Ze stanu faktycznego przedstawionego w zapytaniu wynika, że podatnik ma wątpliwości, czy kopie faktur dokumentujących zakup towarów bądź usług będą honorowane przez pracowników Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego i inspektorów Urzędu Kontroli Skarbowej w przypadku przeprowadzenia w tym czasie kontroli.
W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Każda operacja gospodarcza powinna zostać potwierdzona przez dokument określony mianem dowodu księgowego. Dowód taki stanowi odzwierciedlenie operacji gospodarczej, jej pomiar i opis. Treść takich dowodów jest ujmowana w ewidencji rachunkowej. Zgodnie z cyt. wyżej przepisami ewidencja rachunkowa powinna być prowadzona zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zm.). Biorąc pod uwagę treść art. 9 ust. 1 podstawę obliczenia podatku dochodowego od osób prawnych mogą stanowić tylko te zdarzenia gospodarcze, które są potwierdzone prawidłowo sporządzonymi dokumentami, np. fakturami, mogącymi stanowić podstawę wpisu do ksiąg rachunkowych. Zatem faktury, dokumentujące zakup towaru czy usługi, powinny odpowiadać wymogom określonym w przepisach o rachunkowości. W świetle art. 75 pkt 2 ustawy o rachunkowości udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Zatem, skoro istnieje możliwość udostępnienia dokumentacji osobie trzeciej poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki, to nie ma żadnych przeszkód, by odmówić mocy dowodowej uwierzytelnionym kopiom tych dokumentów.
Kierując się zasadą wyrażoną w art. 180 ust. 1 Ordynacji podatkowej, która stanowi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem Naczelnik Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego stoi na stanowisku, iż zabezpieczone kopie z informacją, że została wdrożona procedura odzyskiwania naliczonego podatku VAT za granicą nie będą kwestionowane przez organy skarbowe.
W myśl art. 287 § 3 powołanej wyżej ustawy kontrolowany ma obowiązek w wyznaczonym terminie dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty i w związku z tym należy liczyć się z koniecznością okazania oryginalnych faktur na czas czynności kontrolnych.
Zatem stanowisko w sprawie przedstawione przez podatnika uznać należy za prawidłowe.