Na postawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1998 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Stalowej Woli na pisemne zapytanie z dnia 7.05.2004 r. o udzielenie informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w oparciu o aktualnie obowiązujący stan prawny i stwierdza, co następuje:

Wnosząc zapytanie pan Andrzej K. przedstawił stan faktyczny, z którego wynika, ze prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych w zakresie świadczenia usług transportowych, handlu, dworactwa i szkoleń. Zdaniem podatnika, co wynika ze stanowiska zawartego w piśmie z dnia 27.05.2004 r., w ramach podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wartości diet i noclegów do wysokości diet przysługującej pracownikowi (udokumentowane, jak również rozliczane ryczałtem). Natomiast nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ryczałtów za dojazdy.

Odnosząc przedstawiony stan faktyczny do obowiązujących przepisów prawa podatkowego, stwierdzić należy, że stanowisko podatnika jest tylko częściowo prawidłowe z przyczyn przedstawionych poniżej.

Zaliczając wydatki z tytułu wyjazdu związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą właściciela w ciężar kosztów uzyskania przychodów należy kierować się poniższymi zasadami:

1. wydatek musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą,
2. wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
3. wydatek nie zalicza się do grupy kosztów ustawowo nie uznanych za koszty uzyskania przychodu,
4. wydatek został zaliczony do kosztów działalności w wysokości nieprzekraczającej ustalone limity, o ile takie ustalone zostały dla danej grupy kosztów.

Przytoczone zasady wynikają z definicji kosztów uzyskania przychodów zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Natomiast zasady, kwalifikacja wydatku do grupy kosztów uzyskania przychodu nie jest wystarczająca. Zasady dokumentowania wydatków precyzują dla podatników obowiązanych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Ciężar wykazania, iż poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością, a także, że został poniesiony w celu uzyskania przychodu, spoczywa na podatniku. Podatnik ma możliwość odliczenia do celów podatkowych wszelkie koszty, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, w przypadku gdy odbywa podróż służbową może wliczać w ciężar kosztów uzyskania przychodów:

• wartości diet z tytułu podróży służbowych udokumentowanych dowodami wewnętrznymi zawierającymi następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet - § 14 ust. 2 pkt 5 oraz ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów;

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Powyższe zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu odnoszą się do szeroko pojmowanej działalności gospodarczej (w tym również planowanej działalności w zakresie szkoleń) za wyjątkiem działalności prowadzonej w zakresie świadczenia usług transportu samochodowego przez przedsiębiorcę. W tym przypadku, zgodnie z wyjaśnieniem Ministra Finansów z dnia 5.12.2003 r. (znak: PB2/AS-033-0600-2495/03) brak jest uzasadnienia dla przyjęcia, iż wykonywanie przez te osoby (nie są one pracownikami) zadań poza miejscowością podaną w zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, wiąże się z odbyciem podróży służbowej. Należy bowiem przyjąć, ż świadczenie usług transportowych w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej stanowi istotę tej działalności. Bez wpływu na powyższe pozostaje przy tym okoliczność ewentualnego posiadania przez przedsiębiorcę oznaczonej we wpisie do działalności gospodarczej siedziby.

Reasumując powyższą kwestię - przedsiębiorcy świadczącemu usługi transportu samochodowego nie przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych. Brak jest podstaw do uznania za koszt uzyskania przychodów wydatków osób prowadzących działalność gospodarczą w omawianym zakresie poniesionych na ich wyżywienie w czasie podróży odbywanej w związku z prowadzoną działalnością. Zgodnie z orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego wydatki takie są wydatkami o charakterze osobistym (wyrok NSA z dnia 7.12.1995 r., sygn. akt SA/Łd 610/95, i z 5.03.1997 r., sygn. akt SA/Łd 3269/95). Kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości będą natomiast inne poniesione w podróży i prawidłowo udokumentowane przez przedsiębiorcę wydatki (np. za pobyt w hotelu, opłaty za przejazd płatną autostradą).

• wydatki związane z noclegiem podczas podróży służbowej udokumentowane na podstawie faktur wystawionych przez podmioty świadczące usługi w tym zakresie - § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• dojazdy z tytułu podróży służbowej udokumentowane dowodami wymienionymi w § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Reasumując osoba prowadząca działalność w zakresie usług transportowych w koszty uzyskania przychodów może wliczyć wydatki związane z noclegiem podczas podróży służbowej udokumentowane na podstawie faktur wystawionych przez podmioty świadczące usługi w tym zakresie, jak również zakup paliwa udokumentowany fakturami - księgowane w kolumnie 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W świetle powyższego, za prawidłowe należy uznać stanowisko podatnika odnośnie braku możliwości zaliczenia w koszty związane z usługami transportowymi ryczałtu na dojazdy, oraz możliwości zaliczenia w koszty udokumentowanych wydatków na noclegi, natomiast w pozostałym zakresie jest ono błędne.

Odnośnie kosztów związanych z działalnością w zakresie szkoleń, prawidłowe jest stanowisko uznające za koszt diety do wysokości określonych ryczałtem, natomiast nieprawidłowe w części dotyczącej uznania za koszt wydat