Zasady odliczania i zwrotu podatku naliczonego określają przepisy ustawy z dnia 8 stycznia 1993r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. nr 11, poz. 50 z późn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy, tj. m.in. przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.03.2002r. w sprawie zmiany niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. nr 27, poz. 268 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3 ww ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego.

Zatem odliczenie podatku naliczonego, w przypadku zakupu części zamiennych, napraw i innych kosztów związanych z normalna eksploatacją pojazdu, możliwe jest jedynie przy wyczerpaniu przesłanek powołanego wyżej artykułu.

Powyższy przepis nie dotyczy części wydatków, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z powodu przekroczenia norm w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym (art. 25 ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT).

Natomiast w przypadku odliczenia podatku naliczonego przy zakupie paliw ustawodawca wprowadził ograniczenie wynikające z art. 25 ust. 1 pkt 3a ustawy o VAT, zgodnie z którym obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych lub innych samochodów o dopuszczalnej ładowności do 500 kg (przepis ten nie stawia jednak wymogu dotyczącego posiadania homologacji pojazdu jako warunku koniecznego do zaklasyfikowania go jako samochodu ciężarowego).

Zatem regulacja dotycząca ograniczenia w odliczaniu VAT od zakupu paliwa odnosi się wyłącznie do określonych w tym przepisie samochodów osobowych i innych o dopuszczalnej ładowności poniżej 500kg.

Tym samym użytkownik samochodu innego niż osobowy o ładowności powyżej 500kg wykorzystywanego do prowadzenia działalności może odliczyć podatek naliczony od zakupu paliwa (gdy nie posiada homologacji) jednakże tylko wówczas, gdy posiada wpis w dowodzie rejestracyjnym pojazdu, że nie jest to samochód osobowy i spełnia warunki co do ładowności.

Powyższe oznacza, iż podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupu paliwa do samochodu zarejestrowanego jako samochód osobowy.

Ponadto aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego od nabywanych przez podatnika części zamiennych, paliw oraz napraw i innych kosztów związanych z normalną eksploatacją pojazdów należy spełnić, oprócz warunku określonego w art. 25 ust. 3 ww ustawy o VAT także inne warunki określone w przepisach o VAT, m.in. ww wydatki muszą służyć sprzedaży opodatkowanej (por. art. 20 ust. 2 ustawy o VAT), a faktury dokumentujące zakup paliwa powinny posiadać numer rejestracyjny tego samochodu (por. § 35 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. nr 27, poz. 268 z późn. zm.)).