Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 93, poz. 894) w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wprowadziła następujące zmiany: w art. 21 ust. 1 po pkt. 23 dodaje się pkt 23b w brzmieniu: zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Ustawa weszła w życie z dniem przystąpienia Rzeczypospolitej Polskiej do Unii Europejskiej.

Ekwiwalent za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych od 1 stycznia do 30 kwietnia 2004 r. nie był zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych i nie mieścił się w zwolnieniu, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 13 ustawy.

Od dnia 1 maja 2004 r. kwota zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych, lecz jedynie wówczas, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów ustawy i dotyczy tylko określonych w nich grup pracowników. Obecnie taka możliwość wynika z art. 46a ustawy o lasach (Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 z późn. zm.) oraz z art. 6a ustawy o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. z 1997 r. Nr 106, poz. 675 z późn. zm.). Natomiast źródłem takiego obowiązku czy też możliwości nie jest art. 34a ustawy o transporcie drogowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 125, poz. 1371 z późn. zm.), który stanowi w § 1, iż na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Zwrot koszów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych tych pojazdów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271).

A zatem wypłacany po 1 maja 2004 r. pracownikom Urzędu Miasta ryczałt z tytułu używania w jazdach lokalnych pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy podlega opodatkowaniu.