Wskazuje się, iż zgodnie z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 54, poz. 535) sprzedaż powinna być dokumentowana według następujących zasad:
1. Podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem (...) ust. 4,
2. Podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób są obowiązani do wystawienia faktury.
W przypadku, kiedy sprzedawca obowiązany jest do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokumentem potwierdzającym fakt dokonania sprzedaży jest paragon fiskalny. Wydrukowany przez kasę rejestrującą dokument fiskalny potwierdza fakt dokonania sprzedaży przy czym sprzedawca, dokonując sprzedaży obowiązany jest do wydawania oryginału paragony nabywcy towaru w sytuacji kiedy nabywca nie żąda wystawienia faktury VAT. Zasady dokumentowania sprzedaży przez podatników określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2000 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 ze zm.).
Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy. Paragon jest specyficznym dokumentem sprzedaży emitowanym przez kasę rejestrującą. Do jego otrzymania uprawnione są wyłącznie osoby fizyczne, nie prowadzące działalności gospodarczej oraz prowadzący tę działalność w formie indywidualnych gospodarstw rolnych. Osoby wymienione powinny zawsze otrzymać paragon od sprzedawców towarów i świadczących usługi, bez względu na to czy żądają jego otrzymania, czy też nie. Gdy nabywca otrzymał paragon kasowy, a następnie zażądał wystawienia faktury – wystawienie tego dokumentu uzależnione jest od zwrotu paragonu. Bez wątpienia faktem prawidłowego udokumentowania sprzedaży winny być zainteresowane obie strony transakcji.
Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. obrót (będący podstawą opodatkowania) zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów (...). Z gramatycznego brzmienia cytowanego przepisu wynika więc, że możliwość pomniejszenia uzyskanego obrotu między innymi o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów i uznanych reklamacji może nastąpić pod warunkiem, że zwrot towaru i reklamacja co do zasady są prawnie dopuszczalne i zwroty te zostały udokumentowane.
Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu wartości towaru w wyniku bądź to odstąpienia od umowy sprzedaży, bądź to w wyniku uznania reklamacji. Zarówno odstąpienie od umowy sprzedaży i w konsekwencji dokonany przez sprzedawcę zwrot wartości towaru, jak i zwrot kwoty wartości towaru dokonany w wyniku realizacji roszczeń nabywcy z tytułu reklamacji co do zasady są prawnie dopuszczalne lecz jako typowe instytucje cywilistyczne są przedmiotem regulacji prawa cywilnego. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie wprowadzają na użytek postępowania podatkowego żadnych szczególnych regulacji w odniesieniu do trybu, zasad i dopuszczalności odstąpienia od umowy sprzedaży jak i dodatkowych szczególnych warunków co do trybu realizacji roszczeń z tytułu reklamacji.
Mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż przepis art. 29 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. nie uzależnia dopuszczalności pomniejszenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów i kwoty zwrócone z tytułu uznanych reklamacji od posiadania przez podatnika oryginału paragonu z kasy fiskalnej potwierdzającego zakup towaru.
Uznanie reklamacji za uzasadnioną powoduje, iż kupujący może dokonać zwrotu towaru sprzedawcy, przy czym fakt dokonania zwrotu winien zostać odnotowany przez sprzedawcę w prowadzonych przez niego urządzeniach księgowych. Podstawą do pomniejszenia obrotu bez wątpienia może być w takiej sytuacji oryginał paragonu z kasy fiskalnej bądź oryginał faktury wystawionej dla nabywcy na udokumentowanie sprzedaży.
Należy tutaj wskazać, iż dowodzenie faktu zakupu towarów także na podstawie innych dokumentów (np. karty gwarancyjnej, protokół przyjęcia reklamacji, wejście towaru na stan magazynowy, zwrot dokumentu potwierdzającego zakup towaru – dowód zapłaty ze wskazaniem m. in. sprzedawcy, przy płatnościach kartą wydruk terminalu) nie stoi w sprzeczności z przepisami w tym zakresie obowiązującymi w podatku od towarów i usług.
Skoro bowiem sprzedawca uzna – przy braku dowodu sprzedaży – iż jest to towar sprzedany przez niego i uzna reklamację za uzasadnioną, brak jest przeszkód do pomniejszenia obrotu wcześniej zrealizowanego. Uwzględnienie reklamacji przez sprzedawcę i wykazanie w inny sposób niż okazanie paragonu bądź faktury jako dowodu potwierdzającego wcześniej zrealizowaną transakcję nie koliduje bowiem z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
Zatem sprzedawca przyjmując za udowodnione twierdzenie kupującego o nabyciu towaru może dokonać korekty obrotu na potrzeby podatku ze wskazaniem jaka wartość sprzedaży, odpowiadająca zwróconym towarom pomniejsza obrót, przede wszystkim na podstawie faktury bądź paragonu, ale także na podstawie innego dokumentu, potwierdzającego fakt uznania reklamacji, w którym zostanie wskazana wartość reklamowanego towaru.