W związku ze złożonymi w dniach 22.10.2003 r. i 20.11.2003 r. pismami o dokonanej kradzieży dokumentów za okres od 1.01.2003 r. do 16.10.2003 r. związanych z prowadzoną przez panią działalnością gospodarczą w zakresie handlu (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja zakupów VAT, ewidencja sprzedaży VAT, dowody zakupu i sprzedaży – faktury, dokumenty związane z ewidencją działalności gospodarczej) i pytaniem pani w oparciu o przepisy art. 14a § 2 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) „do czego jestem zobowiązana w tej sytuacji...” i propozycji przedstawionej w piśmie z dnia 20.11.2003 r. szacunkowego sposobu wyliczenia podstawy opodatkowania w związku z kradzieżą dokumentów za ten okres, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Ropczycach informuje:

Według przepisów art. 193 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa księgi podatkowe, to jest - podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia dla celów podatkowych obowiązani są podatnicy prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.

Przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek samowymiaru podatku z dniem zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie zobowiązania podatkowego.

W 2003 r. - będąc opodatkowana na zasadach ogólnych - prowadziła pani podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz rejestry VAT. W związku z kradzieżą dokumentów z działalności należałoby:

• sporządzić na następny dzień spis z natury towarów (z pisma wynika, że obowiązek ten został spełniony),
• odtworzyć jak najwięcej dokumentów źródłowych,
• ustalić pisemnie stan zakupu towarów handlowych oraz poniesionych pozostałych kosztów z kontrahentami na podstawie dostarczonych przez nich informacji.

Jednocześnie wydruk z kasy fiskalnej stanowi dowód, jeżeli zawiera ogólną kwotę utargu, z tego wartość sprzedanych towarów w cenach sprzedaży netto i VAT należny oraz inne dane określone dla dowodu księgowego.

Kradzież dokumentów to zdarzenie losowe i nie zwalnia podatnika z obowiązków podatkowych. Przepisy podatkowe nie określają zasad i sposobów wyliczenia podstawy opodatkowania na okoliczność zdarzeń szczególnych - pożaru, kradzieży, powodzi i innych podobnych losowych zdarzeń, w wyniku których zniszczone zostają towary, środki trwałe, wyposażenie i inne składniki majątkowe związane z prowadzoną działalnością. Należy nadmienić, że rozwiązania w przypadku utraty dokumentów zawiera na przykład - ustawa z dnia 11.08.2001 r. o szczególnych rozwiązaniach prawnych, związanych z usuwaniem skutków powodzi z lipca i sierpnia 2001 r. oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 84, poz. 907 ze zm.). Artykuł 6 ust. 2 tej ustawy stanowi – „w przypadku zniszczenia wskutek powodzi dokumentów niezbędnych do określenia zobowiązania podatkowego - przyjmuje się wszelkie dokumenty oraz zeznania świadków pozwalające na udowodnienie wysokości przychodów, kosztów ich uzyskania, dochodu (straty), podstawy opodatkowania, należnego podatku oraz wysokości odliczeń od podatku. Obowiązek zebrania tych dokumentów i wskazania świadków ciąży na podatniku...”.

Mając powyższe zapisy na uwadze należałoby zebrać wszystkie możliwe dokumenty i dowody, które pozwolą na prawidłowe określenie podstawy opodatkowania za poszczególne miesiące 2003 r. oraz za cały rok podatkowy. Zobowiązanie podatkowe wynikające ze złożonej przez podatnika deklaracji lub z zeznania jest podatkiem należnym, chyba, że w postępowaniu podatkowym organ podatkowy określi inną wysokość zobowiązania podatkowego.

W minionych miesiącach 2003 r. podatniczka składała w tutejszym urzędzie skarbowym deklaracje VAT-7 dla podatku od towarów i usług. Brak deklaracji PIT-5 na zaliczki miesięczne na podatek dochodowy. Dokumentacja zdarzeń gospodarczych ma dla podatnika szczególne znaczenie ze względu na jego interes prawny. Przepisy art. 180 § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) stanowią, że dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Według art. 181 ustawy, dowodami mogą być księgi, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej. Artykuł 178 § 3 wymienianej ustawy stanowi, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, jeżeli jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Ponadto nie ma przeszkód prawnych do wydania przez organ podatkowy na wniosek strony zaświadczeń o danych wynikających ze złożonych przez stronę dokumentów w urzędzie w minionych miesiącach 2003 r.

Przedstawiona przez panią propozycja wyliczenia podstawy opodatkowania w piśmie z dnia 20.11.2003 r. za okres od 1.01.2003 r. do 16.10.2003 r. nie znajduje uzasadnienia, ponieważ brak przepisów o możliwości określania przez podatników podstaw opodatkowania w drodze szacowania. Organ podatkowy jest obowiązany do określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia (art. 23 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa). Sposób wyliczenia dochodu u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących księgi przychodów i rozchodów określa art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 z 2000 r., poz. 176 ze zm.). Dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem w rozumieniu art. 14 ustawy a kosztami uzyskania, powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.