym przez pana zakresie brak jest uzasadnienia dla przyjęcia, iż wykonywanie przez pana zadania poza miejscowością gdzie znajduje się siedziba firmy - podaną w zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej - wiąże się z odbyciem podróży służbowej.

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług kierowania pojazdami samochodowymi, w kraju i za granica, nie mają w żaden sposób określonego stałego miejsca pracy, a podróże krajowe i zagraniczne należą do istoty prowadzonej działalności gospodarczej, w związku z czym wyjazdy w ramach wykonywanej działalności nie są podróżami służbowymi (stanowią one zwykłe czynności będące przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej) i brak jest podstaw do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wartości diet z tytułu podróży służbowych. W przypadku świadczenia usług kierowania pojazdami diety stanowiłyby zwrot osobistych wydatków na wyżywienie przedsiębiorcy. Kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości będą natomiast inne poniesione w podróży i prawidłowo udokumentowane przez przedsiębiorcę wydatki (np. rachunki lub faktury za pobyt w hotelu, opłaty za przejazd autostradą).