W swoim piśmie podaje Pan, że prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu co oznacza, że używany jest prywatny samochód osobowy. W takiej sytuacji stosownie do art. 23 ust 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. Nr 14, poz. 176 ze zm.) – do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko wartość poniesionych wydatków związanych z używaniem tego pojazdu, do wysokości wyliczonej zgodnie z zasadą wyrażoną w tym przepisie, a mianowicie poniesione wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu jedynie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dokonanych w związku z prowadzoną działalności gospodarczą oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Warunkiem koniecznym, aby zaliczyć wydatki związane z eksploatacją samochodu nie stanowiącego środka trwałego do kosztów uzyskania przychodu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W art. 23 ust. 7 wymienionej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawodawca określił co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu.

Natomiast stawki za 1 km przebiegu pojazdu ustalane są na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271). Stosownie do § 2 ust 2 tego rozporządzenia stawki za 1 km przebiegu ulegają zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa. Obecnie od 1 marca 2004 r. stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego o poj. skok. silnika do 900 cm#179; wynosi 04894, natomiast dla pojazdów o poj. skok. silnika pow. 900 cm#179; 0,7846. Kwota wynikająca z ewidencji, ustalona w oparciu o iloczyn przejechanych kilometrów w danym miesiącu i odpowiedniej stawki za kilometr przebiegu, wyznacza limit wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z tak ustalonym limitem należy porównać kwotę faktycznie poniesionych i właściwie udokumentowanych w danym miesiącu wydatków w związku z używaniem do działalności gospodarczej prywatnego samochodu. Jeżeli okaże się, że faktycznie poniesione wydatki są wyższe od kwoty wynikającej z ewidencji, to nadwyżka ponad tą kwotę, nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w danym miesiącu. W przypadku zaś gdy faktyczne wydatki są niższe od ustalonego limitu lub równe, to koszty uzyskania przychodu należy obciążyć kwotą poniesionych wydatków. Rozliczanie limitu z wydatkami faktycznie poniesionymi dokonuje się natomiast narastająco od początku roku do końca miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie.

Aby wydatek poniesiony na eksploatację samochodu uznać za koszt uzyskania przychodu, musi istnieć związek przyczynowo- skutkowy pomiędzy tym wydatkiem a osiągniętym przychodem. Powołany przepis stanowi o wydatkach z tytułu używania samochodu, a więc jego eksploatacji. Należy przez to rozumieć wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu takie jak: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, wydatki na bieżące remonty i naprawy.

Natomiast wykonany w samochodzie montaż instalacji gazowej nie mieści się w tym pojęciu. Jest to bowiem modernizacja pojazdu, która nie była konieczna do tego, by pojazd spełniał swoją funkcję w prowadzonej działalności. Takie stanowisko tut. organu podatkowego potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 maja 1999 r. sygn. Akt I SA/Gd 760/97 w którym sąd orzekł, że do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć te wydatki, które są związane ze zwykłym używaniem samochodu, a więc wydatki na paliwo, wymianę części zamiennych, bieżące remonty i naprawy. Wykonany zaś w samochodzie montaż instalacji gazowej nie mieści się w pojęciu „używanie”, którym posłużył się ustawodawca w tym przepisie”.