Zwróciła się Pani do Naczelnika Urzędu Skarbowego z prośbą o udzielenie informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego.Ze złożonego pisma wynika, że zawarła Pani umowę z Panem X na wykonanie prac remontowych w budynku jednorodzinnym w Warszawie przy ul. XYZ wynajmowanym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wykonawca odmawia wystawienia faktur VAT za wykonane roboty.

Postawiła Pani następujące pytanie :Czy prowadząc księgę przychodów i rozchodów można uznać za dowód księgowy umowę podpisaną z wykonawcą wraz z dowodami wpłat na rachunek bankowy oraz pokwitowaniami odbioru gotówki? Pieniądze za wykonane roboty wpływały na rachunek bankowy Pani Y, konkubiny wykonawcy.

W odpowiedzi na Pani pismo Naczelnik Urzędu Skarbowego działając na podstawie art.14a par.1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926 ze zm.) informuje : Zgodnie z par.11 ust.1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób nie wadliwy. Stosownie do przepisu par.11 ust.2 cytowanego rozporządzenia księgę uważa się za nie wadliwą, jeżeli jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi.

Przepis par.12 ust.3 w/w rozporządzenia stanowi, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są :

1)faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2)inne dowody, wymienione w par.13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej :

a)wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Przedstawione przez Panią dokumenty nie spełniają wyżej określonych wymogów, dlatego nie mogą być uznane za dowody księgowe będące podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów.