Zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14, poz. 176 z 2000 r. ze zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w ust. 1, tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które dokonują wypłat należności osobom określonym w art. 3 ust. 1, z tytułu działalności określonej m. in. w art. 13 pkt 8, są obowiązani przesłać ww. podatnikom, oraz urzędom skarbowym, którymi kierują naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika – imienne informacje o wysokości dochodu sporządzone według ustalonego wzoru. W razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym, płatnik przekazuje informacje, o których mowa w ust. 2, w terminie do dnia zaprzestania działalności (art. 42 ust. 3 ustawy).

Wzór ten (PIT-11/8B) określono w załączniku nr 17 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2003 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. Nr 224, poz. 2225).

Zgodnie z cytowanym art. 42 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11/8B), w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, płatnik ma obowiązek sporządzić oraz przekazać podatnikowi do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Natomiast w przypadku likwidacji działalności gospodarczej przez zatrudniającego, jest on zobowiązany do sporządzenia i przekazania takiej informacji przed zakończeniem działalności.

Natomiast w przypadku pracowników Spółki zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, z którymi zawierano umowy zlecenia, a następnie obowiązek poboru zaliczek, z obu tych form zatrudnienia, ustał w trakcie roku, płatnicy są zobowiązani sporządzić imienne informacje (PIT-11/8B) i przekazać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, w terminie do dnia 15 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka (art. 39 ust. 2 ww. ustawy).

W przypadku zawarcia z tymi samymi osobami kolejnych umów zleceń płatnicy są zobowiązani wystawić imienne informacje (z zaznaczeniem PIT-8B), w których wyszczególnią dane dotyczące wyłącznie tych kolejnych umów.

Ponadto wyjaśnia się, że organ podatkowy nie posiada kompetencji do wyrażania zgody na składanie deklaracji lub informacji podatkowych w innych terminach niż przewidują to wyżej zacytowane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.