Odpowiadając na zapytanie z dnia 30.04.2004 r. (data wpływu 04.05.2004 r.), uzupełnione pismem z dnia 07.06.2004 r., w sprawie sposobu wystawiania faktur VAT dokumentujących otrzymaną zaliczkę przed wydaniem towaru, przekraczającą 70% ceny brutto towaru, w stanie prawnym obowiązującym od dnia 01 maja 2004 r., Naczelnik Urzędu Skarbowego w Olsztynie działając na podstawie art. 14a § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) wyjaśnia, co następuje.

Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, że Spółka dokonuje dostawy towarów oraz że przed wydaniem towarów pobiera zaliczki od kontrahentów.

Stosownie do art. 19 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. w sprawie podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Zasady wystawiania faktur dokumentujących pobranie przed wydaniem towaru części lub całości należności uregulowane są w § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971).

W myśl § 17 ust. 1 cyt. rozporządzenia jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności : przedpłatę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2.

Stosownie do § 17 ust. 3 ww. rozporządzenia faktura stwierdzająca pobranie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

2. numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

3. datę wystawienia i kolejny numer faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku określonym w ust. 2 – również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,

4. stawkę podatku,

5. kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:

KP = (ZB x SP)/(100 + SP)

gdzie:
KP – oznacza kwotę podatku,
ZB – oznacza kwotę pobranej części lub całości należności brutto,
SP – oznacza stawkę podatku,

6. dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy,

7. datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), o której mowa w ust. 1 i 2, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

W przypadku, gdy faktura na zaliczkę nie obejmuje całej ceny brutto, to stosownie do § 17 ust. 4 cyt. rozporządzenia sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach określonych w § 12 i § 14 – 16 tego rozporządzenia, a więc wskazując m.in. przedmiot sprzedaży, z tym, że sumę wartości towarów pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. W takiej fakturze należy również wskazać numery faktur dokumentujących pobranie zaliczek.