W 2003 roku w Spółce z o.o. wprowadzano nowy system zarządzania firmą – system SAP. System ten miał być wykorzystywany przez pracowników wszystkich działów Spółki, gdyż zawierał moduł logistyczny, produkcyjny jak również finansowo-księgowy. W 2003 roku nowy system był testowany. Wdrożeniem systemu SAP zajmowała się zewnętrzna firma, która miała obciążyć Spółkę kosztami (ceną) samego systemu, jak też i kosztami jego przystosowania i wdrożenia.

W trakcie roku pracownicy Spółki wyjeżdżali do firmy udziałowca niemieckiego, który już wdrożył system SAP. Celem tych wyjazdów były szkolenia pracowników w ramach poszczególnych modułów wdrażanego w Spółce systemu SAP. Szkolenia dotyczyły bieżącej obsługi systemu np.: sporządzanie raportów, analiza danych, sporządzanie zestawień, itd.

W związku z udziałem pracowników w powyższych szkoleniach Spółka ponosiła koszty: wyżywienia, noclegów, jak też i używania prywatnych samochodów do wyjazdów służbowych. Ponadto zostanie obciążona przez udziałowca kosztami płac pracowników, którzy prowadzili szkolenia.

Zgodnie z art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 04.02.1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2000r. Nr 80, poz. 904 ze zm.) programy komputerowe są utworami będącymi przedmiotem prawa autorskiego. Autorskie prawa majątkowe w tym do programów komputerowych mogą być przenoszone na inne osoby na podstawie umowy – w całości lub w części. W przypadku programów komputerowych umowami roporządzającymi, przenoszącymi prawa autorskie, są najczęściej umowy sprzedaży. Jednakże zgodnie z przepisami art. 65 w/w ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych w przypadku braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu prawa uważa się, że twórca udzielił licencji.

Jeżeli podatnik nabywa prawo (licencję) do korzystania z oprogramowania komputerowego w swojej działalności gospodarczej i przewiduje, iż program ten będzie używał dłużej niż 1 rok, nabyte prawo (licencję), zaliczyć powinien do wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji - art. 16b ust. 1 w/w ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz 654 ze zm.).

Za wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych w razie odpłatnego nabycia - uważa się cenę nabycia zgodnie z art. 16g ust. 1 pkt 1 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych za cenę nabycia – zgodnie z art. 16g ust. 3 ustawy podatkowej (w brzmieniu obowiązującym do końca 2003r.) z uwzględnieniem art. 16g ust. 14 tejże ustawy - uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług z wyjątkiem przypadków gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

Z powyższego wynika, że do wartości początkowej nabytego prawa majątkowego, licencji na użytkowanie systemu komputerowego zalicza się wartość zakupu, a także koszty instalacji i uruchomienia oraz inne wydatki związane z uaktywnieniem systemu przed przyjęciem go do użytkowania, gdyż w/w przepis nie określa zamkniętego katalogu wydatków, o czym świadczy zwrot „w szczególności”.

Wdrożenie stanowi pewien proces, na który składa się zespół czynności dostosowawczych takich jak np.: konfiguracja funkcji na potrzeby jednostki, wpisanie lub przeniesienie istniejących danych, dostosowanie istniejących w jednostce procedur działania, a także prace testowe sprawdzające poprawność działania poszczególnych funkcji systemu informatycznego w warunkach jednostki oraz wprowadzenie ewentualnych poprawek przez firmę sprzedającą prawo majątkowe bądź udzielającą licencję na użytkowanie systemu. Są to niewątpliwie czynności związane z przystosowaniem programów komputerowych, umożliwiające ich użytkowanie.

Zatem koszty wdrożenia systemu komputerowego poniesione do dnia przyjęcia systemu do użytkowania i wprowadzenia go do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych powinny stanowić element wartości początkowej nabytego prawa, licencji na użytkowanie programów komputerowych.

Koszty związane ze szkoleniem pracowników w zakresie obsługi systemu przez pracowników udziałowca niemieckiego, który już wcześniej u siebie wdrożył system SAP nie powinny zwiększać wartości początkowej nabytego prawa majątkowego.

Tutejszy organ podziela stanowisko Spółki, iż wydatki związane ze szkoleniem pracowników w zakresie obsługi wdrażanego systemu takie jak: koszty noclegów, pobytu pracowników za granicą (diety), używania samochodów osobowych do wyjazdów służbowych, wynagrodzenia za okres szkolenia nie mieszczą się w ramach definicji ceny nabycia wartości niematerialnych i prawnych w tym przypadku praw majątkowych.

W związku z tym wydatki te winny być przez Spółkę oceniane i kwalifikowane w oparciu o unormowania art. 15 i 16 w/w ustawy z o podatku dochodowym od osób prawnych. Należy zatem przyjąć, że będą one mogły stanowić koszty uzyskania przychodów na ogólnych zasadach, tj. po spełnieniu przesłanek wskazanych w art. 15 i 16 w/w ustawy. Obowiązek udokumentowania związku wydatku z przychodem spoczywa na podatniku, gdyż to on wywodzi z niego skutki prawne w postaci obniżenia swojego zobowiązania podatkowego.