Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonywanych robót i usług.

Uregulowania dotyczące kar umownych oraz odszkodowań zawarte są w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16 poz. 93 ze zm.). Przepis art. 483 § 1 ww. ustawy stwierdza, że można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

Unormowania zawarte w powyższych przepisach podatkowych stanowią, że nie można uznać za koszt uzyskania przychodów następujących kar umownych i odszkodowań:

• z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
• z tytułu zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• z tytułu zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Tylko te kary umowne i odszkodowania, na podstawie wyżej wymienionych przepisów, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Istotą tego przepisu jest niezaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odszkodowań (kar umownych) związanych generalnie z wadami towarów lub usług a nie z samą zwłoką w dostarczeniu towaru.

Zatem na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tejże ustawy, podatniczka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zapłaconą karę, po spełnieniu warunku, że będą to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, oraz że pomiędzy tymi wydatkami, a osiągniętym przychodem zachodzi związek przyczynowy i wydatek ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.