W ustawie z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) do końca 2003 roku funkcjonowały zwolnienia przedmiotowe określone w art. 21 ust. 1 pkt 13 i 22.Na podstawie tych przepisów wolne od podatku dochodowego były:

-ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność( art. 21 ust. 1 pkt 13 ),

-kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w celu odbycia podróży służbowej ( jazdy zamiejscowe ) i w jazdach lokalnych ( art. 21 ust. 1 pkt 22 ).

Z dniem 1 stycznia 2004 roku uchylono pkt 22 w art. 21 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z powyższego wynika, że tekst ustawy zawierał niezależne od siebie tytuły zwolnień. Ustawodawca nie powielał zatem zwolnienia, które mieści się już w zakresie innego przepisu. Stąd nie można uznać, iż zakres przedmiotowy zwolnienia określonego w pkt 22 mieści się w przepisie pkt 13.Ponadto zwrot kosztów w jazdach lokalnych nie może być uznany za ekwiwalent, o którym mowa, z tego względu, że zwrot kosztów nie jest wyrazem zużycia się samochodu, lecz wyrównuje on faktyczne koszty eksploatacyjne jazdy samochodem.W konsekwencji wypłacane pracownikowi świadczenie, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dotyczącej zwrotu omawianych kosztów, jest przychodem ze stosunku pracy( art. 12 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ). Świadczenie wynikające z tej umowy sumuje się z innymi przychodami ze stosunku pracy wypłaconymi pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej kwoty pobiera się zaliczkę, stosując zasady określone w art. 32.

Jednakże ustawą z dnia 20 kwietnia 2004r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz. 894) obowiązującą od 01 maja 2004r., dodano do zwolnień przedmiotowych zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pkt 23b), mocą którego wolne od podatku są kwoty zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika, przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Przytoczony przepis przewiduje zatem możliwość zwolnienia zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania w jazdach lokalnych, dla potrzeb zakładu pracy, pojazdu stanowiącego własność pracownika, pod warunkiem jednak, iż obowiązek pokrywania tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (oczywiście do wysokości wskazanej w ww. punkcie ust. 1 art. 21 u.p.d.o.f.).

Ponadto nadal pozostają wolne od podatku kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów używania dla potrzeb pracodawcy pojazdów samochodowych w celu odbycia podróży służbowej – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.a) ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności :a)w celu odbycia podróży służbowej( jazdy zamiejscowe ) w wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,b)w jazdach lokalnych - w wysokości nie przekraczającej kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości nie przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy, pod warunkiem, ze przebieg pojazdu, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca ( art. 23 ust. 7 ).

Informacji udzielono w oparciu o stan prawny obowiązujący w dniu jej sporządzenia.