Na podstawie art.14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r-Ordynacja podatkowa ( Dz.U.Nr 137, poz.926 ze zmianami), odpowiadając na pismo z dnia 10.05.2004r w sprawie terminu i wysokości ewidencjonowania przychodów i kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą , Naczelnik Urzędu Skarbowego Poznań-Wilda informuje, że zgodnie z art.14 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca o podatku dochodowym od osób fizycznych ( j.t Dz.U z 2000r Nr 14, poz. 176 z późn.zm.) za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług , za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług. Natomiast za datę powstania przychodu uważa się, z zastrzeżeniem ust.1e-1g wyżej powołanej ustawy dzień wystawienia faktury, nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym wydano rzecz lub wykonano usługę, lub otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia - w pozostałych przypadkach.

Jeżeli podatnik spełnia wymogi określone w art.14 ust.1 lit.f ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za datę powstania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury, a jeżeli faktura nie została wystawiona w terminie określonym w odrębnych przepisach, za datę powstania przychodu uważa się dzień, w którym faktura powinna być wystawiona.

W przypadku otrzymania zaliczki podatnik mimo niewykonania jeszcze usługi jest zobowiązany wystawić fakturę zaliczkową. Wystawienie faktury zaliczkowej w świetle art.14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych- nie obliguje podatnika do wykazania jej wartości jako przychód, z uwagi na niewykonanie jeszcze usługi czy też nie wydanie towaru.Wynika to jednoznacznie z przytaczanego art.14 ust.3 pkt 1 ustawy, który nie zalicza do przychodów świadczeń otrzymanych na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnym okresie sprawozdawczym.

W takim przypadku ewidencjonowanie przychodu następuje w przypadku faktur dokumentujących całość należności ( końcowych ), nie później jednak niż w 7 dniu od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

W przypadku kosztów uzyskania przychodu, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyróżnia dwie metody potrącania kosztów, zwane potocznie kasową i memoriałową. Podatnik sam wybiera metodę, według której będzie prowadzona księga przychodów i rozchodów oraz potrącane będą koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art.22 ust 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów potrącane będą tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Przepis ten formułuje kasową zasadę potrącania kosztów w momencie ich poniesienia, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.

Natomiast zgodnie z art.22 ust 5 i 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów potrącają koszty uzyskania przychodów objęte tymi księgami tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą tj.są potrącane także koszty poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane , chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe: wówczas są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Prowadzenie księgi metodą memoriałową uwarunkowane jest jednak tym, że w każdym kolejnym roku podatkowym księgi te muszą być prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Jak z powyższego wynika moment i sposób ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów oraz ich wysokość zależy ściśle od metody według której prowadzona będzie księga przychodów i rozchodów. W przypadku materiałów podstawowych oraz towarów handlowych w myśl § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U.Nr 152, poz. 1475 z póź. zm.) zakup ten powinien być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu , najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.