W odpowiedzi na pismo z dnia 06.02.2004 r. (data wpływu – 17.02.2004 r.) Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach uprzejmie wyjaśnia:

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz .U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z dniem 01.01.2004 r. przepisem art. 1 pkt 10 lit. a tiret 8 ustawy z dnia 12 listopada 2003 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 202, poz. 1956) uchylony został przepis art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, na podstawie którego wolne od podatku dochodowego były kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej stawek za 1 km przebiegu pojazdu,
- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika według obowiązującego wzoru.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2004 r. wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas :
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby nie będącej pracownikiem,
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Przepisem tym jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990).

Jednostka prezentuje stanowisko, że podstawę do zwolnienia od podatku dochodowego w 2004 r. kwot otrzymanych przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów używania dla potrzeb pracodawcy pojazdów samochodowych w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) stanowi cytowany wyżej przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy podatkowej do wysokości określonej w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r.

Przepisy w/w rozporządzenia dopuszczają możliwość użycia przez pracownika w celu odbycia podróży służbowej samochodu osobowego nie będącego własnością pracodawcy za zgodą pracodawcy. W takiej sytuacji wysokość zwracanych kosztów przejazdu z tytułu podróży służbowej odbytej pojazdem nie będącym własnością pracodawcy ustalana jest jako iloczyn ilości faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu, która nie może być wyższa niż określona w § 5 ust. 3 rozporządzenia. Ilość przejechanych kilometrów w celu odbycia podróży służbowej należy ujawnić w ewidencji przebiegu pojazdu, co jest warunkiem zaliczenia wydatku pracodawcy z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów. Konieczność ta wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust.5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.).

A zatem stanowisko Jednostki przedstawione w piśmie jest prawidłowe. Kwoty otrzymane w 2004 r. przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów używania dla potrzeb pracodawcy pojazdów samochodowych w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) są zwolnione od podatku do wysokości określonej w cytowanym wyżej przepisie § 5 ust. 3 rozporządzenia, czyli do wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Ponadto informujemy, iż w przypadku gdy wypłacona pracownikowi kwota jest wyższa niż ustalona w powyższy sposób to nadwyżka stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy w myśl cytowanego wyżej art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.