W dniu 18.05.2004 r. pan Wiesław Ł. złożył w Urzędzie Skarbowym w Stalowej Woli pismo w sprawie udzielenia pisemnej informacji dotyczącej interpretacji przepisów podatkowych. Podatnik jako prowadzący działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług projektowania budowlanego, wnosi o udzielenie informacji w sprawie dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, kosztów poniesionych w związku z „zakupem usług” - prac projektowych, zleconych innym osobom w ramach umowy o dzieło. W szczególności zwraca się z zapytaniem, czy ww. koszty należy księgować w kolumnie 10, czy 14 księgi.

W oparciu o zebrane informacje dotyczące w ww. sprawy Naczelnik Urzędu Skarbowego w Stalowej Woli, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w sprawie interpretacji przepisów podatkowych dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, wyjaśnia:

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, których nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z pkt 10 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (zał. nr 1 do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), kolumna 10 księgi przeznaczona jest do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych wg cen zakupu. W określeniach użytych w ww. rozporządzeniu pod pojęciem:

1. materiałów rozumie się:
   - materiały (surowce) podstawowe (§ 3 pkt 1 b), tj. materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; jak również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,
   - materiały pomocnicze (par. 3 pkt 1c), tj. materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
2. towarów handlowych (§ 3 pkt 1 a) rozumie się wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, jak również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Biorąc powyższe pod uwagę ze względu na to, iż wymienione przez pana W. Ł. w piśmie z dnia 18.05.2004 r. projekty nie posiadają cech ani towaru, ani materiału, poniesiony w związku z nimi koszt nie może być wpisany do kolumny 10 księgi.

Według pkt 14 ww. objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 14 księgi (pozostałe wydatki) przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów poza wymienionymi w kolumnach 10 - 13. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia oraz wydatki z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu, nie posiadającego homologacji producenta, którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, stanowiącego własność osoby prowadzącej tę działalność.

W przypadku, gdy kosztem uzyskania przychodu jest wynagrodzenie wypłacone zleceniobiorcy wymienione w punkcie 13 ww. objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jako wynagrodzenie wypłacone osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło, należy zaksięgować je w kolumnie 13 księgi (wynagrodzenia w gotówce i w naturze). Natomiast w przypadku ponoszenia kosztów z tytułu zlecenia wykonania usług projektowania obcej firmie, czy osobie fizycznej, przez co należy rozumieć podmiot prowadzący działalność gospodarczą, wystawiający dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej wymienione w § 12 – 16 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, tj. faktury VAT, rachunki itp., będące podstawą dokonywania zapisów w księdze, ww. wydatki należy księgować w kolumnie 14 księgi (pozostałe wydatki), przeznaczonej do wpisywania pozostałych kosztów poza wymienionymi w kolumnach 10 - 13.

Wobec powyższego, stanowisko podatnika, według którego koszt poniesiony w związku z zakupem usług projektowania należałoby zaliczyć do pozostałych kosztów i zaksięgować w kolumnie 14 księgi jest prawidłowe, w przypadku zlecenia wykonania usługi podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą. Wydatek poniesiony jako wypłacane wynagrodzenie na rzecz osoby, czy firmy nieprowadzącej działalności gospodarczej, z którą zawarto umowę zlecenia, o dzieło, należy zaksięgować w kolumnie 13 księgi (wynagrodzenia w gotówce i w naturze). Błędnym jest natomiast pogląd, iż przedmiotowy koszt należy zaksięgować w kolumnie 10 księgi (zakup towarów handlowych i materiałów).